基于精益管理理念的企业会务工作研究

文/广西中烟工业有限责任公司 王冬梅 李才昌

党的十八大以来，从中央到地方都采取了一系列措施，着力精简文山会海。中央八项规定及其实施细则中明确指出要“减少会议活动”“控制会议活动的规模和时间”“提高会议活动的效率和质量”“严格控制会议活动经费”。同时，会议在企业生产经营工作中发挥着信息传达、沟通协调、解决问题等重要作用，在新形势下，如何做好企业会务工作，融进精益管理的理念，切实提高会议的效率和质量，是每一位企业行政管理人员需要思考的问题。针对以上问题，笔者结合自身工作的实践谈几点体会。

一、精益理念融入企业会务工作的意义

（一）是提升企业会务工作科学水平的现实需要。党的十八大以来，中央明确提出要“精文减会”，尤其要“提高会议活动的效率和质量”，明确了会务工作的新目标。精益管理理念是日本丰田汽车公司最早应用于生产系统的管理方法，取得了巨大的管理效益。目前精益管理扩展到企业管理的各个方面，也从原来具体的企业管理方法上升到战略管理理念。将精益理念融入企业会务工作，有效运用精益管理工具和方法，有利于提高会务工作质量和效率。

（二）是贯彻落实中央八项规定及其实施细则的必然要求。党的十八大以来，提出了一系列关于“精简会议”方面的新要求。这些要求，是企业行政部门组织开展会务工作的最高准绳，是必须要贯彻落实的重要任务。因此，企业行政部门在组织开展各项会务工作时，都应当严格遵守中央八项规定及其实施细则的要求，将这些要求贯彻落实到具体的会务工作中。

（三）是创新企业会务工作的有效途径。做好企业会务工作，必须要创新工作理念和工作方法。精益管理以问题为导向，结合实际进行创新管理，注重小事、细节、规范、标准，推进持续改进，彻底解决会务工作中的浪费问题。

二、推行精益会务工作的探索和实践

（一）严格计划，精简会议。1.编制会议计划。根据企业实际情况，在每年年初编制企业全年的会议计划，严格控制会议数量、规模和规格。可开可不开的会一律不开，能联合开、合并开的会不单独召开，能以电视电话会议形式召开的不开现场会。2.严格会议预算。对全年的会议计划产生的费用进行科学预算，通过严格的预算审查与批复之后再予执行，以实现各项资源的有效节约，减少不必要的支出，在简洁中突显隆重，利用有限的资金实现会务工作的最优化展现。3.全年要严格执行会议计划和预算计划，原则上不能出现超计划和预算的会议，如确实需要临时召开，则需履行审批程序后召开。

（二）超前谋划，做好筹备。1.把思考和工作做在会议开展前，即提前针对即将召开的会议，系统总结以往在相关工作中存在的不足，以问题为导向，统筹谋划会议服务保障工作要点。2.制定周密的会议方案。会议方案是会议组织安排的总纲，制定会议方案应提前征集各方意见，内容要尽可能详尽，可操作性要强。会议方案应包括会议主题、会议时间、参会人员范围、会议议程、工作分工、完成时间和具体要求等内容。3.按照年初的会议预算做好会议经费使用安排计划。主要包括场地费、资料费、办公用品费等，有时候在企业外部召开的会议还涉及住宿费、餐饮费等内容。会议经费的使用计划，应遵循节约、勤俭的原则，既要尽量缩减会议成本，又要保留一定的弹性以备不可预见性，严防铺张浪费。4.妥善细致准备会议材料。一方面是提前做好会议主题报告、会议议案、会议决议、领导人讲话稿等文字材料的起草工作；另一方面是按规范化、标准化的要求做好会议材料印制、复制工作，有时候需要按参会人员的人数做好会议材料的印制和装袋工作，并在会议报到时发放至参会人员手中。

（三）精细分工，明确责任。细节决定成败。会前的分工越具体越细致，在会议的执行中出差错的机会越小。1.任务上分好“责任田”。建立会议前准备、会议中配合、会议后反馈等主体模块，将各主体模块拆分为若干个二级模块，如文字材料、会议服务、公务接待、宣传工作，再将二级模块拆分为若干工作小模块，如迎送、用车、住房、会议、考察、用餐、媒体、个性化特色化服务等，明确和细化各个工作小模块的具体要求。2.运转上打好应急战。会前应认真制订会务工作突发事件应急预案，比如会议期间突发停电、话筒故障、人员健康等方面状况等预案，提前思考和明确应对措施，确保发生紧急情况时处置方法条理有序。3.细节上用好“显微镜”。在具体分工中，要尽量把每项工作细化，并安排相应的人员跟进和落实。每一项工作都应明确责任人、完成时间、工作要求，确保事事有人做、人人有事做。比如，需要有专人清点参会人数、有专人负责座次安排、有专人维持现场秩序、分发资料等。当然，这些工作也可以安排同一人负责，主要是确保每一项工作都得到落实。

（四）规范流程，标准实施。以高标准、高质量的会议流程为依据，以严谨细致的会务方案为准绳，将一些通用的、共性的工作按相应的工作标准固化下来，形成会务工作规范，实现标准化管理，提高工作效率。比如，将文字材料格式、选择考察路线、迎送陪同、食宿保障、会务服务、接待流程、外宣媒体、舆情管控等工作进行规范和固化，并及时根据新情况进行完善和优化，同时将各类操作规范装订成册，建立会务工作经验库，降低会务组织人员和服务人员的学习成本。其中，关于会务服务的标准流程，应包括如下内容：一是要明确会务服务人员的着装要求、礼貌用语和服务规范；二是要明确会议座次安排的标准和规范；三是要落实中央八项规定及实施细则的相关要求，会场不摆放花草绿植，不悬挂会标与宣传标语等；四是要明确餐饮食宿的标准；五是要明确会前检查的各环节注意事项，包括核对参会人员名单、座次安排、会议资料和用品、材料摆放顺序、电子设备、话筒音响等，尤其是对话筒应注意逐一检查调试，确保音效。如无线话筒，还应留意话筒的电池电量，最好是在开会当天更换新的电池，避免出现会议中途电量不够影响通话质量的情况发生。对于会议需要播放PPT的，应会前进行全文试播放检查，确保会议播放正常。

（五）精准落实，柔性服务。会议中的服务是整个会务工作的重头戏。会议前期的各项准备工作的质量和水平都将会议期间展现在全体与会人员的面前。所以会中要确保各项工作得到精准落实，并根据服务对象的不同特点，在服务中注意细节，加强沟通，在细节服务上下功夫，通过细致周到的服务，让参会人员从内心感受到尊重和礼遇。一是会议正式开始前，会务工作人员要组织参会人员签到，清点检查参会人员到位情况，并对会前五分钟还未到达会场的人员及时进行联系，督促参会人员准时到会；会务工作人员在会前应提前了解和熟悉座次安排情况，积极做好参会人员引导入座工作，保持会场井然有序；对于涉密会议，会务工作人员还需收集与会人员的通信设备，做好登记和保存工作。二是会议开始后，会务人员首先要认真做好会议现场服务工作，根据现场情况，及时调整空调温度、灯光照明、话筒音量等情况，并及时做好添茶续水、桌面垃圾清理等服务；其次要安排专人做好会议记录，必要时做好会议录音。三是要维护会场秩序，避免与会议无关的人员随意进入会场，或在会场附近喧哗。四是要确保在领导视线可以看到的范围内，以便有临时状况时及时响应。

（六）整理善后，及时高效。会议结束后，与会人员可以离场，但对于会务工作人员来说，还需要静下心来做好会后工作，做好最后一个闭环工作。一是要及时整理会场。会议结束时要及时回收重要会议资料、台卡、录音设备等物品，会议方案、签到册、文件、发言材料、讲话稿等收回后，要分类整理、立卷归档。对于涉密的材料要清点份数，检查是否有缺漏，确保完全回收。其他多余的会议资料则要销毁。同时检查会议桌椅，查看是否有物品遗落，有的话应及时联系相应人员归还物品。二是做好参会人员返程安排。根据会前掌握的人员返程信息，落实送行人员及车辆，安全细致做好送站（送机）工作。三是要及时起草会议纪要。根据会议情况及时整理和起草会议纪要，并分发相关部门和人员，确保会议精神得到及时贯彻落实，确保会议效果。

三、结语

会务工作是一项细而又细、实而又实，永无止境的工作。在现代会务工作中，精益理念的应用越来越被人们所重视和认可，会务工作人员应该深刻领悟、透彻理解精益管理理念的深刻内涵，将精益管理理念与会务工作实际紧密相结合，以严格认真、高度负责的态度来安排每一场会议，确保会议效率和质量，推动企业会务工作水平持续提升。