高校学籍档案管理工作的现状及改革

郑莹

摘要：高校档案系统中的主要组成部分就是学籍档案，直接反应学生在校期间的学习生活情况，给学生就业期间提供真实的备查资料。文中以高校学籍档案管理为着手点，分析推进学籍档案管理改革的措施，实现高校学籍档案管理工作的规范化发展。

关键词：学籍档案;信息资源;改革措施

高校学籍档案，包括入校时间、在校表现及所获荣誉等。企业招聘时会将学籍档案作为参考，因此，需要提高对学籍档案管理工作的重视度。切实反应学生在校期间表现，对档案管理模式进行优化，切实发挥学生学籍档案的积极作用。就当前情况来说，高校学生学籍档案管理存在以下问题。

1、高校学籍档案管理工作的现状分析

1.1学籍档案管理重视度不足

随着高校不断扩招，在校学生数量持续增加，学籍档案管理的数量也在增加。但部分高校不重视学籍檔案管理，无论是经费还是人员方面投资不足。大学生来自祖国各地，每个人的情况都存在差异，档案管理人员面对这些情况必然会出现力不从心的情况，有意无意忽视档案管理的细致性。

此外，一些学生在校期间忽视上报与管理个人学籍档案，造成管理环节出现纰漏，直接影响到学籍档案管理质量。

1.2学籍档案信息化管理不足

近年来信息化技术高速发展，各行各业逐步推进信息化建设，学生学籍档案管理也要主动融合信息技术。但大部分高校学籍档案管理依旧停留在传统层面，即通过人工方式完成审核、分类及管理等，档案管理人员每天要处理海量数据，已经无法满足实际工作需求。

同时，学生学籍档案管理信息化建设力度不足，直接影响到学籍档案管理质量与效率提升，直接限制高校综合办学实力的提升。

2、高校学籍档案管理工作的基本原则

2.1差异化与统一化兼顾原则

优化学籍档案管理工作，要兼顾管理制度的差异化和统一化。具体来说，在制定基层学籍档案管理制度时，一方面要考虑国家和上级部门的档案管理法律法规及相关制度，作为核心的依据，这是档案管理制度的统一化要求;

另一方面则需要考虑本单位的实际情况，将行业特点、单位特点与既有法规相结合，制定出适用单位内部运行的档案管理制度，这是档案管理制度的差异化要求。

2.2制度与执行并重原则

档案管理工作使高校内部的各个部门都密切关联，对非专业人士来说具有一定的行业障碍，因此在制定中要考虑执行阶段的可行性。

在执行过程中，专业管理人员要及时与各部门的档案专管员进行沟通，履行对档案收集、管理和维护的基本职责，并加强人员培训，不断改善和优化管理制度。

2.3权责统一的基本原则

档案管理人员对工作的认知、重视程度以及工作的积极性将直接影响档案管理的最终质量。

要加强对档案管理人员的管理，做到权责明确、统一，使其充分意识到自身工作的职责和所享受的权益，并在具体工作中予以保障，以此来激发他们的工作热情和积极性，从而保障档案管理工作的效率和质量。

3、高校学籍档案管理工作的改革措施分析

3.1做好顶层设计，推进管理平台建设

当前科技设施较为方便，合理运用这些设施，可以将文本资料、图片影像等转为数字化内容，形成电子档案，以此为基础搭建完善的数据资料库，资料库中存储电子信息逐步实现网络化，也是高校档案管理的未来走向。通过这种方式既可以有效利用人力资源，又能提高管理效率，简化查询步骤，进一步提升档案利用效率。

因此在学籍档案信息资源工作开展的过程中，需要积极建设完善的数据平台，从而快速实现认证登录实名、办事流程清晰、进度透明可查、责任定位准确的目标。比如，可以将相关通知请示内容的纸质签阅改为网上审批、信息统计可以由传统的人工操作转变为网络填报，通过这种处理方式，既能提升工作效率，还能提升数据的准确性，实现对信息数据的实时监管。

3.2梯次实践深化，做好数据挖掘分析

针对高校档案管理工作的开展制定一套完整且全面的责任监管体系，将各项责任的分派落实到各工作细节中，确保高校档案网络化管理体系的有效开展和顺利运行。同时，需要进一步加强对兼职档案工作人员的管理，通过具体工作任务的分派和明确，在完善档案汇报的基础上，针对档案管理工作中发现的问题以及管理缺陷进行及时收集和整合，积极完善，体面提升高校档案管理水平。

另外，加强资金建设投入，在日常工作中推为型自动化办公理念，全面加强系统软硬件设施建设，提升档案管理信息化水平。为进一步发挥大数据在学籍档案信息资源工作中的重要性，需要按照以下几个层次开展工作：第一，在初期人员、技术力量相对薄弱的基础上，可以利用大数据对进行重点筛查，从而开展针对性的教育工作，提升风险的防控水平。在完成基础数据的整合之后，可以根据发生的岗位、环节、时间等要素进行深入分析，加强与相关机构的合作与共享，从而提升监控水平。最后在工作方法成熟之后，可从个人有关事项的报告、领导廉政档案入手，建立全域实施监督的模式。

3.3主动学习进步，创新档案资源形式

目前，学籍档案信息资源干部在日常工作中一定要坚持对党和人民所提出并予以高度关注的反腐倡廉理念的贯彻和落实，不仅是在日常工作内容以及决策方面给予坚持，还包括自身知识领域的发展建设。在整个反腐倡廉过程中，应对其内在发展方向进行合理把握和研究，提倡每一位干部、领导等对该政策的学习和研究，促进自身学习能力的提升，保证每一个学籍档案信息资源干部都具备过硬的学习和处事本领。

档案管理部门在日常工作中要树立档案管理系统和档案文件系统共同发展建设的理念，通过对档案管理资源以及不同时期信息内容的共享，减少重复性工作的发生，保证信息录入规范性;要求所有档案管理人员按照严格要求，参考电子档案作业流程规范纸质档案设计，推动档案管理工作朝着数字化方向发展;如果一味将高校档案信息存放在档案室中不予应用，是对资源的一种浪费。作为档案管理人员，一定要充分意识到档案工作开展的本质就是服务于社会，所以需要针对档案实际应用模式展开创新。推动电子数据管理朝着标准化发展十分关键。

结语

综上所述，大数据背景下要想更好的整合与共享学籍档案信息资源，既要利用现有网络技术，还要充分发挥其优势实现共享。这就需要从业者要综合考虑各方面因素，制定合适的学籍档案信息资源管理方案，做好整理、分析及共享工作，提升国内学籍档案信息资源管理质量。

参考文献

[1]李笃.关于高校学籍档案管理工作中存在的问题分析及对策探讨[J].智库时代，2019，{4}（45）：78+83.

[2]耿丹.信息技术在高校成人教育学籍档案管理中的应用[J].办公室业务，2019，{4}（18）：152.

[3]姚凤华，王晓琴.新形势下高校学籍档案管理的思考与实践分析[J].办公室业务，2019，{4}（15）：125+127.