区块链技术在电子档案管理中的适用性和运用分析

文/株洲市自然资源和规划局 文璀灿

信息技术的快速发展为区块链技术的发展打下良好的技术基础，也为区块链技术与电子档案管理的结合创造良好的技术环境。区块链技术具有分布式存储数据、共同识别机制以及点对点传输等特点，因此可以对数据信息进行加密处理，在金融以及政府服务等领域得到广泛应用。电子档案信息同样具有高保密性，应用区块链技术对电子档案信息进行管理，能够有效提升电子档案信息的安全程度。

一、区块链技术特点分析

区块链技术可以看作是一种分布式的数据库，广义上来看是一种信息技术，即利用区块链结构生成一系列信息，用于验证识别之后生成的各类新数据信息，并且采用密码学的信息编码方式确保数据信息的安全性与可靠性。狭义上来看，区块链技术指的是一种链状数据结构方式，在区块链上每一个数据单元都是一个区块信息，并且这些数据区块能够依照一定的顺序进行编排，并且用密码的方式进行数据信息加密，从而确保信息的安全性。具体来看，区块链技术具有以下特点：

（一）去中心性。区块链技术的本质就是去中心化，在区块链结构中，各个节点之间的关系是对等的，数据信息的验证、存储与处理等环节并不需要依赖中心节点。整体来看，系统是以分布式结构运用，并且在各个节点的共同作用下，才能获取到相应信息。同时在区块链技术的支持下，数据信息的记录、存储以及修改等都需要得到整个区块的认可。

（二）不可修改性。在区块链技术的应用过程中，分布式的节点网络能够优先完成区块数据块中封存的数据信息，并且能够为区块数据的操作赋予一定权限，具体的操作使用无法修改。

（三）可追溯性。区块链是依照时间顺序以及密码学的编排顺序链接组成的链状结构，时间戳等使用有效确保每一个数据块的操作过程都有相应的数据记录，同时也能够被及时追溯，以确保数据信息的安全性。加之，分布式网络的架构使得每一个节点在使用过程中都能够完整保证区块链内部数据的完整与安全。

二、区块链技术与电子档案管理的适用性分析

电子档案是指利用信息技术进行档案管理的过程，体现在档案管理的载体以及档案管理方式两方面上。从档案管理载体层面来看，实现从传统纸质档案到电子存储方式的转变；从档案管理方式层面来看，电子档案极大提高工作效率，但是也存在一定的问题：在收集方面，如果档案部门仅收集电子文件相关的信息，就会导致大量电子文件背景数据信息即元数据信息的丢失。这些数据是用来描述文件的背景、内容以及相关过程的数据，有助于验证档案的真实性与完整性。在档案元数据的收集过程中，存在格式多样化、管理分散等问题。在保管方面，当前较多采用“双套制”，即纸质文件与电子档案共存。随着电子档案数据的逐渐普及，纸质档案逐渐成为电子信息的“硬拷贝”形式，同时也造成资源浪费、档案完整性缺失等问题。“单套制”逐渐成为档案管理的主要形式，但是其中也存在安全性的问题，如何有效解决电子档案管理中存在的问题，需要结合区块链技术的相关特点进行分析：

（一）区块链技术与电子档案管理之间的相似点分析。简单来说，电子档案管理是将档案信息放置到电子磁盘处进行存储保管，与传统纸质档案相比，提高档案的保管与查阅效率。也有部分研究人员认为，电子档案应该是在社会活动过程中，将信息输入计算机，再进行档案的分类整理，使其成为电子档案。与区块链技术相比，二者都具有存储信息的功能，虽然可能在数据信息录入、存储过程中的操作名称各不相同，但是其本质上来看都属于数据的处理操作，因而二者具有较高的适配性。

（二）区块链技术能够有效确保档案信息的安全性。在档案管理过程中最为重要的就是信息安全，电子档案管理的重要目的在于确保数据信息的安全性。而区块链技术则有效提高信息交换以及使用过程的安全性，工作人员在利用区块链技术查询信息时，需要利用算法进行多次识别验证，从而提高电子档案管理的安全性。

（三）区块链技术能够有效提高电子档案管理的真实性。电子档案信息的真实性来自区块链技术的不可修改性，从而确保电子档案不被非法篡改，在一定程度上能够保证电子档案信息的真实性。

（四）区块链技术能够有效确保电子档案的完整性。区块链技术能够将信息操作历史数据以及原始数据进行融合，避免电子档案在管理过程中出现原始数据与操作数据相分离的情况，有效保证档案信息的完整性。

总的来说，区块链技术在与电子档案信息管理的实际运用过程中，能够有效保障档案信息的安全性与真实性，从而提高档案信息的参考价值，提高管理工作效率，可以看出其与电子档案管理具有较高的适配性，能够提高档案管理工作的安全性与便利性。在操作过程中，工作人员也需要注意区块链的应用所带来的问题：如区块链所依托的大数据技术的应用增加工作人员筛选与保存信息的难度；区块链技术的发展可能会对档案鉴定工作产生一定挑战，使得档案鉴定工作面对更大的挑战与冲击等。因而在二者的相同作用过程中，研究人员还需要不断优化调整，从而确保二者处于相对平衡的状态。

三、区块链技术在电子档案管理中的运用发展

（一）强化对于区块链技术的认知。在区块链技术的应用过程中，工作人员需要充分认识到这项技术的真实性、可靠性优势以及技术所带来的隐私性、安全性等问题。同时在实际运用过程中，针对其中存在的问题不断进行优化调整，充分发挥区块链技术的优势特点。

（二）确保档案数据信息的完整性。在电子档案产生伊始，电子文件信息就与元数据相融，二者之间的关系密不可分。而区块链技术的应用能够有效避免元数据与原始文件相分离对于电子档案所造成的危害，确保其中所容纳的数据信息都是真实有效并且依据个人发展与需要所收集的数据信息。运用区块链技术能够确保电子文件在封存的状态下能够对其内存在的数据信息进行监管，有效提高档案管理的效率。

（三）打造电子档案文件生命周期管理模式。数据区块是区块链结构中的重要结构单元，依据其内容可以分为信息区块、数据区块、元数据区块等，区块链技术能够将电子文件中所容纳的数据信息应用于相应的主题之内，在一定程度上确保数据信息的真实性与可靠性。但是由于区块链技术自身的特性限制，电子文件内的数据信息在一定周期范围内都无法进行修改。

（四）打造电子文档在线服务模式。区块链信息技术依托大数据技术、非对称加密算法技术等，在一定程度上能够确保分布式网络节点之中数据信息在点与点之间的稳定传递。在分布式网络结构中，网络节点中的任一用户、任一IP用户都拥有公钥和私钥，其中公钥是用于加密计算与识别操作的，因而在使用过程中面向公众，能够公开使用的；而私钥则是用于解密与签章使用，能够将网络节点中所有的数据信息进行归纳处理，并且将这些数据信息全部导入一个节点之上，便于后期进行数据处理与操作。

在区块链技术的操作下，数据信息能够快速传递，并且在信息传递过程中双方公钥与私钥都能够使用，但是加密与解密的过程中，公钥与私钥是分开使用的。例如在人事档案的管理过程中，工作人员一般采用磁盘或者硬盘存储档案信息，但是这种档案存储方式具备一定的监管以及信息转移的难度。在所有档案信息进行集中处理的前提下，如果发生自然灾害以及其他事故，没有及时进行信息备份就会给档案信息管理造成极大损失，所有电子档案信息会全部丢失，无法确保档案信息的安全。加之部分档案管理部门当前所采用的是电子档案与纸质档案并行的管理模式，在纸质档案录入以及转移过程中也存在丢失以及损伤的风险，因而档案只能够保存在档案管理机构处授权使用者进行使用，其他人无法勘测档案的实际情况。而区块链技术的应用能够对电子档案进行长期、永久地保管，电子档案管理机构还会及时对电子档案进行更新与维护，确保其能够形成一个分布式档案管理网络，及时保存所有上传的档案信息，形成新的档案副本。同时还能够及时记录档案所有者的成长经历以及任职经历，使得档案信息更具有时新性。此外，其他人员无法任意篡改电子档案信息，提高档案信息的安全性与真实性。

四、结语

综上所述，本文主要从区块链技术特点以及概念出发，简要介绍区块链技术与电子档案管理之间的适配性，并简要探讨其在电子档案管理中运用的可能性。随着社会的不断发展，档案管理所涉及的内容与种类逐渐增多，传统的档案管理方式逐渐无法满足当前的利用需要，同时传统档案管理方式不能实现档案信息利用的最大化。而区块链信息技术的出现为实现档案信息管理提供思考的可能性，并逐渐推动档案管理效率的不断提高以及管理方式的不断优化。