关于高校采购工作的几点认识

彭 超

(东南大学，江苏 南京210096)

近年来，党中央、国务院聚焦深化政府采购改革、优化营商环境等方面出台了一系列重大政策文件。在新政策新要求下，各高校从规范采购管理、提高资金使用效益、维护国家和学校利益、促进廉政建设等方面切实担负起主体责任，贯彻落实工作。在取得成绩的同时仍存在一些问题，下面从几方面谈高校采购工作。

一、从重大复杂项目来看

重大复杂项目往往也是质疑投诉高发地带，包括大型科研仪器设备、软件开发及系统集成、伙食原料供应、食堂经营外包、物业、学生公寓和教室家具、校医院药品、工会节日慰问、维修改造工程等项目。高校采购管理部门要牵头提前会商、全过程把控、勇于担当，上述项目方能顺利落地。

采购人代表的作用至关重要。有效举措是改革采购人代表制度，建立学校采购人代表库，所有项目特别是重大、民生项目采购人代表均从学校专家库抽取，而非项目单位(申购单位)选派参加项目评审，并严格保密。此法在很大程度上强化内控、切断采购人与供应商利益环节，维护了学校利益和形象，同时也促进廉政建设。

二、从质疑投诉主因来看

某大学“某教室改造家具采购及相关服务项目”收到投标人质疑、投诉，质疑、投诉系意向供应商因未中标提出，症结出在项目单位提交的采购文件系意向供应商编制、出现倾向性和指向性、技术指标“埋雷”。学校收到财政部《提出答复通知书》后高度重视，立即暂停该项目采购活动并对投诉函所投诉的问题做出书面答复，经过与财政部沟通协调，最终财政部驳回投诉。

某大学“游泳馆泳池设备采购及相关服务”收到投标人质疑、投诉，财政部对投诉案做出处理决定：投诉事项均成立，责令重新开展采购活动。责令采购人、代理机构就招标文件存在的以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇、综合评分法中价格分未采用低价优先法计算的问题限期改正。

窥一斑而知全豹，处一隅而观全局，通过案例不难找到高校采购项目收到质疑投诉主因。一方面是部分干部缺乏敬畏意识，与意向供应商沆瀣一气，表现在：采购文件系意向供应商编制、出现倾向性和指向性、被“埋雷”；部分干部违反纪律将评标结果甚至过程泄露给意向供应商，甚至指导意向供应商质疑投诉、“找人告状”。另一方面是相关人员对国家政策法规不了解理解、不学习更新，凭主观经验和“道听途说”编制采购文件，对政策法规明令禁止、“红线”没有充分认识。

三、从高校招标文件预埋“陷阱”来看

(一)陷阱一：加分项或成隐形“门槛”

加分项通常被投标人视作 “附加分”，是对投标人综合实力、信誉的认可，影响中标结果。“加分项”也是易出现偏差、存在影响市场公平风险的地带，极易遭到质疑和投诉。

有些业绩、奖项作为加分项，对新成立公司或中小微企业有失公平，部分企业因此处于竞争弱势。这般往复，导致成立久、业绩多的大企业愈发占据采购市场，而一些新公司、中小微企业很难进入。这与当下扶持中小企业参与采购活动的营商环境不符，也是相关法规中属于以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。

解决方案：为保证项目品质，有些技术复杂、专业度高的采购项目还是需要投标人提供业绩、奖项的。建议根据项目实际需要和专业特点，设置全国性的、非特定行业的业绩或奖项作为加分项。

(二)陷阱二：付款时间有“伎俩”

一般招标文件未写明付款方式、付款时间等条款，供应商都会谨慎参与，尤其中小企业，会担心如年初招标而年末付款，甚至是较为长线的分期付款方式。而如果招标文件没有付款日期保障，也确实存在拖至一年甚至更久付款的风险。中小企业是难以垫付资金或承担前期投入的，更何况那些贷款融资的供应商。“拖延付款”事实上就给投标人设置了隐形“门槛”，而成为一些特定供应商的通行证。当大部分潜在供应商无力承担前期资金成本无奈放弃投标时，特定供应商便“堂而皇之”了。采购人对特定供应商在付款方式和时间上也许是“宽容”的，而“局外人”无从知晓。

解决方案：招标文件应以醒目方式详细注明付款时间、方式等条款，且付款时间和方式应当符合常理，这样才符合财政部87号令等法规要求，才能保障采购市场公平公正。

(三)陷阱三：检测或检验报告缺乏权威性

产品检测或检验报告作为产品质量的衡量依据，一般需与项目需求相适应。通常情况下，检测或检验交由第三方操作，而第三方机构是否具有权威资格、其颁发证书能否代表行业意见等一般在招标文件中未做具体要求，这就会使得部分没有权威资格和专业技术的第三方机构随便给某些供应商出具检测认证或报告，而这些供应商随即参与投标。

解决方案：招标文件中应明确检测机构、内容，否则即便有正式报告和认证，价值也不高，甚至会误导专家评审，但在这里并不建议将特定检测机构、内容作为评审因素，以此限制或排斥能提供满足项目需求的其他检测或检验报告产品的潜在供应商。

(四)陷阱四：主观分值未细化和量化

当前招标文件经常忽视主观评审因素的细化和量化，评审专家自主裁量权较大，导致难以做出公平公正的评分。常见主观因素有对项目的理解与规划、项目设计、项目实施建设等较难具体客观、量化的内容。一般是招标文件对主观评审因素仅说明总体要求，而未对具体内容进行细化、量化，由评审专家自行认定优、良、中等级。

解决方案：招标文件作为评审依据，如果表述、规定不严谨，实际操作中就容易出现问题。为有效避免评审专家自主裁量权过大，招标文件可以对主观评审因素进行细化和量化，并且列明不同层级、等级的具体标准，并设置各区间相对应的分值，以保证评审公正、客观。

(五)陷阱五：含糊处理允许偏离项数

一般情况下，招标文件会设置允许偏离项数，其内容和数目对投标人有很大影响。比如招标文件中规定允许偏离项数为n项，那在条款中达到n项不符合项目要求的，就会被认定为投标无效，淘汰出局。由此可见，允许偏离项数不同，对投标人的筛选标准也不同。

包括参数、型号、规格、材质、技术等琐碎内容的一般性条款，通常情况下，大部分投标人会按照常规标准去投标，如果采购人在当中稍做改动，多数供应商则难以从大量数据中仔细核对，因而在不了解采购人真实需求情况下，多数投标人将被采购人淘汰。但如果改动细节提前透露给某家供应商，该供应商就会成为少数符合条件的投标人。

解决方案：作为另一隐形“陷阱”，招标文件中需要明确允许偏离项数，对于不允许偏离的实质性要求和条件，应在招标文件中规定并以醒目方式标明。

(六)陷阱六：验收环节标准难寻

验收环节是采购流程的最终把控，验收标准和追责不清，采购人或代理机构也会掉进“陷阱”。比如，某项目型号和参数并没有达到采购项目的要求，但由于招标文件中没有详细规定验收的具体内容、验收人员与验收内容相匹配等具体操作要求(如采购合同规定的包括每一项技术、服务、安全标准的履约情况)，一些供应商也会利用这些漏洞。

虽然我国相关法规对验收环节有较为严格而全面的规定，但在实际工作中，由于采购人对参数和型号匹配情况不够了解，一些供应商编制投标文件故意把正确参数、错误型号“混搭”，再加之采购人或代理机构对有些项目缺乏技术、参数等专业检测能力，因而采购的产品很容易蒙混过关。虽然一些特殊项目是需要第三方参与验收的，但主体还是由采购人主要负责验收，因缺乏对技术、型号、参数的专业把关，验收往往草草收兵。

解决方案：招标文件中应详细列明验收标准、验收人员等具体条款和要求，以及验收环节出现差错补救和追责等具体内容，这一方面能够促使招标文件更加科学严谨，另一方面能够提高各方采购当事人对验收环节的重视。

四、从采购管理部门工作来看

采购管理部门负责全校采购工作的组织和管理，为采购项目各参与主体提供服务平台。应改革创新举措加强内控，防范风险，明确责任，实施监管服务并举方针。

(一)从采购文件编制抓起

严肃采购文件的规范性、公正性，维护采购工作公信力，认真对照国家相关条例，杜绝项目单位制作采购文件过程中出现倾向性和指向性；敦促业务主管部门(立项审批部门)认真履职。要求代理机构提高专业度和职业操守并考核，尽量满足项目单位的合理需求、公平公正地对待投标人，维护好学校利益和形象。

(二)从制度规定做起

建立健全几方面文件：《关于调整科研采购与合同管理有关规定的通知》《集中采购限额以下采购项目管理实施细则》《采购人代表管理办法》《采购项目需求论证和履约验收管理办法》等。通过制度文件规范管理，同时加强部门沟通，可采用如书面反馈意见、会商、以校采字发红头文稿等方式。

(三)加强采购需求审核及复核采购文件工程量清单工作

采用聘请专家、核对预算、实地踏勘等方式，向相关部门反馈意见、发文、发函通报，提高采购质量。如：①多校区同类型(如卫生间)改造工程，可根据以往同类型项目的采购情况，要求业务主管部门参考以往成交价下调瓷砖等材料预算，核减预算；②维修改造工程，可重点审核是否存在部分综合单价及部分税率存在取高等问题；③多校区同类型(如卫生间)改造工程实施过程中，须重点核查是否存在部分材料与采购标的不符等情况。一旦发现相关问题，可立即发文、发函通报给业务主管部门，并要求业务主管部门加强工程项目的过程管理。

(四)推进信息化建设，提升效率、全程留痕

采购与合同信息化管理平台可以简化采购申请流程，实现线上办公(项目单位申请、业务主管部门审批、财务处落实资金)，达成“一站式”服务，“让师生少跑腿”，并且进一步规范学校采购工作，强化采购需求和审批责任，做到采购流程有记录、可追溯。从前端“信息流”替代“人流”直至终端实现电子化评标。

(五)做好政策法规宣传，加强信息沟通

把服务送上门，让政策入师生心：①定期在微信公众号发布采购政策公告，图文并茂、生动演示；②嵌入院系式服务，一方面是采购政策法规纳入学生财务助理培训班宣讲课程，另一方面是财务业务骨干深入各院系作为财务联系人；③建立“全校采购交流群”实时有温度地服务师生、“代理机构工作群”加强规范行为、“特殊或重大项目工作群”多部门集思广益，“三位一体”提升管理、提高效率和优化服务。

(六)前置会商，把维护师生切身利益落实在行动中

对于涉及民生、重大项目，一般需历经数十次的研讨、磋商，为此提前会商采购单位，做好前期工作，把功夫用在前面(主要领导挂帅、多次会商、完善)，避免评标结束后问题频发；主动协调、全程跟进把关，组织专家论证；做好开评标现场管理服务，熟练运用国家法规，维护学校利益。如家具(实验室、宿舍)、体育运动场馆照明、篮排球场地器材设施维修改造、学生公寓淋浴热水系统及工程、伙食原料供应商遴选、食堂经营服务外包、校园网出口带宽服务及学生宿舍网络合作运营、校医院药品、图书馆内部空间营造工程及家具、物业、专利代理等项目顺利落地，满足了师生学习、科研和生活需求，维护了学校正常运行与师生切身利益。