县级干部人事档案工作问题之我见——以交城县干部人事档案工作为例

文/交城县人力资源和社会保障局 许晓宇

一、干部人事档案的重要性

干部人事档案是组织、人事管理活动中形成的，记录个人德、能、勤、绩的档案材料。干部人事档案从履历、自传、考核、学历学位及专业技术职务、政审、党团、表彰、惩处、工资任免及其他材料保证真实准确、全面规范、鲜活及时地反映干部个人学习经历、工作经历、现实表现、政治站位、奖惩情况及社会关系等方面情况，以期在选拔任用干部、政治审查、考核人才、退（离）休等方面提供服务。

二、理论意义

（一）干部人事档案数字化的理论意义。干部人事档案数字化是利用计算机先进技术，将纸质载体的干部人事档案转化为数字文本，并以特定的形式存储及提供利用，确保与纸质档案一致，保证数字档案真实完整、安全可用。干部人事档案服务周期长，受保管条件、纸张因素、所用颜料等外部因素和频繁查、借阅的内部原因双重影响，经年累月，原始档案纸质变得脆弱易损。由此干部人事档案的数字化应运而生，降低原始档案的利用率，实为保护原始档案不受损害，进而延长服务年限。

（二）干部人事档案政策培训的理论意义。档案业务培训是提高档案人员业务理论和专业技能水平的有效手段。档案培训工作要适应新形势，及时调整工作思路，创新教育方式，更新培训内容。通过积极的干部人事档案工作培训，能够深入贯彻执行《干部人事档案工作条例》，传达落实中央、省、市各级干部人事档案工作会议精神，便于各管档单位深入了解当前档案工作形势，查找自身档案工作问题，及时学习更新工作方式，提升档案管理人员的理论水平和业务能力，着眼真实准确，把档案审核好管理好；提高服务效率，坚持有效用档，做好档案信息资源的开发与利用工作。

（三）干部人事档案收集环节的理论意义。干部人事档案收集环节是干部人事档案工作的基础环节。收集干部档案材料，充实干部档案内容，为组织历史地、全面地考察了解和正确选拔、使用干部提供依据，是干部档案工作的根本任务。扎实做好干部人事档案收集，才能更好地开展下一步工作。

干部人事收集工作的质量直接关系到档案发挥作用的大小，影响到全面、客观地了解使用干部。干部人事档案材料收集工作要求：档案材料内容必须真实准确、材料数量必须丰富、材料来源必须可靠、材料必须完整系统、材料收集归档必须及时。收集归档工作要做到随办、随收、随审、随归,从而保证干部人事档案的完整性、真实性、及时性、规范性。

（四）干部人事档案专项审核的理论意义。干部人事档案专项审核工作近年来层层开展，各组织人事部门对保所管干部人事档案逐一审核，进行“三龄两历一身份”认定，除所保管干部人事档案外，干部人事档案工作要求“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”，即对提拔、录用、调动、人才引进、军队转业的干部，严格按照政策要求，及时规范做好干部人事档案审核。

为推动专项审核工作常态化、制度化、规范化，档案工作人员要认真把好材料真实关、审核认定准确关，巩固审核工作成果，推动干部人事档案工作制度化、科学化、规范化。

（五）建设专业档案人才队伍的理论意义。建设档案强国是对新形势下推进档案事业进入新境界，适应建设社会主义文化强国的必然要求，也是对档案工作者的新要求，新期待。建设档案强国，必须有强大的专业人才队伍。组织人事部门应当选配政治素质好、专业能力强、作风正派的干部从事干部人事档案工作。

三、存在的问题

（一）干部人事档案数字化范围窄。以交城县为例。交城县委组织部、人社局、教育局三家主体管档单位及其他相对规模较小管档单位，仅交城县委组织部开展干部人事档案数字化工作。究其原因：其一，县级财政紧张，数字化涉及资金数额较大，审批困难，仅能优先县委组织部档案数字化；其二，归口县委各单位干部及副科级（含）以上领导的干部人事档案较受重视，而归口县政府各单位干部或非领导干部人事档案未受到各级足够重视。

（二）干部人事档案政策培训不及时。针对县级干部人事档案工作的培训较少，多采取集中授课形式，与上级单位沟通少，无定期培训，与兄弟单位之间的沟通交流少。培训只是相关政策学习的开始，不应仅对干部人事基本信息认定和日常管理业务知识进行培训，而未在政策落实后，开展集中答疑。这就导致对干部人事档案管理政策的理解不到位、不透彻，甚至难免有闭门造车之嫌，同时对上级单位、兄弟单位的优秀做法、宝贵经验不能及时学习，以致多走弯路，耗费人力物力财力。

（三）干部人事档案短缺材料收集困难。档案材料收集环节是干部人事档案工作的基础。干部人事档案短缺材料情况统计反馈各单位后，反响小，配合差。其一，各单位不重视，未督促干部及时补充材料；其二，干部个人不重视，未认识到干部人事档案材料齐全的重要性；其三，作为平行单位，并无权限要求各单位积极配合，全凭自觉。综上所述，导致干部人事档案短缺材料收集困难，工作滞后。

（四）干部人事档案专项审核“回头看”工作进程缓慢。干部人事档案专项审核涉及众多历史遗留问题，牵涉人数广，问题纷繁，多数问题集中在出生时间、参加工作时间、学历、工作经历、干部身份五个方面。原因如下：1.年代久远。涉及出生时间的户籍材料及佐证材料、涉及学历的原始招聘及分配材料、涉及工作材料的原始考核及工资材料、涉及干部身份的分配文件等因年代久远、间隔时间长导致查找难度大。2.关联范围广。出生时间的查证与公安部门关联；参加工作时间、工作经历与各单位关联，学历与教育部门关联，久远干部身份的证明与各级人民政府关联。这就需要各级各部门高度配合。3.变化内容多。时隔多年，现在解决的实为历史遗留问题，经办管理相关人员变化大，有的已离开原单位或已退休，工作政策变动大，工作交接是否规范，单位已撤销或合并，材料或已销毁等等使得查证过程缓慢进行。

（五）档案工作人员积极性不够。1.思想负担重。作为一名干部人事档案管理员，责任重大，不仅要对干部人事档案进行合理合规保管，而且对干部出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、学习经历、干部身份等涉及干部切身利益的认定要慎之又慎。2.人手不足。档案工作不仅有常规业务性工作，更有专项性工作。两项工作均耗时耗力，又要认真细致，这就要求干部人事档案管理员在效率高的同时，要保证准确率。（1）业务性工作繁杂：干部人事档案的收集、整理、鉴定、编码、装订、归档、排架工作；提供查借阅服务；接收职称考试、后取学历、劳动合同、党员材料等零散材料并入档；审核并接收新调入人员干部人事档案；转递辞职调动干部人事档案等等。（2）专项性工作要求高。干部人事档案专项审核工作要求严，耗时长，工作量大，却面临档案专职人员少的问题。长此以往，面对繁琐工作，疲于应对日常工作，无力钻研更高效率档案工作方法。3.职称问题。县级档案人员副高职称评审困难，针对副高职称评审所需业绩，对于县级档案人员难度大，并且利好文书档案管理人员，对干部人事档案人员更是难上加难。

四、措施

（一）联合行动，持续发力。针对数字化范围窄、政策培训不及时、干部人事档案短缺材料收集困难、人手不足、干部人事档案审核缓慢问题，涉及大额财政资金拨付、上级部门组织培训和宣传教育、各级单位提高档案认知，组织专职化档案员招聘等，非各管档单位能以一己之力解决，而需各级各单位切实树立档案意识，明晰干部人事档案的重要性，将各管档单位干部人事档案数字化提上日程，上级及时开展干部人事档案培训、经验交流会，各单位切实提高配合度、保障档案材料及时完整收集，引进专业化档案人才等，联合发力，久久为功。

（二）自我提高，立足服务。针对档案管理人员积极性问题。众所周知，在机关事业单位从事干部人事档案管理工作，政治面貌必须是中共党员。对这一条硬性规定，从最初的不解到认识到认同。因为只有合格的中共党员，在具备一定的政治素养时才会高度重视干部人事档案。

五、结语

档案的原始记录性、保密性等特性，要求档案管理人员守纪律、讲规矩、知敬畏、存戒惧、守底线，习惯在受监督和约束的环境中工作生活。作为一名档案管理员，应着力解决工作标杆不高的问题，立足本职，潜心学习、思考，开创性开展工作，提高业务水平，加强履职能力，积累工作经验，沉淀知识内涵，创造业绩，练好看家本领，用创新的思维和办法应对解决工作中的新情况、新问题，以更好地服务社会。