基于RPA技术的高校会计档案管理工作探讨——以T高校为例

王振国 刘星晖

一、前言

国务院发布的《中国新一代人工智能规划》指出，AI是引领未来的战略性技术。随着万物互联、多云共享的飞速发展、传感器的泛在、大数据的涌现、电子商务的蓬勃，信息和数据在人类社会、感知空间和物理空间之间纵横交错与相互作用，形成了驱动RPA+AI走向新阶段的四种外在动力。

目前，我国总体经济社会发展迅猛，国家对高校教育的投资力度越来越大，高校外拓规模越来越宽，经济活动内容也越来越丰富。与此同时，高校在财务方面承担的风险也越来越大。因此，高校需要重视会计档案管理工作的高效性、低风险性、安全性。就档案管理现状来看，高校虽然对会计档案管理工作采取了必要措施，但依旧存在大量重复、繁琐、大批量且处理时间急迫的基础性工作，占据了高校财务工作人员大量时间和精力，这说明高校对会计档案管理工作方式和风险管控等方面还有很大改进空间，亟待提升工作水平。为推进高校财务数字化转型，RPA技术在会计档案管理工作中的实践应用显得尤为重要，急需借助RPA智能财务机器人+AI手段替代大量重复、繁琐的人工操作，提升高校会计档案管理水平，提高财务人员服务效能。本文就此对RPA在高校会计档案管理中的应用进行研究，探讨RPA智能财务机器人+AI未来在高校会计档案管理工作中的应用场景，以期对高校财务工作者如何应对会计档案管理工作变革有所启示。

二、高校会计档案管理应用RPA的优势及影响

流程机器人RPA，是一种虚拟的模拟软件自动化工具，根据程序员产生自动化任务动作列表，利用内部API(Application Programming Interface)或是专用脚本语言作为和后台系统之间的界面，使符合某些适用性标准基于桌面的业务流程和工作流程实现自动化，能很大程度提高运营效率并释放员工压力。搭载有兼容OCR(Optical Character Recognition)文字影像、语音传感、AI深度学习大脑等功能的RPA财务机器人(如下图)，能够进行空间外感知，实现会计档案的录入、归档、整理、审查、提取等流程智能化和会计档案数字化，有效地把控财务风险，为高校财务提供良好的管理效益和发展效益。

（一）应用RPA的优势

RPA具有多种应用优势：一是操作灵活可拓展、数据准确性高：RPA可以根据设定路径进行有、无差别的业务处理，同时搭载多种兼容软件实现会计档案的精确归档。不仅如此，RPA在工作中会持续进行日志行程记录，实现会计档案管理可追溯可审查，有效进行风险管控，相比于传统的人工录入整理，RPA应用出错率仅为0.05%，数据采集准确性高。二是运作效率高，人机协同性强：多个持续在线“虚拟”员工同时工作，有助于对大批量、重复、繁琐的原始资料及时整理，达到高效、快捷的目的，提高人员工作效能。人机协作，加快高校财务由功能型向服务型转变。三是安全性高：RPA作为一个外部应用软件，不需要在原始财务IT内部植入，避免了对现有财务系统功能架构的改造。RPA通过用户界面或脚本语言与系统交互，不需要对数据交互需求涉及的多个系统进行改造和API开发，不会改变原有的信息系统架构，不会对财务系统正常运行造成威胁。

（二）RPA对高校会计档案管理的影响

长期以来，纸质会计档案存档被认为是必不可少的一环，其阻碍了全面实施财务“云办公”。伴随着AI等技术不断成熟，最为关注的电子财务安全也将迎刃而解。就如电子比特币一样，人们可以放心地在平台上存储、查询和交易等。随着相关技术应用，电子财务档案安全也有了可靠的解决方案。

一是RPA对高校会计档案本身的影响是革命性的：加速了高校会计档案数字化进程，高校完全可以依照RPA数字化存储模式进行纸质版会计档案录入整理，未来纸质版会计档案将会被取代，特别是在课题项目验收期、审计高峰期等节点，高校会计档案查阅需求很大，通过RPA技术调取数字化会计档案，足不出户就可以做到轻松、迅速、高质量查阅，不再受时间和空间限制。

二是RPA对会计档案工作者影响是发展性的：首先，RPA应用释放了高校财务人员对会计档案大批量整理的压力，提高了财务人员的自由指数;其次，RPA应用势必会带来计算机AI的学习浪潮，高校财务人员不仅要以传统的会计档案编制工作能力为基础，更要学习计算机AI技术来设定RPA操作流程并给出优化方案，从而创新了高校会计档案管理工作模式。

三、RPA在高校会计档案管理中的应用

（一）RPA在高校会计档案管理中应用状况

T高校一直致力于通过数字化技术提升会计档案管理效率，该校财务部门引入RPA财务机器人用于会计档案管理工作，以提升档案管理水平。本文以T高校财务阅读机器人和复核机器人为例，阐述并论证RPA技术在应用前后实际工作运行效能的转变。

一是阅读机器人。可实现各类会计凭证影像化信息提取，例如原始凭证中发票金额、票据日期、票据编码等信息，可以通过OCR文字识别转化成可以读懂的财务信息，编辑、储存在财务数据库中，在工作总量不变的前提下，每月人工处理时间由之前的35.5小时下降到4.5小时，每月可节省32小时，效率提升了近8倍。

二是档案机器人。可实现会计档案提取、复核等工作。项目课题验收、审计高峰期，在需要提取的会计档案总量和入馆审查登记人数不变的前提下，以开始提取并查阅到档案为一个完整的过程，人工处理总时间由之前的43分钟下降到15分钟，效率提升了近3倍。

（二）高校应用RPA效益

1.经济效益。据国外数据公司CANALYS统计，美国教育行业每年花费在数据操作，如增加、提取、修改、删除等上的时间超过60%，并且这些工作的重复率高达80%。几乎每年都在做着相同的事情，但是消耗的工作时间却在逐年递增。应用了RPA技术的高校将会极大降低数据操作时间耗费，RPA机器人可以全天候工作，有助于高校合理控制财务人员数量，节约人力成本。同时，解决好端口融合等问题的RPA机器人可以重复使用，降低配套财务资源成本。

2.管理效益。以高校财务档案调阅、审批环节为例，档案利用环节需要经过“接单－登记－清点－移交－签字”等流程，每个节点都需要专人负责，迟滞了业务处理流转速度。应用RPA技术后，财务人员可以及时调取、清点、登记，不受时间和空间限制，从而更好地推动高校财务向服务型模式转变。

四、高校会计档案管理应用RPA的风险管控

应用RPA技术的高校，在会计档案管理过程中应重点关注应用系统风险、人员管理风险、操作信息风险、绩效管控风险等，采取各种有效措施和预案，规避其可能存在的风险。

（一）应用系统风险

对于多个异构系统间的数据流转，使用财务RPA分别登录多个系统，自动执行数据采集、迁移、输入、校验以及上传、下载和通知等操作，如果某个母系统出现更新或者异常情况，可能会导致RPA系统运行错误或者终止，影响与会计档案采集等相关的业务活动。此外，若出现不可抗力的自然灾害或者服务器故障等情况，也会威胁到RPA采集、归档、整理、审查等正常工作运行。所以，高校要针对会计档案管理工作制定完善的RPA运行方案，每个环节都要保证可控，同时，要及时记录RPA运行日志及数据轨迹，定期备份系统，合理应对可能出现的重大损失。

（二）人员管理风险

客观来说，RPA的到来既是机遇也是挑战。高校会计档案流程化、自动化意味着人力资源的削减，这将带来高校财务人员对自己工作岗位的担心和忧虑，传统的会计档案管理工作模式受到冲击。因此，加快会计档案数字化转变和财务人员向RPA领域靠拢显得尤为重要。向数字化会计档案转变并不是一蹴而就的，财务人员要以积极心态去拥抱RPA的到来。高校要加大培养RPA领域人才力度，使传统会计档案与RPA深度融合，合理规避人员管理风险。财务人员要把握时代脉搏，实现自我创新转型，主动去了解、认识、学习RPA，更早地从RPA当中受益，争做RPA的开发者而非淘汰者，这才是未来发展的趋势。

（三）操作信息风险

RPA在正常运营过程中是低风险的，防范默认隐性操作风险是必要的，未来财务人员要清楚地了解RPA工作流程及其原理，高校要定期组织操作人员培训学习。特别是针对会计档案管理，要及时根据国家和社会政策变化调整优化RPA财务机器人相关操作流程，避免因未察觉到的隐性操作失误带来风险。因此，RPA在设计之初，要使用标准化、规范化的操作流程。

（四）绩效管控风险

RPA档案机器人上线之初，旨在提升会计档案管理工作效率。然而对RPA机器人工作量的低估或者高估，都可能使管理者无法有效地分配RPA机器人任务，从而使机器人任务过度负载或带来不必要的效能浪费。对机器人绩效评价和管控，将为高校会计档案管理工作高效运行带来保障。

五、结语

本文介绍了RPA技术在高校会计档案管理中的应用，明确了RPA在高校会计档案管理中的优势和影响，通过探究RPA技术应用对提升工作效率和规范会计档案管理流程的价值，分析RPA技术对高校财务带来的经济效益和管理效益，相信未来在万物互联、多云共享技术发展中，RPA+AI将在高校会计档案管理工作中扮演越来越重要的角色。与此同时，高校和财务人员应当加强风险管控，规避会计档案不必要的错误风险，提升高校财会人员工作效率，以积极的姿态，加快高校会计档案管理工作朝着智能化、数字化方向发展。