纪念馆藏品档案管理现状及措施探析

文/兰州战役纪念馆 王丽娟

一、藏品档案的内涵

（一）藏品自身档案。纪念馆藏品档案主要涵盖了以下几个方面：1.藏品入馆的初始单据，涉及藏品收购、捐赠等收据，藏品寄存和出借的单据等。2.纪念馆藏品来源的原始记录，这部分档案主要是藏品在流转中形成的录音材料、文字说明以及研究报告等。3.藏品自身属性原始记录，主要是藏品的总登记账目、专业鉴定意见、藏品目录、藏品保护以及修复档案、藏品进出库凭据或者手续等，另外，还有与藏品相关的音频和图像文件等。

（二）与藏品相关的其他档案。1.藏品展出记录。藏品展出记录主要是藏品的装箱单、展出目录以及点交册、藏品展览会场的图像资料、展览的陈列方案等，另外还包括专业学科人士、社会媒体对藏品展览的报道资料等。2.藏品提用凭证。该档案主要是藏品展览过程时的提取清单和外界的收据，同时还有领导签署的意见文件。藏品外借，需要保存藏品的原状和使用的图像及文字记录资料。3.藏品修复记录。各级管理人员签署的藏品修复意见，藏品的具体修复措施和存放环境，修复采用的药剂数量和名称的文字记录，藏品修复前后的实物照片等资料。4.藏品注销凭证。藏品注销过程中产生的注销原因以及领导签署的意见材料等。

二、纪念馆藏品档案管理现状存在的问题

（一）藏品档案管理人员素质不高。随着我国国民生活水平的提高，国内纪念馆及博物馆的人流量逐年增加，纪念馆的管理和维护压力稳步提升，并且纪念馆作为公益性场所，没有其他收入来源，而藏品在陈列和维护的过程中，需要产生巨大的费用，特别是藏品的引进、维护、展出以及研究等，需要投入一定的经费，使得纪念馆的资金常年处于紧张状态。因此，为了节约开支，优化纪念馆的经费投入比例，领导往往会通过精简人员来达到目标，而纪念馆藏品档案管理则需要大量的人员才能完成，减少档案管理人员必然会导致藏品管理工作质量下降。通过调查发现，一些纪念馆藏品管理工作岗位是兼职类型，通过招聘没有管理经验的社会兼职人员完成，或者由纪念馆其他部门的人员兼职完成，这种藏品档案管理无法满足档案管理实际工作需求，导致管理水平和质量不高。管理人员的整体素质不高导致纪念馆藏品档案管理工作出现问题。

（二）档案信息收集困难。藏品档案信息收集是纪念馆藏品管理的基本任务之一，尽管这项工作难度不大，但是实际操作面临诸多问题，存在重重困难。首先，纪念馆的藏品种类较多，藏品需要记录的档案信息较为复杂，在当前纪念馆藏品档案管理人员素质不高，人员严重不足的情况下，搜集藏品档案信息的工作量相对来说非常大，其他部门的兼职人员在满足本职工作情况下，很难再投入大量的时间和精力来收集档案信息。其次，由于人员的文化素养不高，对纪念馆藏品的了解程度不够，也容易忽视藏品的重要信息，从而导致档案信息不匹配的问题，同时由于各部门之间沟通问题，采集档案信息出现不配合的情况，造成了藏品档案信息整理面临巨大的压力和麻烦。最后，藏品档案信息收集中还涉及专业的研究工作，相应的研究人员对各自的工作资料存在保密问题，涉及某藏品的课题、科研等资料是私人财产，不会轻易交给纪念馆档案管理部门。另外，档案信息收集完成后，在没有专业妥善保管时，也容易造成资料遗失或者损毁的问题。

（三）硬件设施不够完善。纪念馆基础硬件设施不全，管理设施作为档案管理的基础，在缺少必要管理设施和设备的情况下，导致很多藏品档案管理工作都无法进行。目前来看，由于纪念馆藏品档案管理工作受重视程度不够，相应的管理硬件设施投入不足，管理工作效率不高，造成了一定的恶性循环。比如，某些纪念馆的档案信息管理室设置过于简陋，档案室环境不满足档案保存的要求，特别是个别纪念馆将档案室设置在底楼或者顶楼，阳光直射或者漏水问题严重，环境湿度和温度导致资料加快发霉和腐烂，档案出现损坏，进一步增加了档案信息收集压力。

（四）理论制度严重缺失。藏品档案管理制度缺失，与一般的企业档案管理不同，藏品档案管理具有其特殊性，档案管理工作必须要规范化、高效性和合理性，要基于明确的工作制度流程和标准，但是目前管理人员的文化素养不高，人员较少，不同的纪念馆存在差异性，国家层面上很难出台统一规定，无法建立统一的详细制度规定。所以，目前国内多数纪念馆还没有形成各自的档案管理技术文件，档案管理还是沿用传统的管理方式，使得藏品管理质量不高。

三、提升纪念馆藏品档案管理水平的措施

（一）重视专业人才引进。藏品档案管理是纪念馆其他业务的基础支撑，能够发挥重要的作用。特别是文物的征集、藏品陈列以及藏品管理等，合理应用藏品档案文件能够极大提高纪念馆整体工作效率，所以纪念馆领导层需要充分认识到这个问题，对藏品档案管理工作要给予足够的重视。因此，需要大力引进专业档案管理人员，并且在人力资源上给予藏品档案管理足够的支持，从根本上提高藏品管理工作的专业性。具体来看，纪念馆要合理调整藏品档案管理的工作制度，建立专门的藏品档案管理部门，已经存在档案管理部门的需要优化人员配置，设置细化的工作岗位，将具体管理工作任务安排到个人，实行个人负责制度，专人专项管理档案文件。另外，在档案管理人员待遇方面要适当提高，吸引优秀的管理人才，打造高水平的藏品管理队伍。

（二）数字化档案管理措施。当前数字化技术充分发展的背景下，各行各业都开始运用数字化技术。对于纪念馆藏品档案管理来说，实际上是对信息的管理，所以采用数字化管理理念和方法能够极大提高管理工作效率。通过将纪念馆藏品录入信息系统，通过基本信息、音频以及文字元素等，多方面记录和解释藏品。通过数字化系统建立，可以动态管理藏品档案，使得藏品信息管理更加便捷和高效，同时还能与国内其他纪念馆档案信息进行共享。利用计算机程序对藏品进行分类管理，以电子借阅卡的形式获取藏品档案的纸质或者电子版信息，特别是藏品档案的电子信息，不会出现遗失或者损害，借阅人员可以自主完成，极大解放了工作人员。另外，为保证信息安全，还需要备份电脑系统中的档案信息。

（三）优化硬件基础设施。目前，国内纪念馆的档案管理工作尽管有信息化和数字化的发展趋势，但是主要是以传统的管理方式为主，不管是纸质档案文件管理还是数字化和信息化的档案管理，都需要配备相应的硬件设施。对于纪念馆来说，要充分发挥藏品档案管理的作用，则需要强化提升现有的基础硬件设施。比如，通过暖通专业化设计，保证藏品档案管理室的温度、湿度、洁净度等，保证特殊文件在存放中不会出现损坏和变质，档案室的消防安全和用电安全要进行严格监控，有条件的纪念馆可以实现智能化管理，大幅度提高档案管理的硬件水平。

（四）加强档案管理机制建设。档案管理要结合传统和现代两种方式，单独使用任何一种管理方式均不能满足实际需求。所以目前纪念馆要建立一种较为完善的档案管理机制，将两种管理方式有机结合，为藏品管理工作提供必要的保障，打造纪念馆藏品管理工作的标杆，管理机制建设需要从多个角度和方面考虑问题，充分体现以人为本的原则。具体可以做到如下几点：1.将藏品管理工作细化为各个部分，安排具体的人员负责具体的内容，增强管理人员的责任感。2.不定期抽样检查，将现有的纸质档案内容与数字化档案信息进行对比分析，总结两者之间的差别，确认当前的档案是否存在问题，从而判断藏品管理工作是否存在漏洞。3.及时回访藏品借阅人员，了解藏品借阅长期不归还的原因，并且进一步在管理机制中纳入奖惩条例，对于损害藏品档案的人员进行处罚。

四、结语

纪念馆的藏品档案管理工作是一项非常重要的工作，但也是一项容易被忽视的工作，必须从根本上引起重视，提高纪念馆藏品管理人员的管理意识，才能做好纪念馆藏品档案管理工作。在新时期背景下，纪念馆藏品管理要探索符合现代化管理的模式，立足于传统管理方式，采用信息技术协同管理，提高纪念馆藏品档案管理的水平，服务于纪念馆藏品档案管理的各个环节，从而实现纪念馆藏品管理的精准性。