浅谈医院档案管理

王晓霞

邯郸市妇幼保健院

医院档案管理涉及到医疗、护理、预防、保健、科研、教学、党政管理等多方面内容，是医院从事健康服务工作中的客观存在，是医院在各个时期的发展变化，是医院发展史中最可靠的凭证，对展示过去、指导现在和规划未来都具有非常重要的意义。医院档案对研究和指导医疗卫生工作发展提供了原始资料，是医院发展建设的无形资产，是维护和保障人民群众健康根本利益的重要事业。做好医院档案管理工作，不仅需要建立科学化、规划化的档案管理体系，掌握应用信息化档案管理的方法和途径，还应树立“大档案”思维，将档案管理纳入整体工作进行谋划和部署，培养高素质档案管理队伍，持续创新工作方法，不断提高档案资源的利用，增强对医疗保健工作的保障能力，最大限度的发挥档案管理在医疗卫生事业中的巨大作用。

一、建立健全医院档案管理制度体系

科学规范的档案管理制度体系对于医院档案的收集和利用发挥着非常重要的作用。档案管理应建立标准化管理机制，明确领导机构和专职人员，落实责任，纳入业务流程，积极优化服务，让每位员工都知晓档案、了解档案价值、理解档案工作，推动档案管理与业务工作相互融合。一是要结合医院实际情况制定出有关档案管理的一系列规章制度，要具备较强的科学性、合理性和实操性。二是要建立统一的档案管理标准和模式，对纳入档案管理范围的文书、影像、实物等内容要有明确的要求和规定，设置统一的立卷归档制度。三是对于一些具体的、特殊化的档案资料要进一步细化其管理制度，保存和利用时要建立严格的审批程序，确保档案资料的完整性和保密性。总之，档案的收集、整理、归档、利用、鉴定销毁等一系列过程，都必须由相关制度来约束，不断建立健全档案保管制度、档案保密制度、档案移交制度、档案利用制度、档案安全制度等多项管理制度和规定，以保证档案资料的完整性、安全性、严密性，持续完善档案管理工作机制，从而实现档案管理工作更加标准化和规范化。

二、建设科学规范档案管理场所

当前，随着医疗保健科学技术发展，以及档案资源在医院建设发展中的不断开发利用，对医院档案管理场所的要求和标准也在不断的提升，建立一个符合标准、科学规范的档案管理场所也逐渐成为医院各项工作不可缺少的部分。档案场所的建设要符合建筑设计功能要求以及单位现实情况，既要达到保密原则，又要建立防盗、防火、防水、防爆等安全防护屏障。档案管理场所应做到档案资料存放室、借阅室和档案工作人员办公室分离开来，必须安装防盗门窗、计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机、去湿器、消防器材等一系列硬件设施，还要具备符合档案资料存放的温度、湿度和防虫、防尘、防鼠、防污染等一系列防护措施，以保障档案管理工作科学、安全、有序地开展。

同时，档案工作人员应对所管辖档案资料场所进行定期检查，建立检查台账，对比检查结果，对于查找出来的问题进行及时报告，妥善处理，不断改进和完善档案管理场所环境，使档案资料始终处于安全存放的状态。一是针对地域特质和季节变化，做好档案室内温度和湿度的记录，一般温度应控制在14至24摄氏度，日变化不超过2摄氏度，湿度应保持在45%至60%，日变化的幅度不超过5%；二是防火防爆防水措施务必要到位。要配备专用的消防设施，安装报警设备，不允许易燃、物品入内。在雨季来临之前，做好防汛的准备，防止雨水渗漏，北方城市供暖季节要随时查看暖气管道有无漏水的状况等，档案室工作人员要定期开展消防演练和防汛演练，保证档案室防火防水措施到位；三是防盗防尘绝不能忽视。档案室的防盗门及档案柜钥匙要由档案工作人员专人管理，不能随意更换人员或无锁状态，档案室配置密封性好的窗户，配有吸尘器等，始终保持档案室整洁卫生，远离污染源，才能确保档案资料的安全；四是防鼠防虫防霉要时刻做好。要配有除鼠设备和防鼠药物，注意定期更换。定期检查防虫、防霉药物情况，发现问题及时处理，绝不能麻痹大意。

三、提高医院档案管理人员素质

随着医疗业务的不断发展，医院档案内容在不断的更新，数量日益增多，档案工作的重要性和价值所向更为突出。医院档案管理队伍的整体素质和服务能力，关系到医疗档案工作的质量及成效，档案管理工作做的好与坏，关键在于是否对照标准、结合实际、落实有力。医疗机构应进一步加强档案管理队伍建设，科学设置和配齐档案人员，积极拓展档案人才引进渠道，充实档案队伍，培育“工匠精神”，不断提高档案人员专业素养，全方位提高档案行政管理效力。通过培训学习、实践锻炼等方式，发挥档案专家“传帮带”作用，不断提高档案工作人员的整体素质和水平。为进一步促进档案管理工作顺利开展，档案室工作人员要做到“三个务必”：一是务必牢记使命，树立大局意识。要树立做好档案管理工作的责任心和事业心，坚定思想信念，认真学习宣传贯彻《档案法》和各项档案工作规定，热爱档案管理工作，有一定的档案管理专业基础，努力钻研档案业务知识，熟练掌握业务技能，遵守职业道德和工作纪律，能够认真探索档案管理的变革与转型、创新与发展，持续提高工作能力水平，有信心、有耐心做好档案管理工作。能够充分认识到档案管理工作对医疗卫生事业的重要性和必要性，充分理解档案管理工作的内涵，愿意为档案事业的深入发展贡献力量，为人民群众生命健康做好保障服务工作。二是务必精益求精，具有扎实耐心的精神。档案管理工作繁琐枯燥，标准高、要求严，需要具备一丝不苟、精益求精的敬业精神和认真细致、扎实耐心的工作作风，还要有默默无闻、甘于奉献的吃苦耐劳精神，虽然岗位平凡，但却能体现很高的社会价值。这就需要档案工作人员充分发扬“干一行爱一行”的敬业精神，深入基层一线，多层次、全方位畅通渠道去调研了解，吃透和掌握情况。尤其是在参与重要医疗卫生工作事项以及大型医疗保健活动中，应做到提高思想认识，提前做好档案收集谋划，积极开展档案资料收集归纳工作，服务于医疗卫生事业大局。三是务必结合实际，提高专业能力。档案管理与医疗实践有着非常重要的关联，因此，档案管理人员的专业能力和水平对于整个档案管理工作的质量有着举足轻重的作用。档案管理人员要不断加强学习档案管理专业知识，参加档案专业技能培训，遵守档案管理工作各项制度，认真贯彻执行《保密法》，增强保密观念，熟悉国家对档案管理的新规定、新要求，及时、准确、有效地服务于医院档案管理工作，确保工作内涵和质量。应做到积极围绕医疗卫生中心任务和重大决策，切实提高档案管理综合业务能力，促进医院档案康管理工作健康、持续、稳步发展。在发展的过程中，档案工作人员还需要进一步提高整体工作质量，积极创新档案管理新思维，不断学习新方法，指导和应用于实践工作，进一步推动医疗卫生事业的发展。

四、提高医院档案开发利用

医院档案管理的最终目的是得到充分利用，为此，档案管理人员要立足本职，努力拓展服务业务和领域，全方位、多途径、开发医院档案信息资源，积极主动地编制形式多样、体系完整的检索工作，使档案资料为医院各个历史时期在医疗、护理、保健科研、行政等各项工作中提供可靠的依据。档案收集工作必须准确把握有关要求，稳步推进，确保质量和时效,充分体现统一领导和分级管理。统一领导为总体目标、工作要求、归集范围和验收标准等，形成做好档案工作的强大合力；分级管理是要充分发挥档案工作人员积极性和主动性，结合实际创造性地开展工作。为更好地完成档案归集工作，促进档案合理利用，档案管理人员应做到“三个统一”，即：统一规定资料归档范围、统一规定档案保管期限、统一规定档案目录格式及整理标准等，使档案查询利用更加便捷高效，不断创新工作方式，进一步提高档案的利用效率，增强对重点工作的保障服务能力。例如，在在公共卫生事件防控期间，医疗机构不断增强做好档案收集和整理工作的能力，主动收集归纳一线防控工作档案资料，形成做好档案归集工作的合力，整理汇总了一大批珍贵的一手材料，这些材料既反映了全市医护人员奋勇抗疫的全程全貌，也凸显了工作亮点，对于未来应对相关公共卫生事件具有重要的借鉴和参考价值。

五、推进医院档案信息化管理模式

随着信息化技术的快速发展，人们工作手段和思维方式都有了很大的改变，信息技术革命的加速推进给档案工作带来了新的挑战，档案管理正逐渐走向档案管理网络化、智能化，档案工作信息化转型是大势所趋。这对传统档案工作如何创新突破，提出了更高要求，这些既是对档案人员工作本领的检验，也是对档案工作整体实力的考验，做好医院档案信息化管理，已成为与时俱进推动电子档案管理的现实需要。为此，必须紧跟形势，大力开展信息化建设，构建系统完备、安全可靠、高效实用的档案管理信息化基础建设及传统档案数字化工作，将纸质型档案管理模式变为电子档案管理形式，不断提高电子资料归档管理，提升整体网络信息化水平与技术能力，在实际的工作中大胆的创新与实践，实行文档一体化管理，将信息化建设提上日程，适应现代信息化网络技术发展的形势，全面提升电子档案服务支撑能力与价值创造能力。抓好数字档案室建设，使档案管理系统与公文处理系统数据对接，实现档案从成文、归档、利用的无缝衔接，进一步加强档案资源整合，利用“云平台”等现代信息技术，实现档案信息资源的数据化和网络化，推动重要业务数据与档案信息的融合共享，不断提高档案管理信息化服务水平，促进现代化医学的进步。

同时，也应时刻注意电子资料档案存放时的稳定性和安全性管理。电子档案与纸质档案同样惧怕水火、高温、高湿等损害，还会受到计算机病毒、技术故障、停电等等因素带来的损害，易于消失、改动和被控制。信息化档案管理的方式若出现丢失现象或安全问题，势必会造成档案资源的流失与损坏，对单位造成巨大的损失，以致会影响医疗保健工作的开展。因此，档案工作人员应始终保持警惕的思想，从小事抓起，注重细节，消除隐患，归档保存的电子档案需要进行同质备份，极其重要的电子档案还应以其他介质进行备份，以确保档案实体安全与信息安全，不断提升档案信息化安全综合防范能力。