基于文献计量法的我国疾控系统档案研究现状分析

文/中国疾病预防控制中心 耿云霞 赵悦乔 马茜 王子军

2001年，卫生部办公厅下发了《关于疾病预防控制体制改革的指导意见》，明确了各级疾病预防控制机构的职能与任务，卫生防疫站更名为疾病预防控制中心，2002年底全国建立3463个疾病预防控制中心。疾病预防控制中心档案是疾控工作者在为防止疾病传播流行、增进人民身心健康的科学和技术活动中长期积累的资料，对于开展疫情的预测预报、流行病学分析、保障公共卫生安全具有重要意义。为全面掌握我国疾控系统档案管理研究的进展情况，本文采用文献计量学分析方法，对疾控系统档案管理研究成果进行梳理与分析，旨在为今后深入开展疾控档案管理研究提供借鉴。

一、研究对象与研究方法

（一）研究对象。以“(TI='疾控')AND(TI='档案')”为专业检索式，以CNKI和万方作为数据来源库，利用NoteExpress软件进行专业检索，检索截止日期为2019年12月31日，剔除重复数据后共获得1159条数据。根据关键词初步筛除与本文主题相关性较弱的文献198篇，删除国内会议论文和专利论文，最终获得926篇目标文献。其中期刊文献896篇，硕士学位论文30篇（见图1）。

图1 资料筛选流程图

（二）文献计量分析法。文献发表情况是一个学科或者一个专业领域发展现状与趋势的直接反映。文献计量分析法以文献的外部特征为研究对象，进行量化分析，是适用于各门学科的一种图书馆学和情报学的特殊研究方法，主要用于科学文献的研究。它侧重于分析文献外部形式特征的“量”，从定量的角度分析文献规律，间接反映内容的相关关系。

二、结果

（一）按文献发表时间统计分析。文献发表年度分布反映了一定时间段内特定研究的进展情况，对了解该领域研究发展水平和趋势具有重要作用。通过年度统计，有助于把握我国疾控体系档案管理研究领域的整体发展情况。我国疾控系统档案管理研究相关文献数量呈逐年增长趋势。2002～2006年，疾控中心初步完成改革，档案管理体系建设还不太完善，相关研究论文数量较少。2007年开始，文献数量逐步增长，且近五年相关研究出现急剧增长趋势。2015～2019年，共发表578篇，占总发表量的62.4%，说明近年来全国疾控系统对档案管理越来越重视，相关的研究方法也日益完善（见图2）。

图2 各年度文章数量分布

（二）按文献刊载来源统计分析。通过对文献发表期刊进行统计分析，可以了解该领域研究成果的分布情况。通过对926篇文献发表的期刊进行分类汇总，疾控档案研究相关文献发表在国内的228种期刊上，其中《办公室业务》发表篇数最多，为130篇，占所有文献的14%；其次是《卷宗》，发表82篇，占所有文献的8.9%。发表篇数前10位的期刊分别为《办公室业务》《卷宗》《中国保健营养》《海峡预防医学杂志》《中国卫生产业》《管理学家》《兰台内外》《黑龙江史志》《医学信息》《科技创新导报》。

（三）按作者合作情况统计分析。通过对文献作者进行统计研究，可以对疾控系统档案研究领域的科研队伍有初步了解；对核心作者的统计研究，可以定量评价疾控系统档案研究者的学术水平和科研能力。合作度指每篇文献的平均作者数，合作率是合著论文占论文总数的百分比，两个数值越高，表明科研合作规模越大。926篇文献中，有147篇合著文献，作者总数为1156人，合作度为1.25，合作率为15.9%，表明疾控系统档案研究总体合作度不高。

根据普赖斯定律，高产核心作者中最低产作者的发文数量，等于最高产作者发文数量的平方根的0.749倍。通过对第一作者及文献进行统计，发文最多的为平顶山市疾控中心的李凤勤14篇。根据计算结果，发文的数量大于等于3篇的作者为核心作者。核心作者共83位，核心作者人数占第一作者人数的8.96%，共发表文献314篇，占论文总数的33.9%，小于普赖斯定律50%的值，说明我国疾控系统档案研究领域内尚未形成稳定的核心作者群。发表文献数量5篇及以上的作者及所在单位（见表1）。

表1 发文5篇及以上的作者统计

（四）文章地域分布统计分析。通过对疾控体系档案管理研究相关文献所在地区进行统计分析，全国各省、市、自治区均有文献发表，排名前10的地区发文量共692篇，占文献总量的74.8%，其中山东省文章数量最多，168篇，占文献总量的18.1%，其次是黑龙江省72篇、吉林省67篇、江苏省62篇。

（五）按文献的关键词统计分析。通过对文献进行关键词分析，可以把握研究的热点和方向。除去已用于检索条件的关键词“疾控中心”和“档案管理”，合并相似词条，对不重复关键词的频次进行统计分析，共有696个关键词，出现频率最高的关键词是“信息化”，其次是“问题”“利用”等。

（六）按文献内容统计分析。通过对文章题目、关键词、摘要判断文章的研究内容，无法判断的论文通过查阅全文进行内容分析，最终将文献根据内容分为10大类。“档案管理的现状问题以及对策研究”类文献最多，其次是“档案的数字化和信息化管理”和“疾控中心内部行政业务相关档案管理”等（见表2）。其中，“疾控中心内部行政业务相关档案管理”包括财务档案、基建档案、绩效档案、消防档案、健康教育档案、科技档案、人事档案、声像资料档案、实验室档案、文书档案、仪器物资设备档案，以人事档案管理居多。

表2 研究内容分类统计表

三、讨论

（一）档案管理信息化和数字化成为疾控档案管理的趋势。随着社会信息化的发展，疾控档案信息的多样性和复杂性增加，导致信息资料的收集与保存缺乏系统性，传统档案管理的方式在时效性和利用率方面已经不能满足疾控工作的需要，档案管理工作人员工作量也会剧增。疾控档案信息化管理可以将档案信息及时收集并准确鉴定后归档保存，提高档案管理工作的效率和管理水平，优化档案保存条件，同时提高档案的利用效果。为实现疾控档案管理的信息化，需要单位增加投入力度，在设备和信息化系统方面做好基础设施支持。档案管理专业技术人员积极转变传统管理理念，实现信息技术和传统管理的有效结合。在推进疾控档案信息化的过程中，需制订相应的档案管理工作制度，加强档案信息的保密工作,档案查阅和使用过程要严格按照审批制度执行。同时要加强档案管理系统的维护和监控力度，防止档案资料泄露。

（二）疾控系统对于提高档案管理的方法研究较少。疾控系统对于提高档案管理的方法研究较少，仅有个别疾控档案管理人员探讨了提高档案管理的方法，系统性和可推广性较差。福建省疾病预防控制中心和呼伦贝尔市疾病预防控制中心采用了业务技术档案两级管理模式，在中心的领导下，由档案室统一进行业务指导，实行统一的标准和程序，将业务技术档案分中心、科室两级管理。将反映主要业务工作总体水平的材料以及在业务工作中形成的，具有一定学术价值且保管期限长的综合性、分析性材料确定为中心级档案，存放在中心档案室。中心档案管理员与各科室密切协商，具体确定符合业务实际的各科室级业务档案的归档范围并存放在科室内。新疆维吾尔自治区疾病预防控制中心对档案进行精细化管理，将档案管理工作落实到每一个环节中，在数据化、信息化处理后纳入综合管理平台中，使档案管理每个环节充分受控，同时对档案管理人员进行精细化管理意识的培训，逐渐深化细化档案管理内容，并在全单位各部门推行档案精细化管理。

（三）对疾控体系档案管理存在的问题和对策梳理。通过对“档案管理的现状问题以及对策研究”类文献进行内容研究，疾控体系档案管理存在的问题主要有4点：1.疾控系统对档案管理的重视程度不高，不能认识到档案管理对疾病预防控制的重要作用；2.缺乏档案管理的规章制度和行为准则，尤其是基层档案管理制度很难落实；3.档案管理的硬件设施和设备落后，档案电子化推进缓慢，以传统的纸质档案存档为主，难以满足现代化管理要求；4.档案管理专业技术人员缺乏，多为兼职或其他专业专职，缺乏工作经验和专业技术，档案管理工作质量有待提高。针对疾控体系档案管理存在的问题，应对相关对策进行梳理：实施领导责任制度，落实各项监督制度；各部门协调配合，健全档案管理的规章和准则；加强档案室建设工作，健全各类档案管理硬件设施和设备，推进档案电子化管理；保障档案管理的安全性，加强档案管理专业技术培训；提高管理人员综合业务能力，积极引入专业技术人员，提高档案管理质量。