加强物业企业财务内控管理的措施思考

蔡陈仙

近年来，随着我国经济发展水平的不断提高，房地产业的快速发展，新型城镇化、旧城区改造的进程推进，人口老龄化等变化与人们的生活密切相关，给物业服务企业带来了高速发展的机遇。随着《民法典》《物业管理条例》等相关法律法规的实施，物业服务企业将面临政策风险、员工解雇风险、业委会成立后续聘等一系列风险。近年来，依托大型房地产公司的发展，出现了一批具有一定规模的物业服务企业走资本化道路。我国前50强物业服务企业大多已成功上市或计划上市中，在激烈的市场竞争压力下，规模化、可持续、健康发展已成为当务之急。如何在市场中立于不败之地，物业服务企业需要在专业化建设、拓展经营理念、提高风险管控意识、提高服务质量等方面探索发展之路，以解决企业面临的“弱肉强食”的丛林生存困境。物业服务企业由于起点低、人员进入门槛相对较低，在实际运营管理中存在诸多问题，要想保证长远发展，必须积极地运用各种先进理念与技术加强内部控制，提高管理质量。

一、物业企业内部控制的主要问题

（一）收费相关控制问题

1.物业服务费回收困难，应收账龄周期变长

物业企业在实际经营过程中，存在物业费收取不及时或无法回收，应收账款账龄周期变长，存在无法回收风险，对企业的现金流造成一定的影响。具体原因如下：开发商或其合作的营销在卖房时存在过度营销行为，如承诺阳台搭板违建实际无法执行;客服人员由于薪酬普遍不高，流动性大，业主黏性低，导致收缴困难。部分物业企业为了争取物业经营项目，故意压低物业费收费单价，物业费收入无法支持小区公区整改、保洁、维保等费用，导致小区品质下降，物业费收取难上加难。存在一些小区负责人为了完成短期目标，私下违规减免物业费、车位管理费情况，存在一些提前缴费的业主下一期物业费不愿意缴费而希望享受到一定减免的情况。

2.停车场收费系统不完善，收费监管缺少

房地产开发商通常为降低成本，安装的停车收费系统硬件较低的，软件系统慢，车牌识别度低，部分需要保安人员手工抬杠放行，容易造成应收费未收费，或者私自用自己的手机二位码收款不缴纳公司账户的现象，更有一些素质低下的安保人员故意破坏系统或硬件，达到手工操作的目的，容易产生舞弊现象。

3.业主增值服务收入及公共收入

传统的物业费收入无法支撑日益增长的人工成本和维保成本，依靠业主资源，开拓如电梯广告、经营性商铺租赁、临时摆摊、入户维修等业主增值业务以补充物业费不足的小区经营方向已经成为物业管理行业的共识，因此，控制这部分收费非常重要，但由于缺乏完善的監管制度和奖惩措施，基层物业人员没有创收的积极性，或收受私囊。

对于公共区域的经营实际业务中由于法律法规、物业管理条例等解读不一致或者不同地方政策不一致，关于哪些属于公共收入哪些属于物业小区收入存在判定困难的问题，给核算工作带来一定的困难。

此外一些物业服务企业为了完成考核目标，冲刺营业收入，从事一些诸如劳务外包等超出营业范围的业务，可能带来市场监督局罚款的事件，一旦发生会对公司品牌造成一定的不利影响。

4.代收代付无法回款风险

物业企业存在建筑垃圾、水电费、公共能耗费等无法回款的风险，比如杭州某小区业主家自用水费达70多万未收回;商业电费未采用预付卡充值形式的，疫情防控期间部分商铺经营不善，中途跑路造成水电费无法回收情况;2020年闹得沸沸扬扬的蛋壳公寓资金断裂事件，部分租户交了房租被迫提前解约，导致租户水费无法收回。因此物业企业经营过程中要关注代收代付款项的内部控制过程，以减轻公司的垫支压力。

（二）预算管控形同虚设

大多数物业服务企业的管理层，缺乏对预算管理重要性的认识，预算管理工作主要依赖财务人员，财务人员通常参考历年实际完成情况以及从其他渠道间接了解到的情况，编制的预算数据往往无法切合实际，导致全面预算的有效性未能发挥。收入无法完成，支出超支严重，或者该按计划进行的维保支出不支出，导致设备设施严重损坏，原本的小修变成大修，造成资源的浪费，预算管控形同虚设。还有一些按法规、物业条例规定可以从物业维修基金支出的部分直接从企业成本支出，迫于利润考核，可能通过减员增效的形式减少人工，造成恶性循环。

（三）资产管理问题

物业小区通常没有专门的仓库管理员，物资采购、入库、领用都有一定的随意下，往往无法跟踪实际物资出入库情况，可能出现实际采购与入库不一致、经办人与供应商串通牟利的情况;公区维修领取超额配件数量，用于接私活赚钱;设备问题或者可能只要小修一下故意替换配件浪费资源。物业公司的固定资产往往比较乱，项目分散，缺少专业的人员，很难做到定期盘点，实际盘点要出现缺失很难跟踪到责任人。

（四）合同管控风险

物业服务企业的常见的主要合同有物业服务合同、增值服务合同、招采合同等，各类合同的签订的立项、审批、招投标或者参加招投标都需要有相对完善的内部控制流程。

物业服务合同的签订前，一定要做好立项测算，合同应明确收费开始时间、明确公共收益分成、明确合同终止条件，通常合同签订的到期日期以至业委会成立为佳，在业委会成立前与外部签订的诸如小区经营性用房的出租时间尽量明确到期条款，以规避业委会成立后合同解约等带来的风险，同时也要注意分包、转包等条款。该情况属于分包、转包行为，违反合同约定，存在合同违约风险，容易使公司遭受赔偿损失，亦会对公司的品牌声誉造成不利影响。

公共区域增值业务合同签订也存在一定的内控风险，部分物业公司可能会出于经营考虑，如电梯广告等签订阴阳合同的情况，将经营合同分开两部分签订，实际业委会成立后，交接部分合同及对应的收益，在市场日益透明的情况下，短期利益的驱使可能造成业委会、业主对物业企业的信任度降低，对企业品牌造成不良影响。

物业小区主要的招采合同有保洁、绿化、电梯维保、消防维保、建筑垃圾、生活垃圾、大项公区整改、公共责任险等合同，各类合同从招投标到签订合同都要有严格的流程，比如对保洁人员的数量的评估，过多的保洁人员容易造成保洁成本的增大，人数过少导致品质无法提升，同时要强化小区管理人员对外包服务人员的现场监管，把对外包合同的监管当做一项重要的内部管控工作。