行政事业单位内控信息化存在的问题及对策

赵东飞 莒南县发展和改革局

引言

行政事业单位管理工作中，内部控制尤为重要，通过有效的内部控制，可有效防范及管控经济活动风险、保证财务信息的真实性以及完整性，从而提升自身公共服务效率。信息化时代的到来，要求行政事业单位做出进一步变革，将信息化技术应用到内部控制工作中，不断完善内控信息化建设。当前，如何确保内控信息化建设的良好进行，已成为各行政事业单位重点关注的问题，本文就此进行研究，具体如下。

一、行政事业单位内控信息化建设的意义

首先，能够有效提升抗风险能力。在内控工作过程中引进信息化技术，可以强化内控工作效果，对各项活动风险进行有效控制，确保行政事业单位各项运营活动能够顺利开展[1]。并且，在内控体系建设环节，通过有效信息化技术可以详细分析各环节及流程可能存在的风险，针对性的制定出控制方案，从而有效提升单位自身抗风险能力，更好地达到既定目标。

其次，可有效推进行政事业单位内控建设。内控信息化建设环节，可以在信息化系统中嵌入内部制度及内控流程，利用信息化系统预设可直接进行当地财政与内控制度审批，从而确保业务审批更为规范、高效，除此之外，也会使报销流程更为标准、科学，有效防止不良现象的发生，如越级审批以及审批漏项等，进一步提升了内控水平，推进了内控建设工作良好开展。

最后，保障内控工作的良好运行。新时期环境下，我国财政部门加强了对于行政事业单位内控及财务管理工作的要求，而只有通过全面的内控信息化建设，才会使行政事业单位更好地梳理自身各项业务流程，提升内控及财务管理工作质量，及时传递信息，沟通顺畅，从而更好地满足财务部门及自身发展的要求，并且精准、快速地实现内部控制目标。

二、当前行政事业单位内控信息化存在的问题

虽然现阶段行政事业单位逐渐加强了对内控信息化的重视程度，但仍存在一些不足，具体表现在以下方面：第一，不具备较强的内控信息化意识、信息技术应用水平有待提升。一些单位管理人员并未意识到内控信息化建设的价值所在，实际工作过程中缺乏内控信息化建设意识，在信息技术应用水平上有待提升，无纸化办公推进存在一定阻碍。第二，内控制度存在不足，无法很好地应用到信息化业务中。存在一些行政事业单位，在内控制度构建过程中，完成内控手册后就以为完成了内控制度建设，并未从自身管理实际出发，同时也无法很好的应用到信息化业务中，并未发挥出实际的作用，使得内控信息化建设流于表面。第三，缺乏较好的奖励机制。由于不具备完善的人力资源激励制度，影响到了职工的工作积极性，并且激励制度不足也会影响到单位对优秀人才的吸引力，不利于高水平信息化人才队伍建设。第四，并不具备较好的执行及监督力度。由于人手和专业技术人员缺乏原因，存在一些行政事业单位其内控组织结构中不具备较强的监督力度，未形成岗位的相互制衡及分工控制。并且，行政事业单位在外部监督方面主要来源于国家与社会，不具备统一的监督机制与标准，监督单位与行政事业单位不具备良好的沟通及交流机制并没有达到较好的监控效果。

三、行政事业单位内控信息化建设策略

（一）提升内控信息化意识及信息技术应用水平

首先，提升人员内控信息化意识。行政事业单位管理人员，是单位的决策者以及制度的制定者，其内控意识强弱会对员工产生直接的影响，因此应强化管理人员的内控意识，充分发挥出管理人员的带头引领作用，要求全体员工遵循相应内控管理制度，最终实现全体人员内控信息化意识的有效提升，并且，管理人员还应强化员工信息技术培训，有效提升员工信息化技术能力水平，为内控信息化建设奠定坚实基础。除此之外，行政事业单位还应将重点放在人员职业道德以及法律意识的培养上，从而促进内控人员的整体素质，推动内控信息化建设良好开展[2]。其次，提升信息技术应用水平。针对当前我国行政事业单位信息应用水平不高这一问题，需要加大信息技术应用力度，不断提升信息技术应用水平，满足内控信息化建设需求。一般而言，行政事业单位为提升工作效率，会通过信息软件处理财务数据，不过在内控信息化建设及完善中，可以引入新型的计算机技术，更好地满足内控工作需求，在软件系统中嵌入相关审批程序，为相应工作提供良好的制衡支持。单位需强化自身内控信息化分析，找出现存不足，针对性地进行整改与完善。最后，为确保设备的安全性以及完整性，行政事业单位需要构建出完善的内控信息化保障体系。并且，还应积极借鉴其他企业成功案例，从自身实际出发，不断完善自身内控建设，有效控制风险。此外，为保证内控工作的稳定开展，单位应对信息技术进行创新管理。

（二）建立并完善内部控制制度

首先，设立科学、合理的内控信息化管理组织框架。在内控信息化建设过程中，需要建立并逐渐完善内控制度，而这一工作的首要环节就是设立相应的内控信息化组织框架，实际设置环节，可借鉴企业内控信息化建设的组织机构设置形式，明确规定出各管理人员的职责权限、工作程序以及议事规则等，此外，还应做到监督权、执行权以及决策权的相互分离，从而达到互相制衡的目的[3]。将重点放在内控效果提升上，严格控制财政性资金的变动情况，还应着重关注绩效评价方面的相关问题。其次，构建完善的制度与流程。行政事业单位应分析主要业务流程是否存在风险，例如在采购工作方面，不可只由一人负责支出业务，至少应安排两名人员，对于可能存在的风险点，制定出针对性的制度、流程，做到有效预防、控制，并且形成相应的内控手册。最后，基于行政事业单位特点，依据《内控》规范以及针对性的内控设计理念，建设完善的内控体系，并且引进预算内控管理平台，对单位自身经济运行状况实施动态化管理，有效提升工作效率。

（三）制定完善的内控信息化激励机制

为确保内控信息化工作的顺利开展，行政事业单位还应制定激励机制，转变传统的用人机制，增设非实名制编制，创建与自身实际相符的现代化人事管理制度，有效提升自身用人自主权。将岗位分类及分级管理工作作为首要前提条件，基于多元化方法下，创建出岗位管理机制，例如分类设岗、业绩考核等，发挥出岗位管理作用，使单位能吸引并留住人才，从而从整体上提升人员素质及能力水平，促进内控信息化工作得以良好进行。行政事业单位可以将重点放在收入分配激励约束机制方面，建立明确的制度规定，包括奖惩机制、岗优薪优、岗变薪变以及多劳多得等，并且将考核结果与人员晋升、薪资直接挂钩，依据人员业绩划分奖励范围，促进人员内控信息化建设积极性，严格要求自身，规范自身行为，提升内控信息化工作质量。

（四）强化内控信息化建设监督

内控信息化建设环节，制定出有效的管理制度可以确保内控信息化建设工作顺利开展，但为保证各项工作的具体落实质量，还需强化内控信息化建设监督，提升会计内部监督力度，在实际业务流程中融入监督机制[4]。第一，加大监督部门建设力度。当前，我国行政事业单位内控监督工作往往由审计部门负责，会对其各项经济活动的重要内容及高风险环节进行全程监控，因此需要加大监督部门建设力度，不断创新监督手段及形式，以确保监督工作获得较好成效。第二，加大信息化技术应用力度。通过引入全新的信息化技术，实现多角度的全面评价，保证监督部门及时获取内控评价相关数据信息，掌握行政事业单位内控信息化建设现存不足，及时加以处理，实现不断完善。

（五）创建优质信息化管理平台

当前，在信息化技术不断发展下，已经出现了较多更为优质的信息化管理平台，行政事业单位可以依据自身需求积极引进，也可以自主创新，从而强化自身内控信息化建设。待引入或创建出优质的信息化管理平台后，需要在平台中加入所有与内控工作相关的流程、制度、管理要求以及具体操作模式，应用信息化平台前，所有平台操作人员均要先掌握内控制度流程以及管理办法等内容，学习完毕才可进行相应的业务操作，通过这样的方式，强化内控制度执行力度的同时，也有效提升了整体工作效率。单位领导安排常规工作时，工作人员首先需要分析是否可以将基层内部信息化操作模块加入其中，可直接在信息化管理平台中进行操作，从而有效减少操作管理失误，例如可以将固定资产仓库管理模块加入国有资产管理平台，利用平台进行国有资产的一站式分岗位管理，避免发生国有资产流失问题。在内控信息化平台应用下，可使更多的人员参与到内控信息化建设工作中，通过信息化平台实现无障碍资源共享及交流，进一步提升内控信息化建设开展效果。

（六）加大培训力度

由于行政事业单位内控信息化在我国起步晚，人员业务水平相对比较薄弱，国家可以从更高层面上进行统一专业的培训，有利于行政事业单位人员整体业务素质提升。

结语

总而言之，信息化环境下我国行政事业单位逐渐加大了自身信息化建设力度，更多的将信息化技术引入到了内控工作中，不过就当前行政事业单位内控建设而言，仍存在一些问题，在人员意识、制度建设以及监督管理等方面还有些欠缺，因此，行政事业单位应提升内控信息化意识及信息技术应用水平；建立并完善内部控制制度；制定内控信息化激励机制；强化内控信息化建设监督；创建优质信息化管理平台，通过以上方式全面提升其内控信息化建设质量，以促进行政事业单位更好、更快发展。