地方中小金融企业“联合数字档案馆”建设工作研究——以宁夏地区中小金融企业为例

母慧新

（宁夏回族自治区档案馆，宁夏 银川750000）

0 引言

地方中小金融企业自身存储着大量的信贷档案、客户信息资料、国有资产档案等重要信息资源。目前，地方中小金融企业在档案管理方面还存在诸多问题，使得档案本该发挥的作用不能充分发挥。因此，推进中小金融机构创建“联合数字档案馆”是个重要的现实选择。

1 地方中小金融企业档案管理工作现状

1.1 档案基础设施薄弱

地方中小金融企业中，虽然大部分设置了专门档案室，这些档案室在建设之初并未考虑到各项技术参数，比如选址、承重等并不符合国家档案馆（室）建设标准，预留发展空间未考虑企业未来发展规模，“八防”措施并未落实到位。许多企业不愿意投入大量资金购置密集架、空调、加湿器、干燥机等档案装具，档案库房空气质量不达标，许多现有的档案管理设备简陋老旧，难以适应现代档案管理工作高质量发展要求。

1.2 档案数字化工作滞后

中小金融企业许多档案由于涉及个人信息，并未开展档案数字化；比如一些新成立的小额贷款公司，甚至都没有自己专职档案员，许多项目档案散存在项目经理手中，档案管理的基础设施不齐备，档案基础管理制度缺失，档案管理的科学化水平不足，距离档案信息化、数字化建设还有很长的一段路要走。有一些中小金融机构有自己研发的OA系统，但并未与电子文件管理系统挂接，无法实现电子文件归档。

1.3 档案专业人才缺乏

许多中小金融企业尚无专职档案管理员，而有专职档案员的，大多是年龄较大、学历较低或者是退休职工返聘的，企业缺乏对档案员进行专业培训，不能掌握相关标准和要求，档案管理随意性强、出错率高。由于企业不重视档案管理工作，存在档案管理人员工作环境差、薪酬待遇低、晋升渠道窄等现象，严重打击了现有档案管理人员队伍稳定性和工作积极性。

2 创建“联合数字档案馆”的必要性和可行性

2.1 必要性

（1）形势发展的需要。随着信息化大数据时代的到来，档案日益成为国家基础性战略资源。早在2015年，我国就开始实施“促进大数据发展”“互联网+”等国家新信息化发展战略，这深刻影响档案工作的理念、技术、方法及模式；国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的推进，使得档案信息化与互联网利用成为必然发展趋势，档案工作不管是裹挟被动还是主动出击，都需要置身于信息化发展中，抢抓发展机遇，主动适应档案管理智慧3.0时代。

（2）提质增效的需要。地方金融企业，尤其是规模较大，组织体系层级较多的集团公司，集团内部各子分公司情况各不相同，管理标准不相一致，管理水平参差不齐，资源不能实现共享，集约效能较差。比如，银行办理每一笔授信时，都需要做大量的事前调查，耗费大量的人力物力财力，而建立联合“数字档案馆”这一共享服务平台后，一体化的信息资源让每个企业档案室不再是“孤岛”，实现了“一次录入、大家共用”和“一个数据用到底”，实现了档案数据和管理的互联互通。

（3）长远发展的需要。任何企业若想持续发展壮大，打造百年老店都必须重视档案工作，留存历史痕迹。档案就是历史，就是文化。没有历史和文化的企业，必定不会长久。档案工作无处不在，而建设数字档案馆，是做好档案工作的必行之路。

2.2 可行性

（1）地方金融企业大多成立或者改制改组较晚，历史包袱小，易操作。以宁夏为例，地方中小金融机构大多在2000年前后成立，包括地方法人银行（宁夏银行、黄河农商行、石嘴山银行）、地方金融组织（担保集团、再担保集团、金融资产管理公司）等，这些企业现有档案构成较为简单，主要包括文书档案、项目档案、财会档案和人事档案，数量也不多，历史包袱小，建设联合数字档案馆切实可行。

（2）可依托企业现有信息数据资源库，做优化升级。金融机构一般都有自己开发使用的较为成熟的业务处理系统和管理信息系统，以及一些外联系统，比如央行征信系统、信贷系统、人民币账户管理系统，加之办公OA系统，这构成了企业现有的信息数据资源库，依托这些信息数据资源，必要时进行数据迁移和复制，为数字档案馆打下重要的基础。

（3）创建联合数字档案馆可以分摊费用，减轻企业压力。以宁夏为例，围绕档案信息资源建设，聚焦人工智能检索、信息海量存取、多媒体制作与传输、自动标引、数字版权保护等现代信息技术成果，实现档案信息的超时空、无障碍传播等来建设“联合数字档案馆”；但是需要高额的成本支撑，人力和时间的复杂工程。这样操作可以有效分摊费用，减轻企业经济压力。

3 “联合数字档案馆”创建路径

3.1 更新思维、共同开发、合作建库

档案信息化是档案管理由计算机自动化管理来实现的，若仍旧按纸质档案手工操作的思维模式去开展，势必会造成管理混乱。因此建库时，数字档案馆的各个共享单位必须要确定统一的标准，既要严格遵守《企业数字档案馆（室）建设指南》《数字档案馆建设指南》《数字档案馆建设规程DB37/T1892—2011》，又要符合自己的行业标准。要制定符合自身实际，技术上易实现，更要留足拓展空间；同时必须建设统一的管理平台，将档案管理系统与OA办公系统无缝对接。

3.2 突出特色，强化共享，提升质效

以大数据、云储存和互联网技术为保障，以地方中小金融机构自有信息系统为基础，搭建档案资源共享网络，建立“三位一体”的档案集中服务体系。其中，在数字系统搭建和设计中，要以档案的综合利用需求为目标导向，全面分析档案资料利用领域、范围和实效性，依据国家标准，突出自身特色，做到档案资料收集个性化和标准化。不断完善利用工作制度和检索工具，提高查找利用档案的效率。

3.3 引入服务，加快外包，节约成本

建设联合数字档案馆，可以引入档案中介服务公司等社会化服务，统一整理装订，档案主管机构随时监督抽查，档案整理既规范又标准。专业公司从事数字化工作，从文件材料的分类、装订、数字化实现一条龙服务，节省了时间，减少了工作环节。这样从根本上避免传统档案管理对档案资料实体的多次辗转使用所造成的大量重复劳动，既有效地提升了实体档案保护水平，又降低了档案信息利用成本，从而全面提高了档案工作质效。

3.4 权限设定，做好保密，安全管理

安全是档案管理的生命线，数字化档案管理必须严格落实数据保密责任制度，在严格执行国家保密政策法规的同时，合理划定各个共享单位的查询权限，处理好利用和保密的关系。各个共享单位可以直接看到与本企业直接相关的档案，如有特殊需要，可联系系统管理人员修改权限获取相关信息。要注意网络安全性，必须建立严密的网络防火墙系统，防止黑客入侵盗取档案信息。