提高公文写作水平的有效路径探讨

文/福建省烟草专卖局 周璐怡

公文往往和社会的各个层面都有所关联，不仅含有真实的信息，而且通过文章的形式向外界传递事物的真实。通过这种方式，对表面现象进行分析，并在此基础上总结出规律；对不足之处进行揭示，并提出整改或解决的方案；对矛盾进行剖析，通过联络各方的方式对矛盾进行协调处理；对工作提出要求或进行总结，并寻求新的合作机会。公文不仅向人们传达着真实的信息，而且还为后期的实践提供指导。所以，公文的语言不仅充满着理性，而且反映着客观的真实。本文从内容美、语言美、结构美、材料美四个层次分别阐述了公文写作的实用美，以便读者更好地理解公文写作的美感。

一、公文承载的事理事实赋予其内容美

（一）内容的实用美和威严美。公文最大的特点是在工作中非常实用。和小说、散文等不同的是，公文所陈述的内容往往和日常岗位工作息息相关，且大多会对工作具有指导性和引导性的作用。公文书写的目的非常明显，就是为了指导、部署和落实相关工作。其制发是在工作需要的基础上进行的，所以工作的针对性很强。在应用文体中，公文的实用性最为明显，往往是对事物真实的表达，同时也反映了对事物分析和解决的理性态度。公文是因公务而写，所以在撰写时务必做到真实，以便后期指导工作。

（二）内容的鲜明美和单纯美。主题就像是文章的眼睛，通过眼睛可以看到一个人的心灵，可以看到一篇文章的内在思想。文学作品中的主题，需要对文章的内容进行揣摩，通过不断揣摩，才能体会文章主人公或作者的真实意图。但往往这样的理解并不一致。因为看到的虽然是同一个主题，但每个人的揣摩不一样，导致在分析问题的过程中形成了不一样的观点。公文的指导性和引导性作用非常明显，如果也像文学作品一样，让看到公文的每个人进行揣摩，那势必会形成不同的观点，从而给工作的具体落实带来困难。所以，公文的内容在表达上一定要做到清晰明确，切不可让人猜不透。

（三）内容的规范美和严整美。公文通常是在党政机关内部使用，如果没有固定的行文结构和制发流程，就无法通过公文提高相应部门的工作效率。只有将公文的行文格式、制发流程等进行统一规定，才能让相应部门在最短的时间内，对公文相关内容和要求进行了解，从而更加高效、准确地落实相关工作。这样一来，不仅体现了公文的规整美，而且还体现了公文的权威、高效、实用等特点。

二、公文金字塔结构呈现的实用美

（一）公文的金字塔结构便于读者迅速掌握。倒金字塔式结构便于受众迅速掌握全篇之精华，满足受众尽快获取最新消息之需求；便于记者迅速报道新闻，将最重要的新闻事实，最先发出去；便于编辑选稿、分稿、组版、删节，如在版面不够时，可从后往前删，无须重新调整段落。但它也易于造成程式化、单一化的毛病，而且，比较适宜时效性强、事件单一的突发性新闻，而用它来写非事件性新闻、富有人情味、故事情强的新闻，就不太适合。

（二）纵向横向结构简约平直。公文的结构以其所反映的社会实践为标准，在实际写作中具有相对的稳定性，当某一文种作为公文确定下来后，其文章结构也随之固定下来，并保持较长的时间不变。然而，“社会存在方式的差异性，实践的偶然性，个人认识存在的心理因素也同样影响着公文结构的构思，使公文的结构模式在稳定的同时又包含着一定的变异性”。在材料的组织使用上，在段落层次的设置安排上，在虚实的搭配布局上，并由此影响和产生的文章的风骨气势等，都会因为以上的原因，而显现出不同的结构设计特点，从而展示出撰文者自身的特点，使他的写作在充分表达内容的同时，也增强了文章的可读性、力度和美感。

（三）固定的结构提高了公文办理效率。公文结构是对欲表现的客观外界事物的逻辑显现，它一方面受到客观事物自身逻辑的制约，同时从深层分析，公文结构的形成又与作者的逻辑思维形式相关联，即作者在认识和反映客观事物、组织安排公文的内容时一般都采用“提出问题—分析问题—解决问题”的逻辑思维模式，这种思维模式之所以具有严密的逻辑性，其根本点在于符合人们认识客观事物的基本规律。在这种逻辑思维的指导下进行结构安排，自然表现为一种严密的结构形式。毛泽东同志在党的七届六中全会上指出：“写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章，整篇讲话的结构。”十分鲜明地提出了文章结构的逻辑问题，既要把握结构的完整性，又要注意全文的系统性，还要研究如何表现其多个层次和侧面，使文章成为一个有机的整体。

三、公文严谨准确平实体现出的语言美

（一）简洁、明快美的表达效果。我国的历史源远流长，造就了丰富的辞藻。每个词语所要表达的事物肯定不一样，每个成语所代表的意思肯定存在差异。尤其是同义词或近义词，虽然所表达的意思差不多，但每一个词语都有一个相对应的语言环境。如成语“方兴未艾”是指某件事物正在发展当中，但是还未到真正的理想境界，言下之意就是仍需努力。如果将“事物正在发展当中，但是还未到真正的理想境界”这句近乎口语的句子用“方兴未艾”四个字来概括，语言就会既简洁又明快，用“方兴未艾”表示努力，则更显语言的含蓄、音韵之美。再加上我国人民自古对于美就钟爱，在语言表达方面都会使用成语，从而达到更好的表达效果。任何一件事物离开了真实，所呈现出的美都不是绝对的美。文章具有一定的真实性，但这种真实性也有一定的差异。首先，文学作品具有相对真实性。如《断舍离》中的文字虽然是作者为了达到艺术效果而虚构的，但在虚构文字的背后却反映了作者真实的心理。这些真实的心理反应，往往隐藏在假的故事情节之后。读者只有通过对表面情节的分析，才能获得背后真正的本质所在。其次，公文具有绝对真实性。公文中的事物是绝对真实的，就连公文中的数据等内容也是真实的。如果一篇公文中的事物可以虚构，相关数据可以虚构，相关问题可以虚构，那么这样的公文对工作根本起不到任何指导作用。所以，公文和文学作品虽然都是建立在真实基础之上，但显然公文的真实性比文学作品的真实性更真实。

（二）固定制式、简练实用的美。公文语言是内敛性语言，语义的外延是相对固定的，语义的严格、严肃是公文语言追求的目标，不能产生歧义。这就要求公文写作用语要做到语义准确明晰。公文语义表述的准确，包括语法意义的准确无误和逻辑意义的明晰严密。如果不符合语法规范或逻辑规则，很容易产生错误或歧义。

（三）极简、简约的公文写作。在信息大爆炸时代，公文极简的表现方式，提高了效率，直截了当。也是赏心悦目的，有美感存在，并有很强的实用性。很多时候，难的不是知道自己需要什么，难的是不知道该舍弃什么。而一篇好的公文，是知道该舍去哪些不必要的语言，而用极简的方式表达，不仅提高了公文的应用性，也不失为一种美，一种极简的美，就像毫无修饰的碧玉一般赏心悦目。公文的主要作用是指导实际公务的处理和安排，如果所用的语言让阅读公文的人都不能弄懂，那么下一步对工作的指导和部署将会遇到很大的困难。公文的语言要通俗易懂，符合现代社会的语言习惯和行文方式，不能太生涩难以领会。要做到这一点，行文陈述事物原委时直截了当即可，不能使用文学手法进行渲染；选用词语应和人们生活用语习惯紧密联系，尽量少用生涩华丽的词语，让阅读公文的人更容易明白公文中的意思，从而直接指导日常公务处理，提高了工作效率；描述问题、分析问题和提出问题的解决思路或策略，不能使用修辞手法，应力求平白表述，让阅读公文的人越容易理解越好。由此看来，公文不需要精心的雕琢，只求朴素真实，尽显公文语言的朴素之美。

四、结论

公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成并固定使用的具有法定效力和规范体式的公务文书。是传达党和国家方针、政策、发布行政法规、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。本论文在对论文的美感、情感、理性等方面认识的基础上，通过和文学作品在结构、词语、环境等方面的对比，得出了公文的特殊美感——语言美和庄重美。公文中的词语要使用得当，能准确表达意思，还要符合语言的环境和逻辑。作为公务活动中使用的文件，具有一定的威严性，不仅有利于后期公务处理效率的提升，同时还能体现公文的庄重美。