高职高专院校基建档案信息化管理研究

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四川幼儿师范高等专科学校

高职高专院校基建档案是高职高专院校档案中的一个重要组成部分,是高职高专院校基本建设的反映,是高职高专院校基建工作的真实记录,对高职高专院校的建设和发展起着重要作用。相比传统的基建档案管理，基建档案信息化管理能够更好的保证资料管理的完整性、长期性、稳定性和高效性。做到真正意义的基建档案信息化管理，基建档案信息化管理研究能够为我国高职高专院校基建档案管理提供一定的参考价值和发展方向。

一、国内高职高专院校基建档案研究

我国大多数高职高专院校对基建档案管理重视的程度不够。基建档案管理人员配备不够，且没有得到系统性的学习和培训导致专业水平不够，基建档案管理人员与项目实施管理人员沟通不及时，加上传统的管理模式存的不足，导致在基建档案管理过程中出现资料不够完整、归档混乱，查找和使用不方便，基建档案管理人员不能够熟练的查找档案资料。

基础建设项目实施周期长、专业性强、涉及部门多，资料收集困难。资料收集后整理和保存需要大量的空间和时间，在项目实施过程中有很多资料需要重复使用，很容易导致资料丢失和损坏，不能及时存档，多个项目同时实施的时候，档案管理的难度会增加，会造成资料交叉混乱。项目完成之前档案不能够整套存档，只能按项目分开管理，导致基建档案管理的难度非常大。目前很多高职高专院校基建档案管理环节薄弱，管理人员不够，导致基建档案管理出现很多问题；基建档案管理专业性很强，对档案管理人员要求高，需要了解建设项目的全过程，需要检查各个环节的资料是否合格、是否完整、是否有效。在项目实施的过程中资料要及时收集和整理存放，这样不仅会增加工作量还不能够保证其完整性；很多高职高

专院校基建档案管理制度不够完善，基建项目建设过程中档案资料收集不及时，档案资料整理时没有及时发现问题，不能及时修改和完善，在基建项目完成后需要重新整理档案资料，整理时才发现档案资料不完整，部分档案资料出现多个版本，不能确定最终资料。这样一来增加了更多的工作量，项目实施完成后完善档案资料是难度增加，基建档案资料存档也会滞后。

二、高职高专院校基建档案信息化管理研究

(一)基建档案信息化管理研究背景及思路

随着互联网科技和计算机技术不断发展、大数据开发和使用，近几年来，部分高职高专院校已经改变传统的基建档案管理模式，尝试着运用计算机技术、网络技术来管理基建档案，很多人提出了基建档案信息化管理的理念。迄今为止基建档案信息化管理还是没有成熟，也不够完善。前期的研究、理念和国家发布的一系列信息化建设的管理办法和技术规范，对于基建档案信息化管理有着很好的指导意义，指明了研究方向。使高校基建档案的信息化管理有法可依，有据可循，有规范可行。

国家重视信息化建设，各大高职高专院校意识到基建档案管理的重要性。对基建制度和基建档案管理制度进行调整，不断的完善。为了快速推动基建档案信息化管理建设，加大资金的投入，配备基建档案信息化管理所需要的硬件设备和软件系统，高校信息化平台；基建档案管理人员进行系统化学习，针对性培训，熟练掌握软硬件的运用，对基建档案管理全方面掌握，熟悉基建项目建设的全过程。基建档案信息化建设过程中遇到很多问题需要去解决，需要针对性的去突破一些传统的管理概念，需要不断的总结和完善，档案管理人员需要不断的提升专业水平，最终才能更好的去实现基建档案信息化管理。这样才能够从根本上提升高职院校基建档案管理质量，使高校档案管理工作更加准确和规范。

(二)基建档案信息化管理措施

管理人员专业化：基建档案信息化管理是一项专业性、系统性较强的管理工作，对管理人员是有很高的要求。管理人员需要熟练的掌握打印机、复印机、扫描仪、数码相机、档案室专用的管理设备等硬件设备的使用，同时需要熟练的掌握word、Excel、CAD等软件的应用、OA办公软件平台、手机百度云盘等；针对管理人员进行专业的培训学习，提升自身的专业水平和综合水平；基建档案管理也是一项复杂繁琐的工作，需要管理人员必须有强烈的责任心，做好人员分工和密切配合认真仔细的去完成每一项工作。

校内网平台基建档案管理系统开发：根据基建档案管理的专业性和相应要求，在校内网平台开发基建档案管理系统：基建管理人员将计算机上的电子档案可导入系统，设置基建档案管理人员管理权限，管理人员进入系统后可导入和导出基建档案。一个项目整体、分项、局部导入导出，管理人员可对系统的基建档案资料进行修改、插入、删除、设置部分保密性基建档案资料权限(不公开)。档案资料导入系统后，系统能够自动识别和记忆每一次导入基建档案资料，管理人员录入项目的相关信息并保存，系统自动按要求分类和统计相关项目的资金情况、时间、概况等自动生成相关统计表，并且能够导出。校内网平台基建档案管理系统能够让基建档案管理更加的系统、完整和便利，给相关人员查阅带来方便。

基建档案信息化管理过程：基建档案管理是在一个项目启动的时候开始，在项目启动之前就应该做好基建管理相应准备。根据该基建项目特点，运用计算机建立一个以该项目命名的总文件夹和各个阶段相对应的文件夹，Excel电子表格建立项目各台账，台账应包含项目所有的内容，同时根据需要编辑相关的计算公式，建立好之后导入到校内网平台基建档案管理系统。从前期立项、方案设计、可研报告编制、评审、勘察设计单位、施工单位、过空、监理等招标，项目实施管理全过程的纸质、影像、电子档资料及后期审计和竣工结算所有过程的资料及时扫描并命名好之后放入相对应的文件夹内，同时上传至校内网基建档案管理系统内和手机百度云盘。项目所有台账在项目实施的每一步及时完善相关内容，并且做好项目信息统计和记录等，便于在任何时候可查询、可调取项目资料。

(三)基建档案信息化管理研究总结与展望

校内网平台基建档案管理系统与手机百度云盘和计算机、纸质档案规范管理，刚开始实施过程中存在一些不足的地方：操作不熟练，软件的使用有待完善，系统需优化，投入精力太大。希望在以后的基建档案管理中通过不断总结和优化改善实现基建档案管理信息化。对于基建档案信息化管理具有很重要的意义，也为后期基建档案信息化管理奠定了很好的基础，推动了档案管理的革新。

三、基建档案信息化管理的意义及推广

高职高专院校基建档案信息化管理能够提升高职高专院校整体的管理水平。基建档案信息化管理，能改变传统模式需要去档案室大量翻阅资料的情况，相关人员能够使用手机或电脑远程查阅基建项目相关信息，实现档案信息的零距离。实现基建档案信息化管理后，相关资料严格按照基建档案规范统一保存，档案管理人员方便修改和使用相关数据，其他相关人员方便查阅相关资料，不会受到时间和空间的限制。这样不仅避免了资料的人为消耗和管人员的精力投入，也利于对原件进行有效归档。

高校基建资料管理的信息化有利于高校基建资料管理人员的专业水平提升。高校档案管理信息化的重点在资料的保存和查阅。在相关基建资料管理过程中，相关人员利用信息化技术，对资料进行检查、输入与保存，相关岗位人员必须提升自己的信息化水平，与自己的资料管理技能结合起来，最终促使全员信息化水平提高，最终也能提高基建处的整体工作效率，并且能创造很大经济价值。

高职高专院校基建档案管理的信息化，对于基建档案管理是一个很好的改革和创新。有助于高效的完成档案资料收集和保存，保证了档案资料存放的长久、稳定和完整，节约大量的时间和空间做到绿色管理，也保证了过程中和后期查阅资料的方便和不被损坏。

四、结语

国家对高职高专教育的重视程度不断提高，高职高专院校规模不断扩大，办学条件显得非常的重要。基建项目不断的增加，基建档案管理面临很大挑战，对于基建档案管理模式必须做出改革和创新，所以基建档案信息化管理显得尤为重要，基建档案管理需要不断的创新、总结和完善，做到真正意义的基建档案信息化管理，对于基建项目顺利完成才有更好的保障，对于学校的发展也具有重要的意义。