浅析如何在物资设备采购管理中体现成本效率

谭业兴

（新汶矿业集团物资供销有限责任公司，山东 新泰 271219）

随着我国经济大环境的日益成熟，行业之间的竞争日益激烈，各个企业对自身管理模式不断改革和创新，在努力提高对外经济效益的同时对内挖潜增效，节约成本支出。尤其在企业前期工作中，物资设备采购和管理更是企业生产经营活动中的重中之重，毕竟协调好物资设备采购过程中的成本和效率的关系，能够直接影响到企业能否顺利经营并获得预期的经济效益。那么如何采取有效措施把控好物资设备采购活动中管理和控制并兼顾好成本与效率，就成了企业管理过程中所面临的一道难题。

一、企业成本的构成

企业成本是衡量企业经济效益和工作质量的重要指标，它包含了在企业生产过程中所消耗的全部人力、物力和财力。因此为了更好地创造效益就需要在企业的整个生产过程中进行成本控制，将成本消耗定在效率最优处。企业成本一般由原材料采购费用、员工的工资费用和企业资金的使用以及生产经营过程中的费用支出组成。企业成本的高低不仅影响到企业经济效益和费用的支出，还与企业竞争力密切关联，只有严格做好企业成本控制，才能取得更好的经济效益，减少企业面临的各类风险，提高企业的竞争力，以便在激烈的市场竞争中立于不败之地。

二、企业的物资设备采购模式

企业的物资设备采购大多选择招投标和集中采购两种模式，其中投标模式不仅仅引入了潜在设备供应者之间的竞争，还大大提高了企业采购的效率。这种模式有效的将企业未来的发展目标，与自身的管理体制和良好的公众形象作为采购过程中的闪光点并以此为资本获得价格上的优势，从而采购到低价位高质量的物资设备，而中标的设备供应者在销售设备物资的过程中还为企业自身的发展得到了与买方企业的合作机会，并凭借买方企业在市场的影响力提高自身品牌形象，这本身对买方和卖方都是一种双赢模式。而集中采购是指在同一企业内部或同一企业集团内部的采购管理集中化的趋势，可以通过对同一类材料进行集中化采购来降低采购成本。这种模式由企业总部根据不同部门对同一类采购物品的需求，定期进行汇总并制定出合理的采购方案，由企业采购部门根据采购方案与潜在供应商进行询价，确定供应商，并签订采购合同的过程。集中采购是企业控制采购活动的主要方式，它确保在采购活动中确保企业处于主动地位，掌握谈判过程中的主动权。由于集中采购往往采购数量相对较多，通过大数量的采购以便获得较低的价格，这不仅大大降低了企业的采购成本，还能在一定程度上提高了企业采购的管理水平。

三、物资设备采购与管理成本的构成

追求经济利益最大化是每个企业发展的最终目标，而企业的成本与利益息息相关。如果只是片面的加强成本控制，势必会造成企业的生产效率和利益的下降，投入产出不成正比，造成资源浪费。反之，如果企业成本失去控制，结果会导致企业的利润下降，出现亏损，无法实现企业长期发展。因此我们需要在保证产品质量的前提下，有限的控制企业成本的支出，以获取更多的经济效益。对于物资设备采购管理过程中，影响成本的因素主要有以下几点：

1.物资设备的采购价格

对于企业物资设备采购过程来说，采购价格是决定成本高低的重要因素，是影响企业生产成本的重点。如果在设备采购过程中能够获得较低的成交价格，会使企业在生产经营活动中获得更大的竞争优势，相反，如果采购价格过高，会增加企业物资采购成本，占用大量的企业流动资金，降低企业在生产经营中的灵活性，从而影响企业的经营和发展。

2.物资设备的采购数量

根据调查数据显示，当企业采购物资数量较多的情况下，往往可以从物资供应商处获得一个价格优惠，因此，我们可以得出这样的结论，即物资设备的采购数量可以影响采购价格，在购买相同规格的供货商品时，货品的单价会随着采购数量的增加，而相对减少，从而达到降低采购成本的目的。所以作为物资设备的采购商，我们完全可以通过采购足够数量的商品尤其是同种商品的数量，以此有效的获得减低企业的采购成本。

3.物资设备的物流信息

随着我国公路、铁路、航运等公共交通设施的日益完善，物流快递企业也层出不穷。行业间的竞争给物资设备的采购商提供了多种选择机会，可以通过相对低廉的价格取得更优质的服务。虽然这部分在商品采购成本中占得比重不是很大，但是对于采购数量庞大的企业来说，也是一笔不小的开支，需要引起企业物资采购部门的重视。

4.物资设备采购人员的业务素质

如果把物资设备采购过程比喻为一个需要构造的建筑，那么物资采购人员就是建筑的完成者。在每个物资设备社备采购的过程都需要采购业务人员进行具体的实施、监管和控制。因此采购人员本身的业务素质直接影响到了业务物资设备的采购成本。如果采购人员在购买过程中出现吃拿回扣、收受贿赂的违规行为，会从根本上影响采购设备的成本和质量，从而为企业本身带来一定的经济损失。相反，优秀的采购人员，是企业保质保量完成采购计划的前提，他们不仅仅在采购中发挥着采购行为的执行作用，还能影响到采购配套管理活动中的物流、仓储等诸多因素的有效控制，确保采购的物资设备能够保质保量的按时到达企业，为企业正常的开展经营活动提供保证。

四、物资设备采购与管理中兼顾成本与效率的策略

研究表明，成本和效率本身来说就是一对矛盾体。如果企业在进行各项决策前没有进行必要的市场调查和资料研究，就会使得企业的决策缺乏科学依据，仅能凭借自身企业的生产能力和平时经验制定相关措施和方法，一味追求收益最大化，而忽视了对成本的控制，反而会造成净利润降低。因此在企业实际经营过程中如何平衡成本和效率之间的关系成为一门很高深的学问，因此针对物资设备采购和管理中如何做到成本与效率兼顾，主要有以下几种措施：

1.把控物料设备采购流程，明确部门规范职责

物资设备采购是指企业按照发展需求从供应市场获取设备产品作为企业发展资源，以保证企业生产及经营等各类活动正常开展的一项企业经营行为。它的基本作用是将企业所需资源从资源供给市场转移到企业生产经营用户手中的过程，包含前期通过商品交易以及等价交换等多种形式实现商品所有权的转移，也包含后期通过运输、储存、包装、流通加工等方式方法实现商品空间位置和时间位置的变化。前者属于商流过程，后者属于物流过程，将二者有机融合一起，即完成了物资设备的采购的全过程。

通过以上说明，我们简单的把物料采购过程划分为三个阶段进行具体分析。

（1）采购过程：采购部门根据企业职能部门业务需求，汇总出需要购买商品的采购清单，并依据不同采购方向分给不同的采购业务人员在资源供给市场进行询价比价，最终确定购买商品的价格，签订购买合同，并确定物流运输企业，确保商品按时保质运输至公司所需地。

（2）仓储过程：仓储管理人员，按照签订的购买合同，确定购买商品数量和商品运输过程中的损耗情况。办理接收及商品入库手续，登记商品库存台账，确保库内商品不会出现数量短缺和损坏情况。

（3）资金支付过程：物资购买过程实际上是商品和货币之间的等价交换过程。因此采购人员在采购商品的过程中，需及时向企业财务部门提交资金需求申请。财务部门根据总经理或者采购部门总经理签订的财务管理制度，拨付购买过程中所需的资金，确保物资购买行为顺利进行。

通过以上分析，我们可以看到，物资设备采购过程包含多个流程，每个流程都需要专业人员和不同部门的精诚合作。而这一切管理行为都需要企业管理制度作为业务人员的行为准则，需要出台相关采购过程及资金支付等相关文件。因此，我们可以确定企业物资采购部门的工作重点应该放在控制所购物资设备的成本、质量，为了规范采购行为，降低企业购买成本，就需要企业制定出详细的物资设备采购流程方案，以便更好的提高采购过程的水平和质量。

2.构建信息网络平台做好企业物资采购成本控制

随着现代网络信息化的普及，地域已经不再成为物资采购的限制，全球购也逐渐变成各大企业家常便饭。采购行为也从过去单一的面对面采购演变成包含网络验货等多种形式，这就对企业物资采购部门提出了更高的要求。需要我们企业采购人员在熟知市场供需情况，掌握市场运行规律的基础上，对市场相关信息进行了解和分析。并在此基础上利用网络信息平台管理采购工作，充分利用先进科学技术，融合各类数据、信息、知识以及计算机网络等各类社会资源，实现采购信息共享，充分发挥网络优势，集合市场各类信息，从而达到降低采购成本、提高采购效率，增强企业竞争力的目的。

3.限定物资采购价格区间，增加企业采购灵活度

目前很多国际大企业都在采购过程中采用了价格区间这种模式，它可以通过在物资采购过程中设置价格区间帮助采购企业在购买过程中掌握主动权。那么应该如何设置合理的价格区间就成为了摆在企业面前新的难题。通常我们认为合理的价格区间应该围绕着购买商品实际价值上下波动。这就需要我们在制定价格区间前以实事求是的态度做好详尽的市场调查研究，并成分了解物资设备采购市场的行情，用科学严谨的态度，划分合理的价格区间。这种价格区间类似与企业招标过程中的标底，不仅是招投标采购的基础，也是选择潜在竞标企业的重要参考依据。正因为制定价格采购区间对于企业招投标采购具有非常重要的影响，因此一旦确定了物资采购价格区间，就需要在招投标过程中做好保密措施，确保招投标的标底不外泄。如果一旦出现了标底外泄的行为，就使得本次招投标过程失去了存在的意义，使企业在物资采购过程中失去了选择主导权，也无法挑选到合适的潜在物资供应商。正因为物资采购区间的制定体现了企业采购价格预期，同时也是企业在采购过程中实现采购预算的前提。因此，制定物资采购价格区间在很大程度上能够体现企业的管理程度，从而影响到企业的采购成本。

4.设定合理的潜在供应商数据库，节约选择供应商所耗成本

企业物资采购部门主要负责对企业各类物资的采买工作，每年会组织大大小小各类的物资招投标，如果每次招投标都需要繁琐的资质审查、现场查勘等流程，会浪费大量的人力物力，从而造成成本损失，因此设立潜在供应商数据库势在必行。一方面可以通过一次详尽的资质审查充分了解潜在供应商的基本情况，还可以节约招投标的所花费的时间，保证招投标工作能够有序进行，也同时避免了物资供应商之间的恶性竞争。同时进入数据库的供应商由于都符合了招投标所需各类资质，可以充分保证对供应物资设备的质量，确保为企业采购到性价比高的商品。企业通过合理采用多样化的招投标形式，确保了物资采购效率，从而达到成本控制和采购效率相统一的目的。

5.加强企业内部管理，降低各类费用消耗

企业往往在生产过程中需要花费资金和消耗原材料，也就是我们通常所说的消耗品，这些消耗品的数量可以充分衡量出企业资源利用效率和产出率，对企业的经济效益由直接影响，因此在采购物资设备时，需要严格控制采购产品的质量，避免浪费，从而降低损失，同时，我们可以在生产中通过改进技术，加强内部管理，提高资金利用率，实现降低企业成本的目标。

6.建立物资采购考评体制，通过对供应商分级管理平衡成本与效率

建立健全供应商考核评价体系，通过加强对供应商的考核评价工作，挑选出更有实力的供应商，同时也更好的补充维护供应商数据库，加强对供应商的管理。

表1 供应商评价指标体系考核指标

企业应本着“公平、公正、公开”的原则，以定量为主、定性为辅做为制定准则，兼顾成本性和可操作性等标准建立、健全供应商评价指标体系。通过对潜在供应商调研相关信息后，分别设置业务技术指标和商业信誉指标等考核模块并给出相应分数，同时根据所采购物资设备的产品种类、采购金额、供应风险、影响大小等各个方面设置指标权重，通过计算加权分，得出最终该供应商评估分。

通过供应商考核评价体系对每个潜在供应商进行打分，根据实际分数将供应商划分不同等级，对其进行分级管理。在日后进行物资采购过程中，可以根据供应商的不同等级进行差别化对待，在签订合同、付款方式及付款周期等方面采取不同的应对策略。通过分级管理供应商考核评价体系，可以充分了解各个供应商自身的实际情况，缩短了物资采购过程，节约了招投标成本，提高了办公效率。

7.引入供应商奖惩机制，做好考核评价系统后续管理

企业物资采购管理部门应该定期对考核评价系统进行维护和管理，通过日常检查与定期考核相结合的方式做好对工程物资供应商的后续管理，建立奖惩机制考核各级供应商。

在考核评价系统后续管理中企业物资采购管理部门通常采用管理台账的方式通过对供应商的检查与考核，对其提供服务的效率、供给货品的质量以及后续服务等整体情况进行打分，做到全面了解供应商基本状况，随时掌握近期供应商的相关动态，并根据台账结果，将同类的物资供应商进行归类并分析其当前的企业经营状态，对服务质量优秀的供应商给予适当的奖励。同时在相同价格的情况下，给予优先签订合同的优惠政策。对违规的供应商采取一定的惩罚措施，根据日常检查情况和供应商违约记录，扣除违约保证金，对情节严重的，直接取消本次招标供应资格，对经常出现严重违约的供应商，剔除其企业供应商目录，禁止参加本企业的一切物资采购招投标活动。

通过以上分析，我们可以得出这样的结论。企业如果想要实现理想中的经济效益目标，就需要控制企业的运行成本费用，而作为成本费用占比很大的物资设备采购活动，只有在做好管理的同时兼顾成本与效率，才能算是出色地完成采购任务。在当今日益激烈的环境条件下，由于市场、竞争对象和从业人员随时都会发生变化，企业采购方也需要与时俱进，适应企业发展要求，我们如果能有效地降低物资社保的采购成本，才能确保企业生产经营活动的正常进行，从而达到提升企业竞争力，持续发展的目的。