浅析新形势下科研单位人事档案管理存在的问题及对策

文/中国科学院新疆天文台 沈程程 龚胡微 王伟萍

2018年中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》），《条例》明确指出干部人事档案在党和国家日常管理中的重要作用。同时对干部人事档案工作的内容建设、工作机制、审核利用、规范监督等加以指导完善。新时代背景下，科研单位人事档案管理同样面临新的挑战，加强档案管理力度、采取科学对策解决出现的相应问题是十分必要的。

一、科研单位人事档案管理存在的问题

（一）人事档案数字化程度低，与利用率不匹配。人事档案具有对其个人学历、身份、资质等方面的强大的佐证功能，它与其工资待遇、组织关系等方面紧密挂钩，对岗位评聘、关系调转等也有重要影响。因此，人事管理部门及档案所属个人对人事档案的利用率较科研单位的其他类型档案（如文书档案、课题档案、设备档案等）的利用率高。

由于科研单位档案管理部门大多沿用的是以纸质载体档案管理为主的传统管理模式，这种管理模式使档案实体受到损毁的程度和可能性远高于数字化管理。长期借阅实体档案，会造成短时间内纸质档案的纸张载体出现污染、酸化、残缺、脆弱、变形，档案字迹出现扩散、褪色、磨损、变色等不同程度破损，产生不必要的修复工作，浪费大量的财、物、人力。且由于传统档案利用方式导致信息传输渠道单一，所载信息未经过技术性处理或到达延迟率较高，使用户在利用人事档案时得到的“用户体验度”较差。

（二）制度体系性执行力弱，管理缺乏主动性。《干部人事档案工作条例》中对档案管理的方式、方法等方面进行了要求，其中包括应遵循的工作原则、体制和职责、收集范围、日常管理等。但《条例》中所涉及内容仅为对各单位人事档案管理工作提供基本性指导，档案管理部门在制定相关制度时，对其进行照搬照抄并直接应用在档案管理工作中。这种“一刀切”且不“接地气”的操作模式，无法贴合单位管理特色，将不利于日常人事档案管理工作的开展。

因此，在档案日常管理过程中，常见的问题有：归档范围或大或小、易变性强；档案管理时，管理人员的主观判断力为主，缺少规范制度约束；档案执行办法针对性、执行性弱，导致人事档案在建立、接收、保管、传递、信息化、统计、保密、收集、鉴别、整理、归档、利用、审核等方面管理随意、不规范；人事档案质量考核未列入单位的职称等考评体系或管理人员的经济责任制和岗位责任制，无法积极调动档案管理人员的主观能动性，致使档案管理呈现被动、拖沓、应付的现状等等。这些问题严重影响了科研单位人事档案管理工作的可持续发展。

“无以规矩，不能成方圆”，制定具有针对性的健全的规章制度体系且执行到位，做到“监督到位、执行到岗”是做好人事档案工作的前提。

（三）档案管理体系单薄，归档意识欠缺。人事档案的管理模式采用传统的直线型工作模式，一般由档案管理部门直接定期或非定期自人事管理部门或档案所属个人接收、征集档案散件。由于人事档案的特殊性和专业性，原则上人事档案管理工作应由人事管理部门人员或具有人事档案业务知识人员承担。

人事档案材料的收集工作其基本形式分为常规收集和补充收集两种。常规收集，是指按照人事档案接收、归档制度，一次性成套或大量地接收档案；补充收集，人事档案管理部门在常规收集基础上，对已有资源进行核查，并结合核查结果进一步收集与人事档案内容有关的零散资料或其他有关的资料。为保证人事档案质量，人事档案管理工作要求档案管理人员在现有人事档案资源的基础上，利用专业知识，以较短时间对散件材料及人员信息频繁收集、更新。

人事档案相关的人事管理部门及个人或多或少都承担着“档案使用者”“档案形成者”“档案工作参与者”等一重或多重身份，在人事档案收集方面起着重要作用。但上述人员大多欠缺人事档案收集、整理和归档的意识，认为“档案工作，事不关己”且“用时才心切”。缺乏对人事档案重要性的认知，导致人事档案管理工作进程推进困难，出现对归档工作不重视、不配合等问题。因此加大了人事档案的收集难度，导致档案管理部门需要利用大量时间和精力于人事档案资料的补充、接收、收集、鉴定、整理、归档等的同时，也影响了人事管理工作。

二、新形势下人事档案工作的优化对策

（一）积极推进人事档案数字化。随着信息的高速发展，以互联网为支撑的on-line工作方式已为人们熟悉，这种高效率的工作平台正逐步在各个工作领域代替传统工作模式。互联网所受空间、地域限制的影响程度较低，利于随时随地开展档案管理和利用服务；信息的交换时域性强、更新速度快、交互性强，因此信息到达用户处及获得用户反馈都相当便利；信息交换的使用成本低，档案管理部门可通过信息交换代替实体档案的借阅、利用，有助于实体档案的保护和延续性使用、开发；信息交换的发展趋向于个性化，可满足用户个性化需求；信息的交换形式多种多样，如视频、图片、文字，多元化的利用和开发方式使用户能够获得更高质量的用户体验。

档案数字化也可减少人事档案的实体资料可预见性问题的发生，档案在长期保存和利用过程中，由于环境中各种有害因素对档案产生的物理、化学作用，使档案纸张强度下降，字迹逐渐扩散，字迹会逐渐蜕变而模糊不清，蜕变严重时影响提供利用等情况；或者利用过程中，不小心沾染各种污渍或产生的破损的情况，严重的还有损坏或丢失等情况。所以相较于纸质实体档案，在保障互联网安全环境下，人事数字档案的信息安全性更高，而且减少修复档案所浪费的人力、物力及财力。

科研单位人事档案管理部门应努力推动人事档案数字化，建立同步线上档案管理系统，使得人事档案实现现代智能化管理，运用软件功能进行编目、检索。将人事档案信息以网络形式相连，打破实体档案与电子档案的异地、异介质等屏障，提高人事档案信息利用的针对性和高效率；但同时也需做好网络信息安全保障工作，避免人事档案数字信息盗取或泄露带来的巨大隐患，保证人事管理工作安全运行。

（二）建立特色化工作机制。科研单位人事档案管理部门需根据新形势下人事档案工作的发展要求，建立统一、科学且特色化、执行力强的人事档案管理办法及归档标准，保障人事档案材料的完整性，强化人事档案工作的可约束性。档案管理工作应做到“有法可依、有法必依、执法必严、违法必究”，强化人事档案业务的规范性，渗透进人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档，档案信息化、查（借）阅、档案信息研究利用等日常管理工作中。同时科研单位应按照人事档案规模配齐配强工作力量，组织开展宣传、指导和监督检查，人事档案质量考核应列入相关人员的职称等考评体系或管理人员的经济责任制和岗位责任制。加强对人事档案管理工作的重视程度，成为档案管理部门的坚强后盾，助力人事档案管理的有序开展。

（三）基于“网络式”概念优化档案管理体系。相较于直线型管理，档案管理部门应建立由人事管理部门牵头、人事档案管理部门协助，各相关部门、个人共同参与的网络型工作模式。“网络型”工作模式将人事档案的收集、整理等大量繁杂的日常管理工作下放至各级，可降低因工作量大、档案形成分散而导致的档案材料漏归、迟归等问题发生概率。网络式管理模式具有责任分布广、权利去中心化、各级协作和可适应性强等特点，能更好满足新形势下科研单位的人事档案工作。

人事档案管理部门还应做好档案宣传工作，提升各相关部门、个人档案归档意识，从而推进档案资料收集的配合度，提高档案质量和档案管理工作效率。

三、结语

人事档案对于促进人才的合理配置，人才队伍宏观管理，促进单位的发展有重要意义，科研单位人事档案管理水平也需与科研水平相匹配。紧跟时代需求，切实做到人事档案管理有理有据，逐步推进人事档案电子化进程，为单位的科研建设提供高效精准的服务。