互联网的办公室文书档案管理分析

张俊三

摘要：在事业单位发展进程中加强办公室文书档案管理是非常重要的，不仅有助于提高内部管理的效果，还有助于明确事业单位今后的发展方向，办公室文书档案管理包含的范围是非常宽泛的，例如不仅包含了事业单位发展的基本信息，涵盖各项的工作资料，有助于提高事业单位当前的运行效果，因此在实际工作中需要根据时代发展方向优化事业单位办公室文书档案管理的模式，在互联网背景下提高办公室文书档案管理的效果，突出先进性的特征，提高事业单位当前的管理水平。

关键词：事业单位;办公室文书档案管理;互联网

事业单位通过办公室文书档案资料可以查阅有关事业单位内部的各种信息资源，有重要的现实意义，但是在当前事业单位办公室文书档案管理工作中，由于包含的内容具有复杂性的特征，所以在管理时难免会存在诸多的失误，影响办公室文书档案管理工作效率的提高，因此在实际工作中需要加强对事业单位办公室文书档案管理创新的力度，加强信息化的建设，保证办公室文书档案管理工作能够更加高效率的完成，使事业单位能够朝着良性的方向而不断的进步。

一、以往事业单位办公室文书档案管理工作中暴露出来的问题

（一）信息不够全面和可靠

从我国当前事业单位办公室文书档案管理工作的情况来看，还存在着不够全面和可靠的问题。从全面性的角度来看，事业单位办公室文书档案搜集的信息要涵盖与事业单位发展所需要的一切信息，但是由于在信息全面性方面存在一定的不足，导致办公室文书档案收集效果无法得到全面的提高，使办公室文书档案管理人员无法满足实际的工作要求。大多数的事业单位办公室文书档案管理往往停留于一个非常落后的阶段，无法采取更加新型的措施来提高办公室文书档案的收集效果，导致办公室文书档案很难做到全面[1]。另外相关事业单位也并没有根据时代发展方向升级相对应的办公室文书档案管理系统，一些事业单位认为办公室文书档案管理工作只是进行信息的收集以及统计，在事业单位中的优势并不是那么的突出，所以也不会投入更多资金来优化办公室文书档案管理的基础设施，这也是办公室文书档案管理不够可靠的重要原因。如果在办公室文书档案信息搜集方面存在一定偏差的话，那么负面影响是非常突出，影响了事业单位的稳定发展。

（二）信息化程度不够

从整体上看事业单位的办公室文书档案管理属于复杂性的工作内容，仅仅凭借人力是很难做好办公室文书档案管理工作的，需要根据时代发展的方向融入信息化的建设模式，从而提高办公室文书档案管理的效果。但是从我国当前事业单位办公室文书档案管理工作来看，仍然采取的是纸笔的方式来完成事业办公室文书档案的记录，这种方式是非常落后的，例如一些纸质办公室文书档案很容易出现受潮和损伤的情况，不利于长时间的保管，在纸质办公室文书档案搜查时也会消耗大量的时间，造成不必要的麻烦。在纸质办公室文书档案管理时，相关事业单位需要聘请更多人员来负责办公室文书档案的管理，很容易会出现人力资源的浪费。在这一期间需要加強对信息化建设的重视程度，加强资金和设备投入力度，从而有效地应对在以往事业单位办公室文书档案管理工作中的问题。但是相关事业单位并用加强对信息化建设的重视程度，导致一些信息在搜集方面存在诸多的不足，影响事业单位办公室文书档案管理效果的提高。

二、互联网背景下，办公室文书档案管理的策略

（一）保证办公室文书档案规范完整

在信息化时代下一些办公室文书档案的信息来源非常的复杂，同时也包含着一些不完整的信息，这对于办公室文书档案管理来说产生了一定的影响，因此在“互联网+”背景下要加强信息化的建设，保证办公室文书档案是规范和完整的，从而使得办公室文书档案管理效率和水平能够得到全面的提高[2]。在实际工作中要严格的执行档案相关法律法规来构建科学的规章体系，确保办公室文书档案能够及时的归档，使得办公室文书档案管理能够具备规范性的特征。

与此同时还要根据事业单位办公室文书档案管理的方法来制定清晰的责任机制，逐渐的形成办公室文书档案管理工作的网络，使得不同部门能够明确责任工作职责，更加有条理的完成办公室文书档案的收集及整理，在部门内部要建立完善的信息交流机制，迎合“互联网+”时代下办公室文书档案管理的要求以及标准，这样一来可以使不同的管理人员明确自身的工作重点。利用信息化的技术完成办公室文书档案的检索及查询，同时还可以配合这些制度和措施，以此来完成重要办公室文书档案信息资料的搜集，这样一来可以保证最终办公室文书档案利用能够具备规范性的特征。相关部门要根据信息化建设的特点，随时召开一些组织会议，认真的探讨在当前办公室文书档案管理工作中的一些问题以及改进的措施，使得办公室文书档案管理逐渐朝着新的方向而不断的发展。

（二）实现数据信息的共享

在“互联网+”时代下，要加强对办公室文书档案数据信息系统的研发工作，通过内外部的结合完善办公室文书档案信息资源的共享能力，以此来提高办公室文书档案信息资源的编排力度。在实施工作中需要先进行办公室文书档案资源的基本划分，有针对性地进行跨部门和跨种类信息的多方位汇总，并且还要时相关岗位员明确自身工作职责，逐渐的提高办公室文书档案信息的编排能力[3]。在实际工作中要加强办公室文书档案数据库的建设，做好数字化资源的开发以及利用，这样一来在获取相关信息时，可以转变在以往工作中通过人力进行搜寻的弊端。在获取信息时，可以马上的录入到大数据库平台中完成信息的录入。之后，在信息资源中进行自动的查询以及借阅，从而使得信息利用效果能够得到全面的提高。与此同时还要加强对信息安全的全面保护，这主要是由于一些办公室文书档案属于保密的范畴中，因此在实际工作中需要积极利用网络信息化的技术，加强各种办公室文书档案数据信息的共享和互通。

结束语

在“互联网+”背景下的办公室文书档案管理工作中，需要迎合时代发展的方向，加强信息化的建设，并且还要创新管理模式管理理念，利用先进科技手段构建一体化的管理模式，从而使得办公室文书档案管理水平能够得到全面提高，同时还要提高岗位人员的综合素质，具备完善的服务意识，掌握信息化的操作技巧，提高档案管理的效果。

参考文献

[1]方泉.浅议基层机构办公室文书档案管理信息化建设[J].办公室业务，2018（24）：89.

[2]李晶.基层办公室文书档案管理信息化建设研究[J].办公自动化，2018.23（16）：56-57，64.

[3]刘燕.探析事业单位办公室文书档案管理的信息化和科学化建设[J].办公室业务，2018（11）：49.