办公室秘书公文写作方法探析

文/西藏职业技术学院 张舒

在职业院校中，公文属于一种十分常用的文体。立足于广义的角度进行分析，公文指的是全部公务文书，只要是对公务活动内容进行反映的，可以在公务活动之中展现出一定作用的书面材料，均能够融入公文概念中。而就狭义方面而言，公文是指《党政机关公文处理工作条例》中提到的十五种公文。此类公文就内容而言，属于专门为处理公务活动而写作的，存在着较为固定的体式，属于程式化较高的一种文体。同时，公文属于传达与贯彻党和国家方针政策，联系与处理公务的工具。所以，拥有良好的公文写作能力，是职业院校办公室秘书需要具备的基本素质之一。要想促进公文写作能力的提升，需要将思维能力、经验水平以及综合素质作为立足点，经常性进行练习，掌握好公文写作规律，如此能达到熟能生巧、妙笔生花的境界。

一、公文写作的类型以及要求

公文存在着法律效应，通常代表书面命令，和组织机构内部、行政命令等相关，并包含管理工作，需要管理人员采取公文方式，下达管理命令。就广义角度进行分析，主要涉及不同层级党政机构、公司阶层、事业单位运用的书面通知。结合当前管理状况而言，管理相关组织时，经常需要撰写公文。对公文进行创作时，需要结合写作类型，区别对待，表达支持、反对等观点。

另外，职业院校办公室秘书具体写作公文的过程中，需要严格遵循国家政策方针以及学校相关规定。同时在写作前，需要对国家有关政策进行深入的理解，坚定政治立场。对于公文写作内容，需确保真实、可靠，确保写作内容给人一目了然的感受，并条理清晰地对内容进行表述。并且，需要明确标记人物、地点和引序等。在文末，需要将写作时间精确到年月日。

二、职业院校办公室秘书公文写作能力现状

结合现阶段职业院校办公室秘书公文写作现状进行分析，在公文写作能力方面主要表现为以下三点：

（一）过于重视格式。部分秘书人员在写作公文的过程中过于重视格式，甚至将其作为写作根本，立足于表面进行分析，正确掌握公文格式固然重要，但满足格式要求属于较为浅层的写作能力，更需要关注的是公文内容的学习与训练。

（二）寄望于培训。部分秘书人员将增强公文写作能力寄托于培训活动，但公文写作最重要的是实践，想要在短暂的培训中大幅度提高写作能力是不现实的，因为写作能力无法进行直接培训，需要自身反复进行实践，才可以逐渐形成与巩固。

（三）依赖模仿。根据学校以前发文的惯例，进行仿造加工，能够在一定程度上熟悉公文规范。若单纯依赖惯例开展写作，不对公文有关的规范性进行了解，极易出现不规范的情况。

三、职业院校办公室秘书公文写作方法和技巧

（一）明确各类公文的特征和写作要点。职业院校办公室秘书需要负责的公文类型较多，并且不同部门、业务等在公文特点与写作要求方面会存在差异，格式不同的公文在运用范围上也有差别。所以，创作公文前，需要熟练掌握不同类型公文的特点以及运用范围，结合具体状况选择适宜的格式进行撰写。就公文种类而言，主要涉及决议、决定、命定（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等，它们性质均不相同，且存在特定适用范围，秘书需要结合自己以及受文者来选择相应的公文类型。具体写作时，需要将国家相关政策作为基础，确保整体写作拥有鲜明、坚定、正确的政治立场，并保证内容的真实性、可靠性，对工作状况进行准确反映。公文中涉及的人物、位置以及数据等，均需要真实，并在公文末尾写明写作时间，精确到年月日。另外，结合相关规格对公文进行写作，并且过于重视公文的格式，这样会使得公文写作出现僵化的情况，导致文章内容拘泥于形式之中，不具备实用价值。

（二）积极搜集资料，善于参考借用。公文在写作的过程中，在时限性方面的要求极高，因此为了能够在规定时间内创作出良好的公文内容，职业院校办公室秘书需要在日常工作中不断积累各类资料，进而夯实公文写作的基础。在公文应急写作的过程中，若平时未积累写作资料，那么就会出现无从下笔的情况。作为公文的主要撰写人，办公室秘书需要形成收集各类资料的习惯，以备不时之需，例如遇到和公文写作相关的事情与问题时，要留心观察并记录，保存好已经收集到的资料，做好分类整理，进而建立起一个小型资料库，久而久之，能够对公文写作提供极大的帮助。做好平时积累只是为公文写作打好基础，使其有所保障，而在公文写作时，还需要进行即时搜集，从而促使公文快速完成。

（三）明确行文目的，确立公文主旨。公文写作属于应工作需要，并解决实际问题而制发的，因此写作拥有明确的目的性，这也是公文写作的主要动力所在。因为目的性的存在，让其能够自然形成公文主旨，并制约写作的各个方面。对此，明确公文写作的目标以及主旨，再去下笔行文，就会容易许多，若仓促成文就会在目的与主旨不明确的前提下，出现无从下笔的情况。对公文写作主旨进行明确的过程中，和领导意图之间存在着紧密的联系。一般情况下，公文属于在领导授意的情况下进行写作的，职业院校办公室秘书需要将领导意图作为写作的基础，所以领导在讲话的过程中，要认真进行倾听，做好记录，并理解和分析领导讲话的重点，根据具体状况和需求，围绕这项工作及中心工作、全局工作的相互联系，做到心中有数，将领导意图与实际工作相结合，从而确定行文的主旨。有效保证主旨的针对性和实用性。

（四）提前构建写作框架，理清文章脉络。要想流畅自然地对公文进行撰写，职业院校办公室秘书需要在脑海中对基本写作框架进行提前构建，以便于在明确公文类型、主旨之后，理清公文的写作脉络。每种类型的公文均属于结合相似、固定的思路进行写作的，所以结合这些规定的写作思路，建立与之相应的写作框架，方可便捷、高效地开展公文写作活动。以告知类公文为例，其写作思路通常为“是什么—为什么—怎么做”，即在具体写作的过程中，需要先对写作对象进行明确，然后阐述其存在的相关问题，再分析引起问题的原因，最后提出针对性的解决方式。总结报告类公文思路为“工作成效—存在的具体问题—解决的具体措施”，即先对本阶段工作绩效进行总结，并汇报业绩，然后对当前存在的问题进行分析，结合问题制定相应的解决方式，最后再进行工作部署。由此可见，不同公文的写作在思路方面均不相同，职业院校办公室秘书需要结合公文写作类型，在写作前将思路理清，确保文章能够按时高效地完成。

（五）灵活运用公文惯用语。要想完成一篇质量高的公文，需要在写作中对公文惯用语进行灵活运用，进而需要办公室秘书拥有良好的语言表达能力，但公文写作与创作文章在本质上存在着差别，公文写作时间较短，需要准确进行表述。并且，秘书在具体写作时，无法对某些语句进行长时间的斟酌，应做到下笔成章，因此对秘书公文写作能力有着较高的要求，日常写作积累属于必不可少的，这样才可以确保秘书在写作时可以正确使用公文惯用语。就公文惯用语而言，其属于具有模式化特点的语言表达方式，出现在其他问题中，会显得十分突兀，而在公文写作中，其属于不可替代的内容之一。就公文的主旨、写作目的、思路和结构模式等相关因素而言，公文写作中的惯用语，除了能够简单明了地对公文意思进行表达之外，还能够降低秘书写作公文的难度，增添公文的简洁性和庄重性。比如，在写作公文的过程中，运用“敬请批复”“来函收悉”等相关惯用语，尽管其属于文言词句，但在我国公文中十分常见，除了让公文写作与我国语言进行深度融合之外，还对公文写作的语言表达进行了简化，如对其予以变动，就会出现词不达意的情况。以“特此函复”公文惯用语为例，若通过其他语言进行代替，就难以通过简洁的语言将其含义表述出来，以上多种情况充分显示了公文惯用语的特色和优势。

四、结语

综上所述，在社会迅速发展的背景下，公文写作在实践工作中发挥着关键作用，公文写作过程需要实现主题的职能性、表达的简洁性、材料的真实性、结构的逻辑性、格式的规范性等，因此研究其写作技巧与方法，意义重大。就公文写作技巧与方法而言，是在长期实践中不断总结与归纳出来的，并非凭空想象，其除了存在规律性之外，还拥有规则性。对职业院校办公室秘书进行适度的指导，使其写作能力得以提高，有利于更好地完成公文的写作要求。