加强高校档案管理信息化建设探究

王翠

摘要：档案管理是高校管理的一部分，对推动高校科研教学管理、学生管理等都有重要作用。随着当下网络信息技术在各行各业的广泛深入应用，人们的生产与生活发生巨大变革，也对高校档案管理提出了信息化建设要求，作为高校档案人员应充分认识档案管理信息化建设的重要性，着重从制度、资源和开发利用等方面不断加强，更好地适应时代发展。

关键词：高校;档案管理;信息化

信息化技术在进入新世纪以后迅猛发展，高校积极推动内涵式发展，为在网络信息时代改进和强化档案管理提供良好的技术基础、发展环境，指明高校档案管理的信息化建设道路。但是在档案管理信息化建设的推进中，档案管理制度不全、信息资源建设不力、开发利用方式落后等问题越来越突出，只有解决好这些问题，才能进一步加强高校档案管理信息化建设。

一、高校档案管理信息化建设的重要性

国家于2020年6月20日修订通过《中华人民共和国档案法》并予以公布，从2021年1月1日起施行。新《档案法》紧跟新时代发展档案事业的新要求、新趋势，增添档案信息化建设的内容，正式提出了电子档案和传统载体档案具备同等效力，同时鼓励对传统载体档案进行数字化转换。毋庸置疑，国家从法律层面确立电子档案的关键性地位，为各企事业单位指明了档案管理改革方向。

高校档案管理主要涉及到学校的教育教学档案、科研档案、学生个人信息资料、财务资料以及党政工作资料等的管理，对提升教育教学水平、增强科研能力、完善学生管理、优化财务管理、强化党政工作等意义重大。而随着网络信息技术越来越发达，电子档案和传统载体档案相比具有突出优势，不仅能实现无纸化办公，瞬时采集并更新档案数据，基于数字加密确保档案内容不被随意修改，还能依托高度发达的网络随时随地查阅，打破信息壁垒，快速开发、传递、利用档案信息资源，促进信息共享，使得高校档案管理信息化建设成为必然趋势。如今信息化技术依旧在不断进步，今后使用电子档案会更便捷、安全，把档案信息化提高到新的层次，保障档案管理在高校管理中发挥更大的价值[1]。

二、加强高校档案管理信息化建设的建议

（一）建立健全档案管理制度

在档案管理信息化建设中，广泛使用网络信息技术使得高校电子档案更简单、便捷、准确，传统纸质档案归档标准、管理制度不再适用于电子档案，需要完善建立信息化归档制度及标准，形成双轨制归档，在很好地归档电子档案、及时补充信息和更新信息的同时做好纸质档案归档工作，准确录入纸质档案信息。另外，在档案管理过程中，档案信息要经过网络化的整理与传播，只有规范档案的保管与保密制度，才能预防档案信息泄露，保护学校及个人信息安全，加快档案管理信息化建设进程[2]。具体而言，要完善档案安全管理制度，档案人员积极学习安全知识，增强安全意识，深刻认识到泄露档案信息可能造成的危害，减少因个人失误引发档案安全事故;为了保证电子档案的形成及保管无误，要让计算机和网络系统安全运行，预防因操作失误导致档案信息遗漏或缺失，同时添加防泄和加密等计算，杜绝恶意篡改档案数据;在档案信息的传输中要使用网络安全技术，避免计算机被病毒入侵或恶意攻击等。在完善的安全管理制度和体系之下，档案人员及时发现问题并反馈，妥善解决安全问题，保障档案信息化发展。

（二）加强档案信息资源建设

高校档案信息资源的来源多种多样，涉及到传统档案的数字化转换、接收电子档案、各立档方直接导入现行电子文件、基于知识管理与知识服务获得的其他机构和单位的信息资源等。加强信息资源建设是推动高校档案管理信息化建设的必然选择，档案人员以用户需求为基本导向，采取信息技术手段继续拓宽信息资源来源渠道，通过知识管理理念进一步整合高校档案信息资源，打造数字档案馆，促进档案信息的开放和共享。与此同时，数字档案馆是高校存储档案、控制档案的数据中心，应构建完善的一体化档案信息综合管理系统，针对文字、图像、音频、视频等数据实现数字化存储、管理，对于多元数据以及信息资源实施兼具图、文、声、形的集成和加工，丰富档案资源表现形式，做到对档案的自动化处理、一体化管理，提高档案信息管理现代化水平。

（三）改进档案开发利用方式

管理高校档案的终极目的在于利用，档案人员要加强对高校档案的开发，基于做好校史展览、文件汇编、科研教学成果展览等传统的档案开发利用，致力于将查阅式、被动化的档案服务转化为咨询式、主动化的档案服务，提供网络化和多途径的档案检索服务。同时搭好档案管理人员和档案利用者的沟通交流平台，提供高校的人性化档案服务[3]。例如在线咨询，利用QQ、邮箱、微博和微信等方式及时解答档案利用者提出的疑问、遇到的难题;在线展览，在网络上展览高校的发展历程、校友风采、科研教学成就等档案信息，摆脱时间与空间对档案实物展览的限制，扩大档案展览受众面，使高校档案信息发挥更大的宣传教育功能;在线阅览，基于档案利用者的身份登记、查阅权限授权等，探索部分档案信息的互联网借阅的实施，方便利用者查阅高校档案，克服时空障碍，并降低因借阅实物档案引起的原件损毁程度;重视利用现代信息检索、数据库、大数据、云计算、物联网等新技术，如语义分析、机器学习等，从海量档案数据信息中提取有价值的部分，让用户获得更丰富的档案信息服务，从而使高校档案信息开发利用更加便捷、更加高效，为本校师生以及社会各界提供更优质的档案利用服务。

三、结语

档案管理信息化建设水平是当前衡量高校档案工作现代化程度的一项重要指标，加强档案管理信息化建设不仅是深化高校档案管理改革必须执行的任务，更是推动档案事业发展和创新的契机。高校档案人员在档案管理工作中借助信息化技术和设备，根据档案改革要求大力推进档案管理信息化建设，全面提升档案工作水平，助力学校的管理和发展。

参考文献

[1]段园园.网络时代高校档案信息化建设[J].智库时代，2019（43）：111+116.

[2]金江梅.高校檔案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].兰台内外，2020（16）：4-6.

[3]杨雯，张北建.大数据时代高校电子档案信息化建设现状及发展策略[J].机电兵船档案，2020（02）：77-80.