高职院校学生档案育人功能研究

刘艳春

（泰州职业技术学院 党政办综合档案室，江苏 泰州 225300）

高职院校学生档案是指学生在校学习、工作、生活中形成的记录和反映个人经历、德才能绩、学习和工作表现，以学生个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他形式的历史记录。高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，不仅包括学生的简历、家庭状况、成绩表、鉴定评语，还包括学生的奖惩材料、三好学生和优秀学生干部登记表、体检表、党、团组织材料等，是大学生就业及其今后选拔、任用、考核的主要依据。档案对于每个学生来说至关重要，它是人生的缩影，证明了他们在这个社会中的成长轨迹。作为育人高地的高校，如何让丰富的学生档案提供有效信息基础的同时发挥档案育人功能，助力学生身心发展，是档案工作者必须认真思考的新课题。

1 高职院校学生档案利用现状

多年来，因人事档案工作的保密要求，学生个人档案材料的搜集、管理、利用都是在全封闭的状态下进行的，学生档案的服务模式也是被动的，不能主动服务于学生工作。现大部分高校的学生档案工作主要用于查考、佐证。在校学生或毕业生在入伍、升学、职称评聘、出国、落户时才会利用档案材料；部分学校增加的档案网络服务功能也只是停留在学籍卡打印、学生档案转递去向查询等传统服务模式。

2 高职院校学生档案育人功能存在问题分析

（1）高职院校学生对个人档案的忽视。通过调查走访，发现大部分在校学生对自己的档案组成没有清晰的认知，不清楚哪些材料会放入档案中，不清楚哪些个人档案材料会成为维护自身权益的依据。学生对档案材料作用认识严重不足，档案工作缺乏基础和动力，学生档案的育人功能迟迟未实现。

（2）高职院校对学生档案管理“重藏轻用”，没有发挥档案育人功能。大部分高职院校学生档案管理，只存在于入校的档案收集和毕业生的档案转递，未能充分发挥档案的作用。同时，学生档案的封闭状态也给学生档案的开发利用带来阻力。档案一般被存放在封闭独立的空间，因涉及个人隐私，多年来只要提到“档案”就给人一种神秘感，认为是不可触碰的禁地。

（3）缺乏专业的学生档案管理人员。学生档案管理人员在高校基本都是兼职，除了承担学生档案管理工作任务，还承担着其他教学或教辅工作。另外，学生档案员没有经过正规的档案专业知识培训，缺乏系统的档案知识储备，在档案工作开展过程中往往是根据原有规则按部就班，主动探索创新的能力不足，岗位流动性较大，缺乏工作经验的沉淀。

3 开展育人功能研究是档案创新活力的重要标志

（1）树立档案育人理念。学校要重视学生档案信息资源在学校育人工作中的重要作用，提升档案工作的育人功能。档案管理人员要创新工作思路，参与到育人工作的实践活动中去。学生档案管理员不能将档案工作定位于“保管”功能，更不能将工作目标只停留在传统的档案查（借）阅服务上，要树立主动服务意识，创新工作理念，思考学生档案工作在学校育人管理中的作用，积极探索档案服务功能，参与学生管理工作，向辅导员、班主任、心理中心、思政课老师宣讲档案参与育人管理的现实依据，并积极主动参与到育人实践工作中，将学生档案育人功能作为职业责任。

（2）完善制度规范档案管理。高校学生档案涉及面广，形成过程复杂。由于档案具有完整性、真实性、规范性、私密性、多样性等特点，因此高校必须从实际出发，运用科学管理原则，建立健全档案的收集整理、检查核对、鉴别归档、保管传递、转递送交等各项规章制度，同时要与时俱进，不断完善，努力适应高等教育发展形势。

（3）加强档案育人宣传意识。通过讲座、公众号、网站等多种形式向学生宣传档案材料的重要性，并让每位学生知晓哪些材料会存入档案中，以及这些材料对个人的长期影响，从而规范学生在校的言行举止，引导学生健康积极、乐观向上的个体行为。做好档案育人典型案例的宣传报道，加大档案育人功能认识的普及与提高。

（4）注重档案搜集的全面性。注重学生在校活动材料的搜集范围，让学生档案覆盖学生在校学习、生活、实践的全过程，满足育人工作的各种信息需求（见表1）。

（5）建立学生档案育人信息数据库，实现差异化育人。学生在校期间形成的各类材料大部分是纸质材料，且格式不一，形式多样，由于缺乏专业系统的支撑，难以满足现代信息化需求，查阅起来非常不便。可以由专人将这些材料分类汇总，录入电脑，形成系统的信息库，并且配备查阅工号，这样既有效保护了个人信息，又方便查阅搜索学生信息。

近年来，高职院校生源类型较多，对档案材料信息进行搜集分析，能够为科学育人管理提供详细、精确的依据，分析数据关联性，一人一档、条块归档，体现学生个性化、差异化，为学生精准画像，既能全面掌握学生个人成长发展的全貌，又便于发现在各个领域有特长的学生，做到因材施教，经过对海量学生档案的信息搜集将各生源渠道的学生特点做了一些简单分析（见表2）。档案的搜集、汇总、分析的过程也是育人的全过程，通过总结共性，发掘个性，为教育教学工作提供帮助，彰显学生档案工作的主观能动性。

表2 高职院校生源渠道及特点

4 借助档案实现育人管理的优势

规范档案工作，发挥学生档案的育人功能，对学生的身心发展、职业生涯规划有极大的帮助。

（1）有利于学生身心发展。借助学生档案实现育人管理，让学生成为教学过程中的主人。一是有利于开展思想政治教育，帮助学生树立正确的世界观、人生观、价值观；二是有利于心理健康教育，发现心理健康隐患学生并及时疏导纠偏；三是有利于培养健康向上的爱好，根据学生自身兴趣、特长，提升学生自信心和社会适应能力。

（2）有利于学生职业生涯规划。高职院校的毕业生大部分直接面向就业单位或创业方向，许多在校大学生对自己的未来很迷茫，不知道如何在职业生涯的起点做合理规划。而学生档案中的很多信息点都记录着成长、学习、生活经历，通过大数据可分析出各个学生的专业特长、性格特点、兴趣爱好，学校就创业中心可根据这些数据进行整理、分析，为学生提供更多的就创业规划，让学生更加明确就业方向，找到适合的职业方向。

档案具有凭证和参考作用，在高校学生教育教学和管理工作中，既是生动的素材，又是重要的依据和成果记录，对促进大学生全面发展和对学生进行全面客观的评价具有重要参考意义。因此必须从提高认识、强化制度、规范管理、加强宣传等方面完善档案工作，不断开拓思路，探索创新，从形式和内容上扩展档案的内涵，让档案“活起来”，实现档案育人功能。