基于企业档案信息化建设的建议

文/中国振华集团永光电子有限公司（国营第八七三厂） 龙远琼

所谓企业档案信息化，简单来说就是利用现有的信息技术以及网络将企业的档案信息资源进行有效储存、管理和使用，进而最大限度提高企业档案管理的效率和信息的使用程度，让企业的发展更加稳定、信息使用更加快捷，提升企业的经济效益。

一、企业档案信息化的必要性

（一）企业档案信息化建设是企业文档一体化办公趋势加强的重要选择。由于网络信息化的不断发展，催生了电子文件，当前企业档案信息化发展的方向已经向着文档一体化的趋势发展，其不仅使得档案管理系统和企业的生产、经营、服务、文书处理等业务相融合，而且还进一步提高了工作的效率，降低了生产成本。然而，由于现阶段企业档案信息化程度较低，档案管理工作与实际的生产经营管理等业务融合较为困难，所以，在企业档案信息化管理逐渐发展的前提下，企业要想得以健康发展，就必须加快档案信息化建设。

“君子务本，本立而道生”，作为“传道、授业、解惑”的教育工作者，应该首先抓好德育，要真正把德育放在整个教育的基础地位、首要地位来抓。我校深入贯彻落实立德树人根本任务，切实将中小学德育工作的要求落细落小落实，以“中和位育”的思想为指导，实行全员育人、全程育人、全方位育人。

（二）企业档案信息化建设是增强企业市场竞争力的重要途径。随着信息时代的发展，给企业带来机遇的同时也带来新的挑战，每个企业都希望能够及时了解重要的市场信息和自身的优势与劣势。对于市场信息来说，其具有时效性、全面性和准确性，所以必须及时收集、存储有关信息，并将收集来的信息进行及时归档。只有全面分析、对比有关信息，并在最短的时间内得出分析结果，才有利于企业作出正确决策。为此，企业档案信息化建设对于企业的发展来说至关重要。

平衡条件：55 ℃，30 min；萃取头解吸条件：250 ℃，3 min；萃取头吸附条件：55 ℃，40 min；气相色谱条件：进样口温度：230 ℃，质谱条件为四极杆温度：150 ℃，离子源温度：230 ℃，电离电压：70 eV，方式为：EI，质量扫描范围：20～500 u[13,14]。

（三）企业管理流程未涉及档案管理流程。对于很多企业来说，其在管理的过程中，仅仅涉及业务管理和经营管理，而没有涉及档案管理流程。为此，很多档案管理工作只是依据档案工作人员的经验，只会简单的文字信息录入，档案管理系统并没有和整个企业的管理系统相挂钩，所以严重阻碍了档案信息化建设。

二、档案信息化遵循的原则

由于很多企业普遍推行无纸化和网络信息化办公的新模式，所以企业在进行管理工作的过程中，还要不断提高现代技术，从而逐渐转变老旧的手工作业形式。对于档案管理工作来说，由于电子计算机和网络技术的不断发展，逐步改变了档案的生成和管理模式。例如，电子档案与纸质版档案在本质上有很大差异，所以档案管理人员所面临的挑战非常严峻。对于档案管理人员来说，只有在确保档案管理工作系统性、真实性的前提下，才能真正为各个部门提供最为优质的服务。

（二）制定档案信息化建设的制度与方案，加强质量控制。对于档案信息化来说，其基础在于实现档案数据管理的标准化和规范化。如果没有统一的标准就不能整合与共享档案数据，实现档案信息建设。为此，企业在进行档案信息化建设的初期，就必须制定与之相关的标准和规范，才能真正从根本上解决档案数字化和信息化的缺陷。在制定档案信息化建设方案的过程中，必须严格遵守档案信息化建设的有关制度。制定好档案信息化建设方案，才能进一步推动企业档案信息化建设。

（三）优先原则。对于档案信息化建设来说，其基础工作就是通过彩色扫描仪将库存以及新增的档案逐一分页扫描成图片信息，并标注目录，从而储存在数据库中，供有关人员查阅。然而，这些工作非常复杂，而且工作量较大，必须交由专业人员集中进行录入。在录入的过程中，应优先考虑两个原则：第一，优先录入需求量大、使用次数多的档案。第二，基于安全性考虑，还要优先录入那些永久性不便随时取出翻阅的珍贵材料。

三、企业档案信息化存在的问题

（一）分级管理原则。在管理档案信息化的过程中，还要对人员权限进行分级管理。对于不同级别的人来说，其对不同性质和级别的文件要有不同的使用权限，才能逐步建设成一个更为安全的信息资源管理共享系统。

基因编辑技术对农作物基因改良的速度在加快，一些消费者和环保组织开始担心该领域的发展已经大大超过监管机构的监管范畴。该项技术的倡导者和反对者都认为，具有30年历史的转基因作物审查法律的框架未能跟上CRISPR和TALENs等基因编辑技术的创新步伐。

（二）企业的档案观念落后于档案信息化建设发展要求。现阶段，企业很多档案管理人员认为，其职责仅在于为有关人员提供查询服务，很少员工将企业的发展考虑在内，而且“多一事不如少一事”的思想观念阻碍了档案管理工作的开展。在档案信息化建设的过程中，不仅需要专业的档案管理人员，还需要建立档案管理系统。然而，对于很多企业的管理人员来说，其认为档案管理工作无足轻重，所以没有给予重视，这使得很多档案管理人员的服务态度较差，而且工作缺乏主动性。

（一）档案管理标准与规范不统一。对于很多大中型企业来说，档案管理的标准与要求有所差异，而且企业内部的档案管理标准体系也没有实现统一。另外，档案数据的格式和录入信息的内容不同，很容易使得数据发生错误甚至丢失。在档案信息化建设的过程中，除了需要更改和迁移历史数据之外，还要不断规划管理新建的数据，为此，要想尽快贯彻落实好数字化、信息化建设，就必须不断规范档案管理的标准。

（五）开展各环节的监督检查 按国家农业部的要求，实行市场准入制度，对猪、牛、羊配戴有二维码耳标，持有动物检疫合格证明的才能进入市场、屠宰场，准许流通。对不具备上述条件的，一律按《畜牧法》、《动物防疫法》动物处罚。保证了标识工作的正常开展。

（四）档案信息管理人员的素质有待提高。要想建立企业档案信息化系统，就必须依靠人，这就要求管理人员必须要具备较高的知识水平和先进的技术。现阶段，很多企业的档案管理部门高科技人才较缺，而且档案、信息处理的复合型人才更为紧缺，很多档案管理人员都不具备先进的技术。即使引进了较为高端的设备，也难以发挥真正的作用。

四、企业档案信息化建设的有效途径

（一）企业档案信息化建设必须纳入企业信息化建设总体框架内。对于企业来说，其在档案管理的过程中遇到了很多困难，要想促进档案信息化建设，就必须将其纳入单位的总体规划中，并分阶段实施，才能真正促进档案信息化建设。企业档案管理工作，必须先为生产服务，然后再为企业经营服务。为此，在进行企业档案信息化管理的过程中，不能完全封闭，只有将企业档案信息化管理和企业生产决策信息化建设相结合，并找准自己的定位，才能真正发挥档案信息化的作用。要想真正确保档案信息化建设有效推行下去，就必须将档案信息化建设融入企业信息化建设总体规划中去。对于企业来说，只有在建设实施企业信息化的过程中，从档案信息化建设的需求出发，并加大对资金的投入、引进设备、培养高素质人才，才能确保档案信息化建设顺利开展。

西方主宰世界方式：财富追逐。“自13世纪以后，威尼斯人就一直在通过开发和印度的海上贸易，远渡重洋跨过非洲南端而不是讨价还价来聚集财富。”[7]316葡萄牙的行为更为迅速，西班牙从此进入了一个完全地“新世界”，并将自己的所有附属地对外承包。在西伯利亚地区和美洲，一些亡命之徒都会在地图上未标明的位置四处聚财，占领了令人难以置信的大片土地。财富聚集的方式和狂热达到了前所未有的程度，加速了西方人主宰世界的野心和抱负。

（二）安全原则。为了确保电子文件的真实性、原始性和完整性，必须根据档案管理的实际情况来建立一套较为科学、合理的电子档案影像管理方案。要想完善电子档案影像信息，就必须进行档案信息化管理，才能在无须查找原件的前提下，轻松快捷找到所需的档案资源。这样既提高了档案信息的使用效率，也有效避免了档案原件的损坏。然而，对于电子档案来说，其必须做到安全可靠，只有尽可能避免病毒及可篡改性等不安全因素，并做好电子档案的备份及异地保存等业务，才能真正有利于企业档案信息化建设。

（三）转变传统观念，培养积极服务企业和社会的思想。首先，企业的档案管理人员需要转变服务意识，变被动服务为主动服务，并树立开放意识，只有这样才能确保档案管理工作不局限于为有关人员提供查询服务，才能真正深层次挖掘档案信息资源。为此，对于企业档案部门来说，应当转变思想，充分认识到档案管理信息化的重要意义，并真正将档案信息化管理工作纳入企业重要的战略体系，使得企业的档案资源得以有效利用。同时，还应当加大对档案信息化建设的投入，进一步加快档案信息化建设，使其服务更加多元。

（四）培养专业的档案人才。在档案信息化建设的过程中，需要大量的复合型人才，不仅要求其有扎实的档案管理专业素养，还要熟练操作计算机技术，另外，还需要具备较强的英文阅读水平和翻译能力以及现代管理能力等。在培养专业的档案人才的过程中，企业一方面要引进具有计算机、管理能力和较强英文水平的高校人才来充实档案管理团队，还要定期、不定期对其进行专门的培训，并开展各种类型的检验活动，才能使得企业的用人制度越来越规范。另外，为了真正培养有才能的档案信息化人才，还需要建立健全企业的人才评价机制和竞争机制。

（五）提升企业管理水平。为了实现文档一体化管理，必须利用流程再造来提升企业管理。对于企业的档案管理信息化建设来说，其具体流程在于，当各业务部门形成文件后，利用文件管理系统将其编入档案管理系统的数据库，然后由档案管理人员审核待归档的档案，审核合格并填写合格信息后，才能将其归档，对于那些未审核成功的数据资料，应当退还给有关业务部门，并由其进行修改。这样不仅使得档案管理系统和业务管理系统有效结合起来，还使得文件真正实现随办随归，从而有效提升了档案归档的准确性和完整性。

（六）实现资源整合。对于企业来说，其发展服务的信息基础在于整合资源，收集社会中关于本行业的有关政策、制度和未来发展前景等信息，并加以整合研究，有利于促进企业的发展。为此，企业要根据自身的特点和行业特点来收集相关资料，并在档案管理系统中设立与之相关的版块，可以为专业人士提供便利。同时，要尽可能丰富企业相关信息资源，不仅要对企业所有的档案进行管理，还要收集很多优秀企业甚至是其他同类型企业相关信息。

五、结语

总而言之，企业的档案信息化建设具有较强的整体性，需要制度、设备、人员等全方位的支持。企业在发展的过程中离不开档案信息化工作，为此，只有采取积极的应对措施，并提前做好准备，才能建设好企业的档案信息化，从而使其更加科学规范。