某公司海外项目文档管理系统研究

王小龙

[摘 要] 某国际公司于2016年编制了海外信息化规划报告，在报告中明确提出海外信息化包含应用系统门户、通用应用系统。其中，文档管理软件作为通用应用系统的一部分，包含在海外信息化规划中。在建设顺序与建设重点方面，该报告也提出通用应用和管理应用是海外应用系统建设的重点，应遵循先推广和普及通用应用，再根据海外自身管理需求特点逐步完善管理应用建设和生产应用建设。因此，文档管理软件作为通用系统的一部分，在海外信息系统的建设中应作为优先级较高的重点工作。其可实现对企业各类文档资料集中存储平台化管理，支持海量文档管理、高效搜索、权限机制，满足不同层面人群的应用需求，提供在线编辑、预览、共享、外发、版本管理、流程审批等功能。

[关键词] 文档管理;通用系统;版本管理;共享

中图分类号： G270.7          文献标识码：A           文章编号：1674-1722（2021）16-0031-04

一、背景

现代企业的信息化管理要求以文档管理为核心，协助用户建立高效、安全的文档集中管控体系，实现内部文档通过统一平台进行交互和传递，其中重点要实现对文档生命周期的全程管理，以帮助组织建立起集中存储、管理分享，高效安全的平台[1]。

随着国际公司海外业务的不断拓展，从领导层到各部门岗位逐渐意识到在文档收集、管理及检索方面存在一定难度，因此通过信息化系统管理加强文档管理，提高国际公司在文档管理方面的水平[2];通过建立一套文档管理系统，达成对文档统一归集、统一存储、分级共享的目的。同时，该系统与其他系统互通互联，体现集成优势。

当前各业务部门反映数据存在重复提报现象，信息利用效率较低，希望搭建一个系统解决信息一次提交、多人共享的问题，提高信息利用效率。

1.统一文档存储管理：建成一套国际公司文档管理系统，将重要的文档纳入系统进行统一管理，同时提供检索、共享等便于文档利用的系统功能;

2.制定企业文档管理标准：结合国际公司业务情况，制定文档管理的标准及相关管理制度要求，为文档管理提供管理标准及制度保障;

3.统一安全权限管理规范：符合国际公司对信息安全管理要求，既要保证文档的安全性，同时也要符合文档保密管理要求，让文档在安全合适的权限范围内进行共享[3];

4.快速便捷地搜索文档：提供便捷的文档搜索利用功能，使得用户可以方便地找到所需要的信息;

5.便捷高效的文档协作：能够快捷方便地进行文档协作，代替邮件等发送较大附件，并能够很好地分享于移动设备，同时通过更加便捷的方式与企业内外部人员进行文档协作。

二、创新管理内容简介

本次项目包含两部分内容：一是国际公司文档管控体系，二是国际公司统一的文档管理平台。如图1所示。

（一）文档管控体系

健全的文档管理体系是文档管理的制度保障，同时也是文档管理系统能够良好运行的基础，因此，档案管理体系必须符合以下要求。

1.要体现合理性、科学性。档案管理的相关制度的制定必须以单位自身的实际情况为依据，从实际出发，考虑海外公司的业务及管理特点[4]。

图1  文档管理体系与文档管理平台

2.实用性。管理体系具有可操作性，其制定必须以简单明了、可操作性强为依据，使得工作人员在日常工作中能够更好地坚持和贯彻相关的规章制度[4]。

3.坚持制度约束的双向性。具体来说，就是既能约束领导又能约束普通员工。加强执行力度，相关的规章制度一旦制定出来就必须严格执行[5]。

（二）文档管理平台

IT系统是企业进行管理提升、达到管理目标的手段及工具。统一的文档管理平台应作为国际公司在文档管理方面最主要的应用系统，应作为国际公司及其下属机构提供文档管理及利用方面的唯一入口。

（三）系统集成

由于目前国际公司已经有多套信息系统对管理和业务提供支持，且各个系统均涉及一部分文档管理的功能，因此，未来国际公司的文档管理系统需要与各个系统进行集成或将其替代，将文档管理系统作為统一的管理平台进行集中的存储、搜索和共享。项目中需要梳理各个系统对于文档管理的边界，并采用多种方式进行系统集成[6]。

（四）系统部署

针对国际公司下属公司较多，且地点散布在世界各地的复杂情况，统一管理系统对于网络连接、效率、安全性等方面有较高要求，系统采用分布式部署的方式，在总部部署主文档管理系统;对于具备一定规模且常驻海外的分支机构在当地或区域中心部署文档服务器，定期与国际公司主系统进行同步;对于项目组初期人员较少，且大多数人员在北京总部办公的情况，可以直接使用北京总部主文档服务器。如图2所示。

同时，出于安全性角度的考虑，为了防止因突发事件等其他因素造成的服务器损坏，还可以使国际公司主文档管理系统采用同城和异地备份的备份策略。

（五）信息安全要求

由于本系统未来会作为国际公司统一的文档存储，涉及的内容较多且多数为保密内容，故对于信息安全具有很高的要求。信息安全主要包括：登录验证安全、系统数据传输安全、文档访问权限、离线安全、功能权限、服务器端存贮安全、审计策略及手段[7]。如图3所示。

1.登录验证安全：要求符合中海油统一身份认证体系，采用统一认证的方式进行系统登录。

2.传输安全：传输加密技术主要是防止信息在传输过程中可能发生的泄露风险，从根源上保证信息在传输过程中的相对安全。从表现形式上来看，主要有线路加密和终端加密两种表现形式。线路加密指的是在不同的线路中设置相应的加密密钥，这样就可以有效防止信息在线路传输的过程中发生泄露的现象[8]。

3.文档访问权限：根据定义对文件操作的权限进行系统控制，让文档在合适的范围内进行利用。

4.离线安全：管控文档在个人电脑上的安全，包括防拷屏、防拷贝、防打印、防止拖拽、防邮件发送等。

5.功能权限：系统配置权限的管理，防止通过改变后台权限而改变个人对文档操作权限的情况。

6.服务器端存贮安全：防止系统管理员直接从文件服务器上拷贝文档，从而造成信息泄露。

7.审计策略和手段：系统需要提供详细的操作记录及报表，便于进行审计和操作追踪。

三、创新管理成果与实施效益

国际公司的管理重点是对海外项目公司进行管理，所以本次项目的重点也应该是对于海外勘探、开发项目全生命周期所产生的相关文档进行统一的存储、管理及利用。对于生产阶段的海外业务，要求对其日常生产运营环节中所产生的文档进行统一的存储、管理及利用。希望通过本次项目梳理出海外公司勘探、开发、生产各类型业务所需要管理的文档范围及管理模式，规范未来海外公司文档管理。同时，将历史产生的文档进行整理，统一存储到系统中，形成国际公司的知识资产，为后续业务开展提供历史资料及信息输入。

对于国际公司本部及各海外分之机构管理部门，通过本次项目可以将各部门的规章制度、日常重要的工作文档、各类项目过程文档等进行统一的梳理、管理和及时的共享，解决员工在文档管理中的困难，为员工提供便利。

四、系统功能介绍

（一）文档分类管理

平台系统支持多级的文件分类体系定义，并能针对不同的文件类型定义不同的元数据属性。对于文件类型的元数据的增加，不会影响到已经创建的文件记录。

（二）元数据管理

从全局视图统一查询与管理，统一规范元数据模型;面向对象，自由扩展元数据;以模板导入对象和元数据定义;元数据继承管理，满足总部元数据向海外分之机构扩展;不同文档类型的元数据管理;提供元数据扩展接口，与其他系统紧密结合。

（三）内容文件管理

文件管理主要实现对内容库目录结构的管理，对电子档案、文档文件、图片文件等其他媒体文件的管理[9]，包括文件的提交、审核，对文件内容利用的申请、审批，以及对文件内容的评诂等功能。

管理员可以制定内容管理的目录结构，并将不同的目录向不同部门、分行进行授权。管理员也可在总社管理系统中对文件夹进行维护，包括新建文件夹、修改文件夹名称、删除文件夹、移动文件夹等。用户可以对系统中的文档进行管理，包括新建、删除、修改、签入、签出、取消签出、复制、移动、下载等操作，但需具有相应的操作权限的用户才能进行操作。用户权限可以分为两个层面：对文件元数据的访问权限以及对文档内容的访问权限。用户可以查阅到具有权限的文档清单，对于文档内容的访问同样受到权限的限制，对于没有权限打开的文档，用户可以发起申请，由相关的管理人员进行审批，审批通过后可授权处理。用户可以将日常工作中产生的文档按类别提交到文档库中，管理员对员工提交的文档从格式、结构方面进行审核。文档审核完成之后，平台系统可以把文档进行格式的转换（HTML或PDF）及发布。

（四）文档批量导入和导出

内容管理平台系统提供批量文档导入的功能，有权限的用户可以通过系统提供的界面，把保存在Excel文件中的文档属性和存在在本地文件目录的文档文件导入到系统的文档中心。

平台系统提供批量文档导出的功能，有权限的用户可以通过系统提供的界面，把文档中心的某个文档或某个文档目录中的所有文档导出到本地文件目录中，文件属性保存在某个Excel文件中。

（五）智能全文检索

文档管理平台提供搜索服务以实现对文本数据的全文检索;由于元数据的复杂性、平台之间的异构性，平台对文档的搜索能够有权限控制要求，其基本功能如下。

1.支持多种文件格式

系统支持XML、Doc、PDF、Txt等多种类型的文档格式。

2.自动识别数据资源的语种和编码

根据相应语种的语义字典，对文档进行分词处理;提供中英法德文等多种语言准确、先进、成熟的分词技术。

3.搜索结果准确，搜索方式灵活多样

可以支持自由文本检索、字段检索、参数检索等灵活的搜索，包括根据来源、文档类型、文档大小、文档语言等，以精确搜索结果。

关键词的自动扩展：可按照同义词进行扩展或按照下位词扩展[10]。

（ 六）版本控制

1.提供强大的文档版本管理功能，方便用户对任一历史版本进行追溯。版本控制和追溯功能同时支持元数据和文档内容的处理。

2.支持为不同文件类型配置不同的编码规则。

3.支持授权用户对指定文档进行升版并填写升版相关的元数据，新版本文档发布前，该文档的有效版本仍是升版前的版本。

4.在对文档进行升版后，系统自动将当前版本文档设置到新版本中。

5.当一个文档存在多个版本时，系统能准确捕获该文档的最新版本和用户指定的版本。

6.支持维护每个文档件的版本号，以便文档在被查询或检索时其版本号可见。

五、结语

文档管理系统的建设将是一个长期的、逐步发展和不断自我完善的过程。本次项目实现了如下三个目标。

1.以海外公司油气资产的全生命周期管理为重点，搭建一套文档信息管理平台进行统一管理，做到文档信息的统一归集、统一存储、分级共享;

2.通过检索、分享等手段，将文档转换成可利用的信息，发挥文档价值，提高工作效率;

3.建立国际公司文档管理标准及制度，促进文档的标准化管理，为更好地利用文档提供保障。

参考文献：

[1] 文档集中管控.https：//baike.baidu.com/item/%E6%96%87%E6%A1%A3%E9%9B%86%E4%B8%AD%E7%AE%A1%E6%8E%A7/775343？fr=aladdin[OL/Z]

[2] 姜歌.黄河水利委员会文档信息管理系统设计与实现[D].南开大学，2013.

[3] 孙红丽.济南市历下区街道办综合服务管理系统的设计与实现[D].天津大学，2012.

[4] 于梅.现代档案管理体系的完善措施分析[J].黑龙江档案，2014（01）：103.

[5]朱潔，雷云.提高档案服务水平[J].新闻前哨，2015（07）：83+89.

[6] 金川.基于.NET的合肥市数字档案管理系统设计与实现[D].西安电子科技大学，2010.

[7] 魏颖.浅谈特路客票预定与发售系统安全技术（上）[J].信息网络安全，2001，09：47-49.

[8] 万玉晴.基于信息安全背景下的计算机软件开发[J].中国科技纵横，2019，000（019）：23-24.

[9] 陈寒凝.某集团公司档案管理信息系统的设计与实现[D].厦门大学，2016.

[10] 兰成华.中文问答检索系统的设计与实现[D].大连理工大学，2005.