关于亟须构建干部人事档案信息化管理体系的探讨

廖桂梅

（福建省南平市邵武市劳动人事争议仲裁院，福建 南平 354000）

0 引言

2018 年11 月颁布的《干部人事档案工作条例》第26 条明确指出：“组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。”但据调查，仍有许多地方尚未建立健全干部人事档案信息化管理体系。为此，笔者就亟需构建干部人事档案信息化管理体系问题进行再思考、再探讨。

1 构建干部人事档案信息化管理体系是新时代发展的必然

1.1 干部人事档案信息化是当前我国人事档案发展的迫切需要

在信息技术不断发展的背景下，传统模式下的人事档案管理模式已经难以满足时代发展的实际需求［1］。因此，将干部人事档案管理信息化建设工作重视起来，并逐渐开展信息化建设工作，不仅能够使人事档案管理中烦琐的个人档案信息转换为简单明了的数据形式，还能够使人事档案信息以动态的形式呈现出来。由此可见，要想使人事档案管理工作能够有效顺应新时代发展的趋势，并进一步发挥出自身的实际价值，就必须要开展信息化建设工作，进而为人事档案管理工作日后的发展奠定坚实的基础。

1.2 干部人事档案信息化管理是数字化进程发展的必然要求

在信息技术快速发展的时代背景下，各行各业需将高效且相对较为便捷的数字信息化技术利用起来，干部人事档案管理工作在信息技术的影响下也将发生较为明显的变化，这在一定程度上促进了社会经济的有效发展，并逐渐提升了对数字信息技术的利用程度。结合实际情况来看，干部人事档案管理工作的信息化建设，适应社会经济发展对档案信息服务能力的需求。干部人事档案信息化管理不仅是人事部门开展人事工作的实际需求，还是国家现代化发展的重要基础［2］。

1.3 干部人事档案信息化管理是提升办公效率的重要手段

传统的人事档案管理过于看重实体管理，这就需要档案管理工作人员进行大量的信息收集、整理以及管理等，因此工作量大，耗时费力，且工作效率难以得到有效保障。而采用信息化管理，人事档案数据库在完成信息化建设目标后，可以有效提升干部人事档案管理的自动化和网络化水平，进而大幅度提升档案管理工作的工作效率。

1.4 干部人事档案信息化管理为干部管理规范化管理提供有力支撑

结合当前一些单位开展人事工作的实际情况来看，工作的过程中常会形成众多人事信息，而一些人事信息的时间较为久远，且缺乏必要的规范性以及信息内容不完整等，这就难以满足单位与人事部门对单位工作人员进行宏观管理以及微观管理的实际需求。为确保按照公平原则选拔出的干部能够得到群众的认可，并对干部管理工作开展有效的监督，必须保障干部人事档案管理信息化建设的整体质量。

在干部就任前，需在人事档案数据库中系统查阅相关人员的学习经历、工作经历以及奖惩情况等，进而有效提升拟任干部信息公示的准确性；在干部就任相关职位的过程中，还需进一步收集干部的相关表现，并以此为基础对相关干部的任职情况做出客观的、科学的评价，进而将这些评价信息与人事部门出具的任免审批等材料信息一同记入相关干部的个人人事档案中，以此来有效提升人事档案信息的实效性［3］。此外，人事档案管理信息化建设在优化单位干部队伍等方面也有着重要的作用。在实现人事档案管理信息化目标后，可有效提升统计相关干部年龄、性别以及任职年限等工作的便利，也可帮助人事部门进一步掌握相关干部的实际工作效率以及相关考核信息。这样一来，不仅有效提升了干部管理等工作的规范性，还在一定程度上提升了相关工作开展的效率。

1.5 干部人事档案信息化管理为科学有效决策提供重要辅助

结合实际情况来看，人事档案这类重要信息资源的形成，往往需要档案管理工作人员为其投入大量的精力。人事档案还包含着许多重要文件、数据等，并且其还是历任领导人员开展具体决策活动的直观体现，因此，对后期决策活动的科学性有着重要的影响［4］。其实，干部人事档案管理的信息化建设还能够在干部选拔等工作开展的过程中起到辅助决策分析的重要作用。一是在人事档案管理实现信息化建设目标后，可在相关干部就任某一岗位前通过查阅档案数据库中相关干部的个人信息，并对相关干部的个人人事档案开展严格的审查工作，以此来保障干部选拔的科学性，并有效避免了干部“带问题提拔”等现象的出现。二是相关部门还可利用档案系统来进一步分析并掌握相关干部的实际基本情况，以此来帮助相关主管部门及时发现人才，进而以此为基础构建备选干部人才数据库，从而针对这类人员自身的特点开展专业化的培训教育工作，以此来不断充实单位内部的干部人才队伍。

2 构建干部人事档案信息化管理体系的有效策略

2.1 要配齐配强硬件设施设备和加强设施设备的管理力度

干部人事档案管理的数字化、信息化，要求高标准配齐配好档案管理需要的计算机、扫描仪、高拍仪、数码相机、打印机、缩微复印机等硬件设施设备。信息化档案管理要求安装可操作性强的专门干部人事管理系统软件。由于干部人事档案要提供快、准、全的档案信息，还要求采用高容量的存储载体，这样才能满足新时代信息存储的需要。

同时，要加强对档案信息化设施设备的管理。一是要科学养护设施设备；二是要完善安全保障措施，提高信息化安全防护水平，确保信息资料不会损坏、丢失、泄密等；三是要对电子档案以及实体档案库房进行全方位监控，同时做好设施设备的维护、升级、更新等管理工作，为信息化工作开展提供强有力的物质保障。

2.2 要不断完善提升软件设施和健全管理制度

2.2.1 提高档案管理人员信息化工作能力和信息化意识

档案管理人员应熟练运用计算机技术对档案进行有效管理和服务，因此必须要对档案管理人员开展业务培训，不断提升档案管理人员的信息化管理技能。

利用计算机可以实现文件的自动登记，辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用等文档处理的一体化和档案保存的技术化，这就对管理人员提出了更高的要求。为此，档案管理人员要非常熟练掌握电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，还要掌握计算机系统和网络安全防护知识，这样才能保证档案信息的完整性与信息的安全性。

因此，作为档案管理人员应积极参与信息化教育培训，不断提高信息化工作能力以及强化信息化意识。

2.2.2 建立健全信息化管理机制，实施电子档案常态化管理

为明晰相关责任，根据单位实际情况建立健全规范的信息化管理机制，以保障网络及数据的安全运行。档案管理部门必须依据《电子文件归档与电子档案管理办法》的相关要求，制定出适应信息化建设的档案管理制度，实现电子档案常态化管理。

人事档案管理信息化需要对大量的纸质档案进行扫描处理，然后形成PDF 文件或者JPG 格式的图片，而这一处理流程较为烦琐，需要投入大量的人力资源，并且需耗费大量时间。在这种情况下，人事部门应将此项工作列为一项常态化管理工作。一方面，要通过进一步完善干部人事档案的岗位目标责任制，将各项工作内容分派到每一位档案管理人员的头上，并督促其各司其职、各负其责，在规定的时限内完成档案资料的录入、编目、存档、扫描等工作［5］；另一方面，为了提高工作效率，人事部门应当定期开展专项业务培训，将干部人事档案管理工作的主要内容、信息化建设的主要流程以及个人职业素养等内容纳入培训计划当中，使档案管理人员能够认清自己的责任与使命，将自己的本职工作做好、做细。此外，为了鼓舞工作人员的士气与斗志，人事部门还应当根据各个岗位的目标责任，制订一个科学系统的考核与奖罚机制，对考核成绩优异的工作人员，应当优先考虑职位晋升与职称评定，使工作人员能够全身心地投入到实际工作当中，为推进干部人事档案的信息化管理进程作出应有的贡献。

2.2.3 加强监督，增加检查频次，确保信息化管理健康运行

与传统的档案管理模式不同，信息化管理模式更加注重管理工作的实效性，注重干部人事档案的真实性。因此，人事部门应当抽调精干力量专门对档案信息管理系统的使用、运行与维护进行全程跟踪监督，以保障档案资源的实效性。同时，系统维护人员需要定期对系统的运行情况进行全面细致检查，一旦发现系统运行存在漏洞或者问题，应当及时予以处理，以避免影响工作进程。

3 结语

干部人事档案信息化管理体系的建立是信息技术高速发展的必然结果，这种新型的档案管理模式不仅为档案管理工作注入了活力，而且也开辟了人事档案管理工作的崭新格局。一方面，其摒弃了传统管理模式的工作滞后性，使工作效率得以大幅提升；另一方面，其标志着档案管理工作的先进性，即融入了自动化与智能化管理元素，使档案资源的利用率不断提升。因此，在这种利好形势下，干部人事档案管理部门要加强硬件和软件设施建设，特别是档案管理人员应当不断提升自身的专业技术水平与执业能力，在适应新型管理模式的同时，为单位各项工作的顺畅衔接提供更加便捷高效的档案资源服务。