突发公共卫生事件应急状态下在线办公软件的应用及思考

李志荣

（东莞市南城社区卫生服务中心，广东 东莞 523000）

0 引言

协同办公系统（OA系统）是利用计算机设备及网络，同时结合办公流程而专门搭建的一种办公系统。目前市面上协同办公软件众多，但各个单位部门的工作内容都具有自身的特殊性，因此具备条件的单位都会根据自身的实际需求，以自主开发的方式设计一套具有针对性的协同办公系统，而中国疾控中心自主研发的协同办公系统则是这类自主设开发协同办公系统中较为成功的典范[1]。在线办公软件是通过互联网技术，在云端创建Word、Excel等各类型的数据文档，用户可通过计算机、智能手机等多种设备同时对云端数据进行实时编辑和查看，且云端数据具备实时更新及保存的功能。

1 协同办公工具的现况分析

1.1 协同办公系统。OA系统的初衷是通过计算机、互联网、数字化等新技术的介入，使办走向无纸化、数据化、程序化，从而达到提高办公效率及质量的目的。我国办公系统从1985年的起步至今已经历了两个发展阶段，在此发展期间办公系统不仅完成了无纸化、数字化的目标，而随着计算机性能的提升、互联网技术的革新及计算机编程从业人员的增长，各种协同办公系统的性能都有了明显的进步。企事业单位通过购买或自主开发协同办公系统，使得单位内部的日常工作能够以流程自动化、规范化的方式，快速有效地处理单位内部的各种事务。

1.2 在线办公软件。在线办公软件是一种基于云端技术的软件，目前市面上使用最为广泛的在线办公软件有谷歌文档、腾讯文档、金山文档、石墨文档等。此类软件以云端为基础设计软件的架构和功能，用户只需通过在云端创建Word、Excel等数据文档后即可随时随地与他人协同编辑文档。在线办公软件能够实时保存数据，而在无网络状态编辑的数据亦可以在网络恢复后同步到云端，最为重要的是在线办公软件支持多人多设备同时在线编辑，实现即时性的协同办公。

2 在线办公软件工作原理及优势

2.1 在线办公软件与OA系统的对比。OA系统中的文档数据处理系统是其中最重要的一项功能，尤其在应急状态下文件数据处理效率和质量将直接影响应急任务的执行与决策[2]。因此整个OA系统的设计是围绕文档数据的流转过程而搭建的，目前OA系统的文档数据处置流程多为流水线式结构，见图1。

与OA系统相比较，在线办公软件同样具备诸如权限控制、数据存储加密、数据追溯等必要的功能。不同的是在线办公软件更强调文档数据的实时共享和协同编辑，通过缩减数据在员工传递过程中滞留时间从而提高数据处理的效率。在线办公软件数据处置流程见图2。

2.2 在线办公软件的优势。由于我国各省市的医疗资源条件存在不均衡现象[3]，部分欠发达地区可能并不具备购买或自行研发OA系统的资金及技术条件，且OA系统中的各类控件可能对浏览器、Word等常用软件的版本有特殊要求，造成系统的二次开发升级存在改造困难[4]。在线办公软件一般分为个人免费版本及商业（会员）付费版本，免费版在一般情况下就可满足多人协同办公的需求。由于在线办公软件支持目前大部分电脑、平板、智能手机等设备，且只对网络环境需求较低，因此基层医疗机构可以在不大量增加成本的情况下部署使用该软件，若对在线办公软件有更多的功能需求则可以使用功能更强大的商业付费版。因此与OA系统相比较，在线办公软件能以更低的成本、更快的速度搭建起一个协同办公环境。

3 在线办公软件的实践应用

3.1 在新冠疫情中各镇街协同办公工具的使用情况。通过与我市多个镇街新冠疫情隔离点工作人员进行访谈，发现大部分镇街的隔离点并无部署协同办公系统。隔离点的文档数据只能依靠Word、Excel等常用办公软件进行处理。各镇街政府部门高度重视新冠疫情的发生及发展，要求镇街中各个隔离点每天统计上报各类数据表报告，根据相关数据信息对疫情做出研判及工作部署，但在实际工作中数据汇总涉及多个隔离点，且单个隔离点的多台计算机数据还需逐一统计。如果某个隔离点或某台计算机不能及时汇总数据，则这个进度缓慢的数据点将成为“木桶效应”中的短板，导致时间消耗在数据的等待过程中。据此负责汇总数据信息的工作人员认为，通过使用合适的协同办公工具可令工作流程更顺畅程、工作效率更高。

3.2 在新冠疫情中本镇街协同办公工具的使用情况。本镇街隔离点在疫情初期部署使用腾讯文档作为在线办公软件进行数据记录及汇总。由于腾讯文档灵活的部署方式，隔离点的电脑等设备只要能连接互联网即可使用它进行协同办公。总负责人需要先在腾讯文档中设计一个满足工作需求的Excel文档，然后根据岗位需求把文档的查看、编辑等权限开放给对应的员工，员工即可通过电脑、智能手机等设备登陆此共享文档进行协同编辑办公。腾讯文档的部署及使用方式见图3。

图3 腾讯文档的部署及使用方式

在新冠疫情初期大量返莞居民被带往隔离点进行留观排查，其中产生的数据信息需要逐一记录。使用腾讯文档的工作人员通过多台设备同时录入居民信息，而腾讯文档的协同编辑功能会实时反馈所有员工的数据输入状态，大大降低数据的遗漏或重复录入的情况。通过这种工作模式可以建立一个实时更新的数据库，后期的数据汇总工作将能大量减少“木桶效应”中的无效等待时间。新冠疫情期发生后多部门联动工作是一种新常态，但各部门OA系统往往是相对独立的，这可能会造成部门间的数据交流出现困难或延迟，而在线办公软件的协同办公模式能在各个OA系统之间建起一座数据共享的桥梁，通过高效的数据流通，从而提高各个部门的协同办公效率。

4 数据安全及隐私问题

随着计算机技术、互联网技术及智能技术等信息技术的的发展与普及，人们在享受这些技术所带来便利的同时，不可避免地接受这些技术依存的风险及负面影响，其中数据安全及隐私泄露是最常见的问题。有调研报告指出黑客入侵、企业操作失误是导致数据隐私泄露的主要原因，而云存储技术的使用与企业操作失误导致泄漏有密切关系[5]，因此以云端模式保存数据的在线办公软件就有必要考虑数据安全性及隐私保密性。

在线办公软件会从多角度保护数据的安全与保密，以腾讯文档为例，该软件的安全白皮书列举了多种安全保密措施。如使用二次密码，即便QQ、微信账号不幸被盗取，对方也不能直接通过丢失的账号直接登录在线办公软件。在线办公软件的数据共享及协同编辑办公是通过链接及二维码发送给协助者，而文档访问管理系统可以通过设定链接的有效时限、管理协助者使用权限等方式限制数据因过渡传播而导致信息泄露，数据修订记录与回滚功能保证了数据处理的溯源及恢复。腾讯文档不仅使用腾讯云TDSQL（一主一备）的方式储存数据，还会在异地再存储一份文档数据备份跟主实例数据实时同步，通过多途径数据备份的形式应对数据丢失的情况。在运维安全方面腾讯文档运用各种企业级安全软件及系统防范以防止外部攻击，保证数据安全性；企业内部则通过开发环境与正式环境的隔离，从而防止开发人员直接接触用户数据，保证数据私密性。

5 结论

办公的信息化、协同化是未来的趋势，中国疾控中心自主研发的协同办公系统展示了一种安全、高效的办公模式，但由于各地经济发展的差异及医疗资源分配不均衡等因素的影响，多数基层医疗机构难以具备自主研发OA系统的条件。在线办公软件凭借部署成本低，使用难度低、多系统可用、多平台可用、多人可协同、多部门可协同的优势，为资源紧缺的基层医疗机构提供一个协同办公的新路径。

可以预见，在经历新冠疫情后基层医疗机构与其他部门联动合作将更频繁，而应急状态下部门间如何高效地进行数据信息交流是必须面对的一个难题。开发一套多部门适用的的协同办公系统或许是一种最佳的选择，但碍于时间、资源、技术等条件的限制，自行研发系统难度非常大。OA系统运作流程拥有安全、稳定的优势，适合单位内部的协同办公；而在线办公软件的协同编辑模式使得多人办公更更灵活，数据共享模式使得数据交流更高效。基层医疗机构可以尝试结合性地运用OA系统和在线办公软件，充分发挥OA系统和在线办公软件各自的优势，实现高效地收集、管理及应用突发公共卫生事件中产生的大量数据。