人力资源管理视角下的高校人事档案信息化建设

文/青岛大学 辛克盛 王永红

现代社会逐步进入信息化时代，互联网技术快速发展，促使高校人事档案管理开始进入全新的发展模式。基于大数据技术与信息技术，能将多项资源有效整合优化，能全面提升人事档案信息管理效率。高校人事档案记录的主要是教职工人事活动，留存下来供参考的应用资料，能有效展示不同阶段思想状态、工作表现等。在人才选拔中能作为有效参考，在信息技术快速发展中，高校诸多领域均能进行信息化建设，在人事档案管理中发展进程较为缓慢。在人力资源管理中，能全面推动高校人事档案信息化发展建设，能全面提高绩效考核成效，保障诸多岗位与人员有效契合，实现精确定位。人事管理部门要注重拟订完善的培训方案，有效激发人才发展潜力。当前要注重拟定完善的激励政策，实现人力资源有效规划，优化现阶段人才结构，引入更多优秀人才。

一、目前高校人事档案信息化建设的问题

（一）对人事档案信息化建设重视度不足，缺乏标准化建设。人事档案管理系统构建中，不单是执行信息查询功能，其主要效用体现在高效化数字服务基础上。但是目前有诸多高校管理人员对此项工作重视度不足，将其定位在辅助性质工作中。由于缺乏较高的重视度，导致档案信息化建设发展进展较为迟缓，诸多资金投入不足，对此项工作的开展具有较大限制性。档案信息化建设并非绩效显著的工作，在短暂时间内难以显现较大发展成果。人事档案具有突出的保密性，应用范围受限，使用频率有限，各项影响要素均导致此项工作受重视程度不高。我国从2008年便出台了档案信息化管理实施办法，但是此领域属于新兴发展领域，多项管理经验不足。各项规定拟定中尚未设定具体实施细则，仅仅拟定了相应的发展方向以及基本框架，起到基础导向作用。因此，目前相关组织单位要注重做好规范化指导，结合实际拟定本单位管理规范，建立统一化发展模式。若缺乏规范化指导难以突出通用性，则会在后续资源共享、数据交换等方面会产生诸多阻力，对信息化建设会产生较大阻碍。

（二）人事档案管理队伍较为落后，科学管理程度较差。档案工作长期默默无闻，受重视程度不够，对从业人员发展具有较大考验，导致此项工作实际流动性较大。一些素质较高、能力突出的人才均想调离原有岗位，去积极寻求更大的发展平台，人才流失较为严重，整体素质难以提升。目前在行业内部有诸多管理人才，其专业素质较高，工作较为谨慎、规范，但是在工作管理中对互联网技术带来的新管理模式不具有较高的接受度，其在信息化管理方面的能力有待考证。近年来，随着高校信息化发展进程逐步加快，在档案管理中融入了更多全新的发展理念。一些优秀管理人员具备良好的计算机操作能力以及网络信息综合管理能力，但是针对档案管理多项要求缺乏实践经验，档案管理专业素养不足。比如在立卷、材料分类整理中，要注重从实践过程中积累更多经验。传统单一化人才结构难以有效适应人事档案信息化建设发展需求，当前要注重积极培育更多复合型人才。在新旧人才交替过程中，要消耗相应时间有效过渡与融合，对行业发展进程具有较大影响。

（三）信息化服务对象较为单一，档案安全难以有效控制。高校人事档案信息化建设不单是构建对应的信息查询功能，当前要想实现数字化服务，具体服务对象是人事管理部门以及多个管理机构。对相应教职工没有开放权限，个人要想调取相应档案信息，要在人事部门有效登记之后通过专人进行管理查询。在实际操作中各项流程较为繁琐，整体查询过程要消耗较多时间，数字化服务作用未能得到有效体现。另外，在全面强化人事档案信息化建设过程中，多数档案信息要在集中申请之后通过网络集中查询，此类发展模式将会提高工作质量，为群众提供更多便捷服务，但是其中隐含的信息安全要提高重视，这样才能对档案信息集中保护，强化个人信息的安全性。目前在全面保障数据信息安全性方面，主要是做好系统持续性更新，并且设定防护火墙进行保护。但是目前档案管理人员并非专业化技术人员，尚未具备较好的信息保护意识。加上目前网络病毒侵害严重，如果管理人员信息处理不规范，将会对管理系统建设产生较大负面影响，使系统整体运行发生瘫痪。当系统中有诸多信息泄露之后，会产生较大负面影响，安全风险问题逐步扩大。

二、高校人事档案信息化建设的措施

（一）提高人事档案信息化建设的重视度，实现多项管理活动标准化发展。新时期高校发展建设中要注重将整体发展战略作为信息化建设的重要组成部分，建立与人事档案信息化建设相对应的监管措施。档案信息化建设发展属于长期发展过程，难以在较短时间内获取良好的发展成效。加上各类档案信息内容处于实时更新发展状态，各项技术应用升级、软件开发均要消耗诸多资金。在观念层面上要提高重视度，还要划分专用资金用于硬件与软件建设。其中人事档案管理工具应用保密性突出，外部环境对其了解偏少。诸多人员对此项工作的了解仅仅局限于多项信息查询以及人事资料筹备，未能认识到人事资源管理中档案信息化发展价值。所以相关部门要注重做好宣传，强化高校各部门的重视度。在今后高校教学工作以及工作开展过程中，能对人事档案信息化资源进行有效应用，并且对人事档案信息化建设提供较大支持度。在各项工作开展过程中，要注重相互配合，保障信息系统应用成效能全面提升。此外，在人事档案信息化建设发展中，要注重制订完善的管理制度，在人事档案信息化建设发展中要注重做好职责划分，将多项责任落实到个人。依照相关规定要求，对电子资料以及数字化信息集中分类归档，执行相关管理标准要求。保障各项检查活动能处于常态化发展，保障各类电子文件完整性、精确性能全面提升。在人事档案信息化管理系统应用中，重要服务主体是人事管理部门，其能有效提供档案查询以及管理服务。其次，还具备诸多功能特征，能对目前已有的资源集中优化，实现多项资源有效共享。能保障多个部门有效共建，实现全面发展，为人事部门发展提供多项政策与规定，为广大教职工发展建立透明、公平发展平台。此外，还要注重将两个部门管理系统应用有效融合，实现多项信息有效对接，突出人员分析、报表打印等功能，保障多项管理优势有效互补。

（二）实现档案管理人员队伍专业化、知识化发展。现阶段，为了全面强化管理人员职业素养以及专业技术，要注重做好各项培训。定期组织信息技术领域专业化技术人员对其技术方面进行针对性指导，发现工作中存在的各项问题，提高其技术解决能力。还要组织人员做好人事档案信息化建设，提高个人工作成效。学校要注重多项管理创新，积极整合更多建设经验，做好工作经验整合与学习，提高个人专业化业务能力。还要注重优化人才结构，人事档案管理活动对保密性要求较高，相关管理人员要提高自身素质。要具备较强的专业发展能力，还要提高个人综合素养。随着信息化建设的全面推进，对管理人员也有更多要求，当前要注重招聘更多复合型人才，提高个人专业知识，积极维护网络信息安全。在目前信息化建设发展环境中，要保障高校人事档案信息化建设活动稳定开展。

（三）全面实现人事档案管理系统安全化发展。当前人事档案自身发展性质较为特殊，其中涉及诸多隐私资料，在管理中，对保密性要求较高。因此，当前在档案管理信息安全管控中要提高重视度，提高系统安全性是人事档案管理系统稳定运行的有效保障。在系统登录设定中，要注重结合系统应用现状，拟定规范化的识别模式。通过相应密码实施身份验证，提升用户登录的安全性。在权限设定中，不同身份对应的查询权限不同，要注重做好登记设定，对不同信息集中加密。在资源保护中，要合理应用版权保护技术，防止多项资料被随意更改，提高资料应用的安全性。在日志管理中，要基于用户访问、信息读写、资料存取等建立较为完善的日志记录，做好各项信息实时跟踪，发现违规操作问题，要注重及时处理，防止资料丢失。要建立更为规范化的信息安全管理机制，做好各个管理流程以及管理环节有效跟踪，提高管理人员安全意识，强化人事档案信息的安全性。

三、结语

人事档案是高校人力资源管理中的重要应用资料，为了能全面适应新时期发展趋势，提高档案管理质量，当前要注重实现高校人事档案信息化建设，创新原有的管理模式，为高校管理部门在人事决策、教学科研等方面提供更多信息。信息化管理能保障档案信息查询更为便捷，有效减轻工作人员的工作压力，提高工作效率。在信息技术应用中，能实现多项信息资源有效共享，实现资源优化整合，突出档案信息资源应用价值，为高校人力资源发展提供保障。