秦晓静
(明达职业技术学院,江苏 盐城 224300)
一般而言,内部控制环境是指企业或单位对内部控制工作造成影响的内部原因及外部原因。从内部环境进行分析,结合现状,可以看到民办高校内部控制环境较差,最主要的内部原因是领导人员及管理人员对内部控制的忽视,仅仅将其看作财务部门的工作内容,将内部控制与其他部门之间的关系割裂开来,对其缺乏完整的认识。从外部环境进行分析,社会对高校的关注程度往往取决于其办学条件、校园建设以及师资力量等,很少注重民办高校内部控制情况。因此,内外诸多因素的影响导致民办高校内部控制环境相对较差,限制了民办高校的持续发展[1]。
民办高校在进行内部组织机构设置时,往往是依据其主要工作职责进行划分。此方式能够对不同部门进行有效划分,保证不同部门职责的发挥及管理效率,使各个部门都有其针对的业务及处理事项,确保责任划分及责任担当。但此种方式带来的弊端就是不同组织与不同部门之间无法形成相互制衡的力量,对于内部控制是极为不利的,各部门仅将眼光聚焦于自身部门的职责履行。调查可知,有部分民办高校的院系将本院的固定资产向外出租以获取利润,反映出当前民办高校内部管理与内部监督机制的匮乏。此外,这种不合理的内部组织机构也在极大程度上影响了内部管理控制工作的进一步推进,增加了民办高校出现财务问题的风险。
目前,大部分民办高校在运营过程中,其内部监督工作往往浮于表面,未能将监督机制的价值充分发挥出来,甚至部分民办高校并没有设立相应的内部监督体制,致使民办高校在监督管理方面的制度严重缺失,间接导致其他管理工作的落实无法得到有效保障。部分民办高校在审计部门的设立方面,设置临时审计部门或是忽略审计部门的设立等情况常有发生,此类片面的表层的内部控制工作无法对其日常工作进行检测与审核。监督体制的漏洞容易使得民办高校在财务工作中出现的问题难以得到及时修复,长此以往便容易出现财务风险,对高校的整体发展产生消极影响。
完善的内部控制机制能够对内部控制工作起到良好的促进作用,但现阶段大部分民办高校在这方面的建设都较为欠缺。部分民办高校在实际办学过程中对各个部门和组织的职责划分并没有经过科学严谨的工作流程[2]。尤其是财务管理中的资金审批工作,审批流程不完善容易导致资金审批不规范,从而无法对每笔资金及其具体动向进行监控与处理,在出现财务纠纷时也往往不了了之,进一步造成财务管理体系混乱。
我国民办高校仍处于发展过程中,在财务风险管理及其他管理工作方面还有所欠缺,相关的管理经验也十分有限。再加上大部分民办高校主要由企业投资,高校管理人员也大多由企业聘请人员组成,导致民办高校相对于公办高校而言更具商业色彩。尽管如此,民办高校作为教育事业的组成部分,与其他行业有所不同,投资周期相对较长,具体收益表现较不明显,导致民办高校在运行及管理过程中容易出现问题。归根结底,是企业的运营模式与民办高校难以融合。
在民办高校中,最主要的资金来源是学费及其他教育费用。因此,学校的资金收入往往与招生计划、招生人数和学校的毕业生就业率息息相关,对民办高校的长期发展也有重要影响。但近年来人们生活水平不断提升,物质需求与精神需求都得到了极大的满足,在此环境下人们对高等教育的需求也有所增长,教育事业的竞争明显加剧。越来越多的民办高校更加关注招生工作,而忽略了财务预算管理工作,直接导致高校只能通过投资来维护市场所需。此外,具有缺陷的财务预算管理工作在一定程度上导致民办高校在资金启用方面缺乏计划性,容易忽视高校的具体发展状况而使得预算计划失去其价值,管理工作难以贯彻落实[3]。
一般来说,民办高校在其发展过程中应当根据其内部资金审批机制进行资金支出。民办高校大多由企业建立,因此在高校资金支出之前应当经过董事会审批。但根据相关调查,部分高校在资金使用时并未按照相应的内部资金审批流程进行,大多是根据自身意愿做出资金使用决定,从而导致高校内部资金审批工作仅仅停留于表面。此外,如果担保人没有及时完成资金还款工作,高校则会面临较为严重的财务风险,对其日常工作的正常展开也会造成影响。不仅如此,很多民办高校在成本资金管理方面没有落实到位,一旦高校需要进行基础设施建设或其他教学投入,资金管理工作的匮乏就会导致其无法对绩效进行合理科学的评价,进而阻碍民办高校的持续发展。
民办高校的财务风险管理工作相对较为复杂,不仅需要对不同资产进行预算编制,还要通过各类资产的估值对财务风险管理工作进行调整与完善。当前,民办高校资产管理工作不规范主要体现在两个方面:固定资产投入过多和收支汇总不及时。前者是指民办高校在办学过程中过分强调基础设施建设和相关设施的配备,从而吸引更多学生报考该校,提高招生工作质量,最终达到通过学费及教育费用来获得更多资金的目的。但基础设施和教学设备等固定资产一般都会有增值或折旧的情况,而其中又缺乏相应的赔偿机制,后期维修及管理工作同样需要民办高校另外投入成本,在一定程度上会对财务预算计划造成干扰。民办高校收支汇总工作不全面主要是由于在财务管理工作中没有将其落实到位,未能适时调整财务计划,缺乏专业会计人才和管理人才,从而导致整体资产管理工作质量低下。
与公立学校的财务管理相比,民办高校在资金收入或其他财务方面都有较大的差异性。民办高校的资金收入主要是以招生数量为衡量标准,其资金能够得到更好的预估和计算,这决定了在内部控制基础上加强财务风险管理对于民办高校的长远发展与长期稳定有重要意义。在编制预算的过程中,可以按照相关的标准流程进行。首先,高校财务管理人员应在进行预算管理之前对相关的市场情况进行深入了解,最大程度提高资金预算的准确度,增强预算的科学性与合理性,从而保证后续预算编制工作能够顺利展开。其次,财务人员在进行财务预算编制时,可以结合以往的工作经验,做好相应的资金预留工作,针对可能发生的意外事件与突发事件做好预算,避免后期因意外情况而导致高校资金链断裂。此外,在编制资金预算表的过程中,财务管理人员要积极根据实际情况适当调整方案的具体操作,从而确保资金活动能够在预算内正常进行,实现高校财务管理健康运行[4]。
建立健全绩效评价制度对于完善民办高校财务管理体系有至关重要的作用。绩效评价制度的合理完善有利于提高资金的使用效率,优化资金使用效果。在民办高校中,由于院系较多,在制度落实过程中不可避免地会出现部分盲区或遗漏。在绩效评价制度落实的过程中,必须要强调该制度在各个院系管理工作中有效贯彻,提高对各个院系的管理强度,强制要求资金支出按照其流程进行管理,从而避免资金盲目支出的情况,有效防止一些对财务管理产生阻碍的现象发生。不仅如此,高校还应当对资金的使用进行科学划分,提高资金管理强度,以此为后期评价制度的落实奠定坚实的基础。举例来说,可以将民办高校所需资金和教学资金以及科研资金等按板块划分,并对不同板块下的资金管理进行进一步细化,在形成有效的资金预算计划的基础上确保各项活动资金充足。另外,在绩效评价制度落实的过程中,财务审核人员应对资金支出账目进行定期检查,明确每一笔资金的来源和走向,避免出现财务风险隐患。
在财务风险管理工作中,必须要加强对财务管理的内部控制,以达到资产管理有效化。民办高校也应通过加强财务管理的内部控制来达到规范资产管理的目的,最大程度提高高校资金利用率,对每笔资金的来源及去向进行合理规制,杜绝资金挪用等不良现象。具体来说,可以从以下三方面对财务管理内部控制进行优化。首先,建立民办高校财务人员队伍,对不同的人员进行职责划分,确保每个人员都能明确自身责任,从而增强管理工作的有效性。在分配工作时,还应充分考虑不同职位和部门之间的制约性,在责任划分明晰的基础上保证不同责任之间的相关性。其次,财务管理的相关文件或其他资料都应归档,从审批文件到票据信息等都应采取电子档案保存与文件保存同步进行的方式,保证财务管理工作的规范性。最后,高校还应对财务人员的专业素质及专业技能进行适当培训与考核,确保财务管理工作能够有序推进。可通过开展讲座或专业培训等方式,为高校财务管理工作长期展开奠定人才基础,从根本上提高财务风险管理质量[5]。
对民办高校而言,在加强内部控制基础上强化财务风险管理工作能够从根本上提高高校对资金的使用效率和管理质量,有效降低财务风险,规避财务隐患。因此,民办高校在发展过程中应结合具体发展状况采取多样化措施,以保证财务管理工作有序展开及高校持续发展。