档案无小事，关系你我他

摘要：人事档案管理是为当前社会人力资源管理和利用创造条件，提供相关人事信息数据的重要活动，人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色。本文主要是对人事档案的发展、档案的形成、档案的保管、转接、查找等进行了阐述。

关键词：档案发展;形成;保管;转接;查找

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色。记录一个人的学习经历、工作经历、家庭状况、思想作风等个人情况的文件材料，也是个人身份、工资待遇、劳动保障、组织关系的重要凭证，档案中的材料会越来越多，人事档案伴随我们每一个人的一生，所以大家可千万不能大意！

（一）档案的发展

按照我国人事制度的历史背景和发展历程，人事档案的发展主要有三个阶段：一是共产党成立初期到建国前，中央党组织对各地党员和团员进行统计，形成了人事档案最初雏形;二是建国初期到文革时期，是人事档案的发展推进阶段。1956年出台了《干部档案管理工作暂行规定》建立了档案材料收集补充、归档、鉴别、整理、转递、查借阅、保密制度，人事档案逐步走向正规化;三是改革开发时期到现在，是人事档案的高速发展阶段。人事档案有了规范、统一要求，全国统一填写了干部履历表，逐步建立起人事档案的基本框架。

（二）档案的形成

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。学籍档案是人事档案最初形态。毕业生档案是学生毕业前家庭情况、学习成绩、身体状况等的文字记载材料，是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。在校时叫学籍档案，招工就业后，成为人事档案重要组成部分。

工作档案是人事档案的基础。人事档案记录我们每一个人一生的就业信息、工作调动、学历变动、职称评审、工龄认定、社保办理、入党审核、办理退休等日常信息，涵盖了我们一生的信息。

（三）档案的保管

高校毕业生可以通过原来就读学校的就业指导中心，查询人事档案的派遣地，一般是生源地或户籍地公共就业和人才服务机构等。如果是毕业后选择出国留学的，有两种存档途径：一是可以由学校将档案转到户籍所在地的人力资源公共服务机构，同时办理个人存档手续;二是可以咨询教育部留学服务中心，办理档案委托保管。

就业后，用人单位，要加强人事档案的审核，通过完善的审核机制和流程鉴别档案内容的真伪，同时注重附件材料真实性的审查，进而提高档案的真实性，保障人事档案的生命线不被打破。单位有人事档案管理权，可以独立管理人事档案。单位没有人事档案管理权，可以集体委托所在地公共就业和人才服务机构存档;无单位未就业的人员档案转递到户籍所在地的人力资源公共服务机构，你可以前去办理个人委托存档（具体委托存档办法还需联系当地公共就业和人才服务中心）。

（四）档案的转接

高校毕业生毕业离校或在职员工辞职、调动工作时，通常会办理人事档案的转接手续。

1、档案接收

（1）档案由原单位统一管理的，提供与原单位解除关系的证明到区人才服务中心开具调档函;

（2）档案由个人委托在其他人才交流中心的，提供的委托协议到区人才服务中心开具“流动人员档案调函”。

2、材料归档

持以下材料原件到区人才服务中心办理材料归档手续：

（1）在人事工作中形成的履歷表、流动人员登记表及其他各类人员登记表;

（2）自传和属于自传性的材料;

（3）考察、考核干部工作中形成的有关材料;

（4）学历及专业技术职务评聘材料，各类毕业生登记表、培训学习成绩、学历证明、学位等材料;

（5）政治审查材料;

（6）入党入团材料;

（7）奖励材料;

（8）处分材料;

（9）任免、工资等审批表;

（10）其他可供组织上参考的材料。

3、档案查（借）阅

查阅档案需出具单位介绍信到区人才服务中心办理。

档案一般不外借，如因公出国政审等特殊原因需借出的，须填写借档申请函，并由借阅人签字，借阅单位盖章。若需借阅党员材料的，借档申请函须由党委盖章。

4、档案转出

出具单位同意解除关系证明和接收单位（人才中心）调档函或商调函并交清档案管理费用，在党组织关系都已经从中心转出的前提下，办理档案转出手续。

需注意的是与单位解除劳动关系的个人可凭与原单位解除劳动关系证明、新单位接收证明到所在地档案经办机构申请转递档案。无单位或自主创业、自由职业的人事档案应转至户籍所在地乡镇（街道）人力资源社会保障服务中心保管。值得注意的是人事档案具有特殊性，虽然记录个人信息，但不能个人携带或存档，必须在有人事档案权限的机关事业单位、国有企业和人事档案服务经办机构通过机要通信或专人送取方式进行专递，严禁个人自带档案转递。

（五）档案的查找

国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案，一般采由以下三种方式：

（1）查询档案所在生源地，一般档案由所在地级市的人社局下属人才交流中心接收，并由个人去办理托管手续。

（2）查看档案是否留在学校。一般待落实工作单位后，户籍和档案会迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。

（3）查询就业代理或人才交流中心。

友情提示：如果找不到自己的人事档案了，可以向单位或户口所在地的人力资源公共服务中心联系查找。如果没有，可以和参加工作前的最后一个学校的相关部门联系，对于毕业时间较长且已经多次变换工作的人，要向最近的就业单位或自己确认曾存档的单位或存档机构进行咨询。

参考文献：

[1]《流动人员人事档案管理面临的问题与对策研究》[J].连金民.基层建设2019（23）299-300

[2]《中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务通知的通知》（人社部发[2014]90号）

[3]《浅谈现代人事档案工作如何实现管理上的创新》[J].李品浩.基层建设2019（23）信息化背景下高校人事档案管理的创新研究[J].张瑾.山东女子学院学报.2014（04）

[4]浅谈对档案编研开发工作的体会[j].李芳.基层建设2019（23）

作者简介：刘亮（1985.12），男，汉族，山东临朐人，大专，科员，从事档案管理方向研究