国有企业财务档案管理信息化分析

文/中陕核工业集团公司 张爽

近年来，我国国有企业正在不断完善财务档案管理模式，在很大程度上改变了档案管理的环境和对象，也在不断对财务档案管理提出更高的要求。财务档案包括会计账簿、财务报告等重要资料，如果无法有效保管这些资料，很可能对国有企业正常发展产生影响。但是，现阶段很多国有企业还没有完全实现财务档案管理信息化，依旧有诸多问题存在，所以应该及时解决这些问题，使财务档案信息化管理工作拥有更高的质量和效率，能够更好地服务于国有企业发展。

一、国有企业财务档案信息化管理存在的问题

国有企业的财务档案包括会计核算资料和财务管理资料，其中前者为会计活动和财务管理中直接形成的财务报告、会计账簿、会计凭证等，后者为上级部门下发的会计法规、制度、文件等，具有重要的法律意义和经济利益。现阶段，国有企业财务档案信息化管理主要存在以下问题：

（一）缺乏先进的财务档案信息化管理理念。个别国有企业过于重视生产端和销售端，不够重视后勤端的财务档案管理工作。通常情况下，传统的财务档案管理都是以人工的方式整理和储存档案，并且这些档案大多为纸质档案，对存放空间具有较高的要求。另外，在查找使用时需要的时间较多，财务档案使用效率较低。现阶段国有企业在管理财务档案时，仍然在使用较为粗放的管理模式，没有实行统一管理。在进行管理时还没有完全实现企业内部财务档案管理体制统一，缺乏规范的档案储存和使用要求，国家相应的法律法规建设也不够完善，无法为财务档案管理工作提供有效指导，无法对管理人员行为进行有效约束。由于领导不够重视财务档案信息化管理，导致员工对财务档案管理有所忽视，加大了管理过程中出现问题的概率。

（二）国有企业缺乏专业的财务档案信息化管理人员。在很多国有企业中，并不是由专业人员负责财务档案管理，甚至很多财务档案管理人员是聘用制员工或老员工，缺乏基本的计算机基础、财务档案管理基础以及职业责任心，导致在进行档案管理时经常出现问题。现阶段国有企业也在积极改革人事制度，大多存在较为频繁的人员变动，想要将具备相应素质的人员调转到财务档案管理工作中具有较大难度。财务档案管理工作对管理人员的专业素质具有较高要求，不但需要具备较强的财务知识，还需要掌握档案管理知识和计算机知识。现阶段国有企业培养这种全方位素质型人才的力度还不够，管理人员专业知识存在较大的差异性，对顺利开展财务档案信息化管理工作产生不良影响。

（三）没有合理运用财务档案信息化技术。国有企业财务档案信息化管理是一项复杂且细碎的工作，需要工作人员具备较强的工作能力和责任心。现阶段，国有企业财务档案管理工作运用的信息技术有限，大多仅仅能满足接受与保存文件的要求，导致收集、整理、保存信息的工作相对滞后，对利用、编研以及开发档案产生影响。想要实现财务档案管理信息化，需要每位领导和工作人员对其重要性形成正确认识，并且在财务档案管理工作中利用信息化技术提升质量和效率。现阶段，很多国有企业的主观能动性不足，在实现信息化的过程中处于被动接受状态，很多领导和员工不会积极地进行自主学习，阻碍了财务档案管理信息化进程。

二、实现财务档案管理信息化的关键流程

实现财务档案管理信息化需要将先进的信息技术融入日常财务档案管理工作中，从而实现档案信息传递、接收、利用和储存一体化，在企业内部有效共享档案信息，使档案管理更加科学、便捷、高效。

（一）应该完成财务档案信息平台的构建。在财务档案管理信息化过程中首先应该实现档案信息数字化，只有以此为前提才能有效开展其他工作。信息系统需要及时完成动态财务数据采集，生成和整理相关财务信息，实现各类信息标准化、规范化，最终转变为数字化。以财务档案数字化为前提，可以根据财务档案的类别完成相关数据库的建立，为档案查找和利用提供方便。

（二）应该科学应用财务档案信息。财务档案的价值实现主要在于利用，而实现财务档案管理信息化能够为充分利用财务档案信息提供有利环境。财务信息通过网络收集、传输、整理，定性、定量分析，最终被财务人员、各级领导、决策部门运用，能够使企业的财经政策和财务状况得到直观反映，提升国有企业决策质量和决策水平。

（三）需要完成财务档案信息安全系统的建立。在实现信息化的同时，也应该充分重视信息系统的安全性。国有企业财务档案管理信息化系统必然会存在较广的范围和较大的信息量，更应该充分重视信息安全工作。在实现财务档案管理信息化后，应该对破坏、修改、盗取数据信息的行为进行有效预防，完善网络信息安全。

三、加强国有企业财务档案管理信息化建设的策略

（一）充分重视财务档案管理信息化工作。国有企业领导的重视和支持是实现财务档案管理信息化的重要前提，所以需要领导对财务档案管理的重要性形成正确认识，将其作为企业日常管理工作中的重要内容，整体规划，从资金、设备、人力等方面给予支持，并且由于财务档案管理信息化工作需要部门领导长期坚持，确保持续有效地开展财务档案信息化管理工作。

（二）对高素质档案信息化管理人才进行培养。与其他工作相同，财务档案信息化管理工作同样离不开专业人才的支撑。随着信息时代的到来，在很大程度上改变了财务档案管理工作的形式和内容，不仅对管理人员的档案管理素养提出了更高的要求，还需要具备信息化知识储备与技能。通过分析当前的财务档案信息化管理工作可知，需要熟悉档案管理和财务知识的高素质人才负责档案资料的收集、整理，需要专业计算机人才负责软件开发与网络维护，所以国有企业想要实现财务档案管理信息化，必须建立一支复合型高素质人才队伍。在实际开展工作的过程中，国有企业应该加大培训财务档案管理人员的力度，进而使管理人员具有更高的知识水平和业务素质，帮助管理人员及时了解和掌握新理论、新知识，更好地满足财务档案信息化管理工作需求。同时，国有企业还可以利用外聘人才的措施来提升财务档案管理人员的整体水平。

（三）对信息档案管理制度建设进行完善。与传统档案管理模式存在差异，财务档案信息化管理在进行操作时如果不能根据规范的流程进行操作，很容易导致档案信息泄漏的情况出现。国有企业财务档案涉及企业的经济信息，如果泄漏，会对企业造成严重影响。所以，企业应该对信息档案管理制度建设进行不断加强，从而使财务档案管理中的信息危险得到有效避免。电子档案管理需要配备完善严格的安全措施，从而使信息失真的隐患得到消除。国有企业应该严格管理内部读取和使用电子档案系统的权限，并且将相关的责任落实到个人，使财务档案信息化管理工作更加规范。

（四）对基础设施建设进行完善。财务档案管理信息化基础设施建设主要包括软件环境建设、硬件环境以及网络环境。软件基础设施在实现财务档案管理信息化的过程中处于重要地位，是有效传输、共享、交换财务档案的基础，所以，国有企业应该根据自身的实际状况对财务档案信息管理系统进行定制，在这个过程中需要与专业的财务档案信息管理系统开发企业合作，从而降低系统使用过程中的风险。除了加强软件基础设施建设外，国有企业想要加强财务档案管理信息化建设，还必须做好相关硬件设施的配备和更新，不断提高档案管理信息化水平。另外，应该对财务档案信息网络进行完善，实现各项工作网络化，更加充分地利用财务档案信息。

四、结语

综上所述，对于国有企业来说，财务档案管理工作非常重要，必须加强财务档案管理信息化建设。在这个过程中，国有企业可以从基础设施建设、制度建设、人才队伍建设等方面入手，更加全面地收集和利用财务档案信息，推进财务档案管理信息化进程。