高校科研经费报销问题与对策研究

王秀婷 宋克茜 赵琳 辽宁师范大学计财处

引言

随着国家不断加大对科研的投入，高校科研经费也逐渐增加。近几年来，国家正在逐步放宽对科研经费的管理力度。如何高效地使用科研经费，如何科学地管理科研经费，提高科研项目的质量，保证科研经费正常使用，科研管理人员和财务人员都将面临更大的挑战。

一、高校科研管理现状

目前，国家逐步放宽对科研经费的使用范围，科研人员对科研经费有更多的主导权和支配权。现在科研经费的来源越来越多元化，根据科研经费来源，科研经费主要分为纵向科研、横向科研、国际和校级科研经费。纵向科研是指由科研管理部门审核申报的各类基金项目经费。包括国家级项目经费、省部级项目经费和市级项目经费等。横向科研是指通过对外开展科研活动承接，通过合作研究、委托研究、技术开发、技术咨询、技术服务、技术转让等合同方式从境内外行政机关、企事业单位、社会团体或个人获得的科研经费。国际项目科研经费，是指通过各种渠道获取的国际项目和合作交流经费等。校级科研经费，包括学校立项经费、校博士启动经费、学校给予的匹配经费等。

高校如何对不同来源的科研经费进行合理的管理，并且如何应对不同经费的科研管理风险才能使这些经费发挥最大效益值得大家深讨。

二、高校科研经费报销出现的问题

（一）经费支出与预算不一致

科研人员申报课题时对预算理解有偏差。比如劳务费是指给研究生发放的劳务费，而不是咨询费或者讲课费等；会议费指的是承办会议的费用，而不是参加会议的会议注册费。科研人员对于资本性支出范围认识不全面，比如对于碎纸机等单价超过一千元的可单独使用设备，报销时通常认定为固定资产，然而科研人员往往对相关资产的规定不了解，将预算申报在材料费中；对于购置的商品属于材料、设备或者低值设备经常搞不清楚。因此，在报销发现问题时再对预算进行调整，就会形成每次报销前都要调整预算，这样不仅会增加财务人员的工作量，而且会导致报销过程烦琐、经费使用效率低等问题。

（二）科研经费使用不真实

从2015年国家提出“放管服”概念以来，我国也在不断推出深化改革政策，将管理进行规范，优化服务。2017年3月教育部等五部委联合发布《关于深化高等教育领域简政放权结合优化服务改革的若干意见》。2018年7月，国务院又印发了《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》，进一步推进了科研经费“放管服”的进程。此后，部分科研人员认为学校只是代管科研经费，如何花怎么花都应该由经费负责人决定，学校无权进行管理。但是，简政放权不等于高校可以完全不管，而是对经费使用情况的合规性、合理性、合法性进行管理。根据目前实际情况来看，很多科研人员都有不诚信行为，滥用科研经费，将与科研不相关的支出进行报销。例如：将假期的探亲旅费进行报销，或者报销非课题组成员的电话费等费用，虚开打印费、图书等发票。财务人员无法对其真实性负责，只能由项目组负责人负责。同时，对于项目结题后的结余经费如何使用，缺少相应的管理办法，经常会出现套取经费和滥用经费的情况，这样会造成科研经费的大量流失。

（三）科研经费的管理办法繁杂

科研经费有国家主管、各部委主管、地方科技部门主管，也有与企业、社会团体合作的经费。相关的管理的文件也有很大差异，而且不同学科之间的差异也很大，科研人员和财务人员对于管理文件条款理解不一致，科研管理人员和财务人员对文件的理解也存在解释不一致的情况，再加上科研相关文件有些条款界定不清晰。目前实际工作来看，因为各个部门都从自身的利益和角度出发，缺少相关的协调机制。还有一些主管部门制定的管理文件太过简单，对支出范围、间接经费如何使用、人员经费比例多少等问题没有明确规定，各部门的观点无法达成一致，这让科研经费实际执行起来就比较被动。因此，科研人员在报销时经常会遇到问题。

三、高校科研经费管理应对措施

（一）纠正科研人员对于经费使用理解的偏差

高校应该在科研人员申报预算、使用经费时及时对其进行指导和监督，对于相关的政策法规及时向科研人员进行宣传和提示。预防并纠正科研人员对于预算和报销相关规定的理解和认识的偏差，避免在最后报销环节才发现问题而带来不必要的麻烦。学校应该从科研申报阶段、立项阶段、执行阶段、结题验收阶段全过程的执行进行监督，相关主管部门也应该担起责任，在审核经费时要多下功夫，这样才可以让科研人员在各个环节执行时端正自己的态度，重视自己的经费使用效率与效果。高校要加强对科研经费相关规章制度的宣传力度，让科研人员及时了解到最新的科研管理文件等。

（二）建立信用管理机制和激励机制

对于学校的科研人员建立诚信档案，确定信用等级、信用期限和规范信用机制范围。各个部门的诚信信息平台互联互通，并且将科研人员的诚信记录进行公开。各个部门的人员进行动态的评估和监督、监测，制定与信用等级相关的财务信用“白名单”和“黑名单”，及时更新名单上的人员，实行动态调整机制。同时，将科研“白名单”和“黑名单”上的人员与科研绩效相结合。对于“白名单”上的人员可以在经费支持、成果评价、科研奖励等方面优先考虑，对于“黑名单”上的人员将在申报阶段、立项阶段、执行阶段、结题验收阶段从严处理，情节严重者，予以惩罚并且公示。这样可以一定程度上避免科研人员不诚信的行为，同时，可以激励科研人员诚信、规范使用科研经费，激发科研工作热情。从而提高全校科研人员的学术信用水平。

（三）建立高校跨部门的信息化管理平台

目前，我们处在信息化高速发展的时代，高校也应该跟上发展的步伐，加强信息化的建设，同时各个部门的信息化平台可以实现数据共享和大数据分析。这样，人事信息、科研信息、资产信息、财务信息、招标采购信息和审计信息都可以数据共享，科研人员只在网上填报就可以进行预算调整等业务，可以解决信息的不对称和效率低下等问题。科研人员从申报阶段、立项阶段、执行阶段和结题验收阶段都可以在网上进行，简化了流程和手续。各个部门也可以通过大数据分析，查看各个环节是否存在问题。同时，科研人员可以通过信息平台对每项科研经费的收支都可以一目了然，及时掌握经费的进展情况等，有利于科研人员提高经费的使用效益。各个主管部门也可以在信息平台上发布最新的政策和规定，让科研人员及时了解新规定，避免信息不对称带来的报销难问题，完善科研经费的使用。

建立完善的信息系统平台可以一定程度减少科研人员在经费申报阶段、立项阶段、执行阶段、结题阶段全过程出现的问题。因为信息系统的建设可以加强高校的内部控制，但是需要各个部门共同建立较完善的内部控制体系。通过系统平台相关内部控制的设置可以有效地避免如录入、计算、签批等环节出现的简单问题。同时，树立科研人员和相关的管理人员对内部控制的意识，让其了解到相关内部控制的重要性，并且理解控制的全过程，有效降低科研管理的风险。信息平台的建立也对主管部门提出了更高的要求，督促各个部门要更加高效和高质量地完成工作，也是起到了互相协调、互相监督的作用。

（四）强化高校各个部门之间有效沟通

对于各项科研管理文件中支出范围界定不清的地方，高校科研部门和财务部门可以进行及时沟通和研究，明确相关报销的问题是否符合科研相关规定，并考虑各个学科的实际情况进一步完善符合高校的科研管理制度，尽可能避免因为文件中界定不清带来的科研人员报销难的问题。财务人员和科研管理人员应该及时对科研相关政策加强培训，确保各个部门的管理人员都可以对政策条款有清晰明确的解读。同时，也要明确各个部门和科研人员对经费管理的责任，以便提供良好的科研氛围，提高科研人员进行科学研究的积极性。高校相关主管部门领导要明确自身的责任，从学校整体出发，及时发现工作中的不足和流程上的缺陷，学习其他高校的优秀管理经验，合理优化管理的过程，并且重视管理方式，为科研人员提供更高效的服务。

结语

目前，根据国家发布的各项政策，科研人员对科研经费有更多的自主权。但是，高校仍要对科研经费的使用进行一定的管理。如何在“放”与“管”之间协调还需要深讨。结合高校的实际情况，遵循科研规律，逐步放开束缚科研人员不必要的制度或程序，助力科研人员潜心研究。各个高校也应该逐步完善适用于本身的科研管理制度，既能保证科研经费的高效使用，又可以符合财务等相关的制度，并要一定程度上提高科研人员的积极性，为科研人员创造出良好的科研环境，将科研人员从烦琐的报销中解脱出来，把更多的精力投入到科学研究中。