科研业务审批流程设计与实践

■ 李 丹 李小萌 白松涛 荆志成 王晓云 林 娜 曹也丁

医院科研管理工作的主要目的是为广大临床和科研一线人员提供有效服务。随着医院临床与科研的蓬勃发展，高效快速的科研管理才能为医院科研工作的发展提供有力支持。长期以来，由于科研管理信息化建设的迟滞，科研管理人员办理相关科研审批事项的工作效率很难满足当前科技背景下开展科研工作的需要，科研业务审批流程已经逐渐成为广大科研人员的痛点和难点问题[1-2]。因此，亟需通过信息化手段建立一套高效的网上审批系统来解决当前存在的现实问题，切实提高科研管理部门的办事效率。中国医学科学院阜外医院科研处自主研发了一套完整的“线段式审批流”网上审批系统，使审批时长由过去的2～4周缩短至3～5天，明显提高了科研事项的审批效率。本文重点介绍该审批系统的方案设计，从管理角度探讨信息系统开发的有效方法和途径。

1 方法与步骤

1.1 需求调研

通过申请方（科研人员）和审批方（各职能处室）的需求调研了解当前审批流程中存在的主要问题，并针对性地提出流程再造设计方案。

1.2 主要问题挖掘

通过调研，发现困扰科研人员的主要问题可归纳为大额经费审批瓶颈、重复填报、重复审批、重复跑路。原流程中，科研人员在向相关职能处室申请各类物品采购前，必须首先填写大额科研经费申请单，如果审批出现迟滞，则后续申请流程就不能进行，因此就出现了大额科研经费审批瓶颈问题。此外，整个流程中，经办人需要分别填写药剂科的试剂采购申请单、科研处大额经费申请单、院办加盖公章的申请单、财务处的经费预算表……经办人需要重复填单和重复跑路取送各类审批单据；同时，同一件事情科研处长和主管院长需要在不同申请单上重复审批。因此，线下审批流程存在的问题已成为广大科研人员“办事难、办事慢”的痛点难点问题，亟待解决。

1.3 流程再造设计

针对存在的现实问题对现有审批流程进行流程再造，提出线段式审批流程的思路（图1）。

图1 科研业务审批流程再造

“线段式审批流”是指在审批方设立3个必要审核节点，即形式审核、过程审核、终点审批。在每个审核节点配置终端机，审核人员通过终端机来完成各类科研相关事项的审核，不用再提交纸质申请单。形式审核员由相关职能处室的工作人员组成，过程审核员由各职能处室负责人组成，终点审批员由主管院长或经授权的主管人员组成。在同一审核节点上的审核人员具有相等的权限，可以在同一时间点同时进行审核工作。所有审核流程均为双向，即可以审过也可以退回。“线段式审批流”的设计只需填写一张“主管部门申请单”即可，如试剂采购申请，相关职能处室均可在同一张“试剂采购申请单”上审核/审批，不再需要填写各自部门的审批申请单。这样设计的目的是推倒各职能处室间的管理围墙，使申请方只填一单，审批方只审一次，可大大缩短审核与审批周期。另外，流程的设计为“并联式”，在同一审核节点上的审核人员具有相同的审核权限，可以在同一时间点上审核，不分先后，系统以最后一人的审核时间来计算审核时长。如果审核人员同时在线，审核过程可以瞬间完成。在“并联式”设计下的审核时长与相同角色人员的数量多少关系不大，不会因为某一个审核人的审核迟滞影响其他人员审核。因此，同样的办公系统，由于采用不同设计理念，审批效率会相差很大。

1.4 建立非正式组织管理团队并开展相关培训

由于同一个申报事项需要多部门同时审核，因此需要部门之间团结协作。由于形式审核员、过程审核员、终点审批员分布在不同科室，通过审批流程将其组合起来，为了一个共同目标由责任主体部门实施横向管理，形成非正式组织管理团队。该管理团队职能范围覆盖科研人员的全部审批业务，必须流畅贯通并形成完整闭环，哪个环节不畅都会形成瓶颈造成整个审批事项的积压，因此需要将各部门相同审核节点的人员组织起来进行培训。团队之间的流畅配合在整个管理流程中发挥着重要作用，是“线段式审批流”高效运行的重要保障。

1.5 搭建审批双方互动平台

为了使优化后的审批流程更好地满足广大科研人员的需求，医院搭建了审批双方互动平台。主要通过建立微信群的方式，让科研处管理人员、程序员、各职能处室形式审核员、过程审核员、终点审批员、流程终点审核员以及申请方的课题组经办人、课题负责人、科室主任等所有与审批流程相关的人员都参与其中。审批流程从发起到结束全过程中发现的任何问题均可在群中讨论，及时沟通，进而高效解决问题。

1.6 技术路线与开发模式

“线段式审批流”包含3部分内容，即流程再造、组建非正式组织管理团队、审批双方互动平台。流程再造解决的是程序开发的思路和运行模式问题；组建非正式组织管理团队解决的是系统有效运转的问题；建立审批双方互动平台解决的是在系统开发过程中针对新问题、新需求的沟通问题。3部分内容相辅相成，缺一不可（图2）。在对整体方案进行完整设计的基础上，可以在相同编程逻辑框架下按照时间进度对不同模块进行“滚动式”开发（快速迭代）。各期模块依次上线，能够提高程序开发的整体效率。

图2 技术路线

2 实施效果

通过上述方法与步骤，医院用3个月时间完成了1期“试剂采购审批模块”的上线；后3个月又完成2期“物资耗材采购审批模块、设备采购与维修审批模块、公章审批模块”的上线；再用1年时间完成后续所有模块的开发和运行。对比全部模块开发完成后再上线测试运行的方式，“滚动式”开发大大提高了工作效率。“线段式审批流”的上线运行大大提高了审批效率，审批时长由以往线下审批的2～4周缩短至3～5天；同时刺激了需求的增加，2018年完成各类网上审批流程7 000余项，大大超过4 000余项/年的常规审批量。

由于“线段式审批流”整体方案设计的合理性，在实操中未出现明显审核迟滞的现象，各级审核员配合默契，审批流程畅达，有效解决了广大科研人员“办事难”和“办事慢”的痛点难点问题。本项目采用了滚动开发模式，在3个月内完成了1期模块从设计到上线运行的整个过程，并且在运行过程中未出现任何问题，获得了科研人员的高度评价。由此可见，系统开发的成败很大程度上取决于前期规划与设计。因此，在开发其他管理系统时应注重方案的整体设计：使用方不仅要提出目的需求，还要提出过程需求；开发方不仅要解决程序问题，更要解决管理问题[3-4]。“线段式审批流”的方案设计，可以为其他管理信息系统的开发提供良好借鉴。

3 讨论

3.1 “线段式审批流”与传统审批流程的异同

（1）传统审批流程一般采用“串联式”顺次审核/审批，审核人员越多审核时长越长[5]；而“线段式审批流”设计则是“并联式”同时审核/审批，理论设计上可以大大缩短时长。（2）传统审批流程往往是顺次“不跨越式”审核/审批，上游未审核通过则下游不能审核；而“线段式审批流”设计是“跨越式”审核/审批。特殊情况下，上一级可以跨越下一级审核，不会因形式审核员审核不过影响到上级领导对内容的审核与审批，体现特事特办。（3）传统审批流程往往以部门为中心，由于不能摆脱各联合审核/审批部门条块分割式的纵向管理模式，在审批流程上考虑更多的是自身业务范围内的审批便利，不太顾及业务范围之外的其他部门的审批，因此不能从根本上解决科研人员痛点难点问题；而线段式审批流程则是以任务为中心，责任主体部门会将审批流程作为一个整体来统一实施横向管理。

3.2 非正式组织管理团队的作用

信息系统的开发不只是程序问题，很大程度上还是管理问题。一个非常好的信息系统，如果没有一个好的管理，一样不能发挥出应有的作用。“线段式审批流”设计下的网上审批系统之所以取得很好实践成效，很大程度上取决于主管部门对非正式组织管理团队的有效管理。通过培训，使不同部门相同角色的人员能相互协作、步调一致地完成同一任务，是非正式组织管理团队的核心作用所在。

3.3 审批双方互动平台的作用

信息系统在使用过程中会出现各种各样的问题，单靠程序员采用“头痛医头、脚痛医脚”的办法往往不能解决问题，反而会衍生出许多新的问题，给系统的正常运行带来障碍。因此，在考虑解决某个问题的同时还应该考虑是否存在某类问题，应该把所有问题都暴露出来进而采取有效措施。审批双方互动平台的搭建正是基于发现问题和解决问题的需求导向，目的是在系统开发过程中就对所有出现的问题进行沟通、协调、解决，进而提升系统运行效率。