新时期企业文秘人员工作中的问题及措施

徐又同

在新的时代背景下，市场竞争愈发激烈，企业要想在竞争中脱颖而出，必须提高自身效率，而办公室的工作对企业效率具有重要影响。因此，这对办公室文秘工作人员也提出了更高的要求。办公室文秘人员不仅需要具备娴熟的业务能力和较高的政治素养，还需要培养自己的全局意识和创新思维，在辅助领导进行管理工作的过程中更好地发挥自己的作用和价值。然而，目前企业文秘工作中还存在诸多问题，例如思想观念陈旧，沿袭早期的工作模式，困囿于日常琐事，工作积极性不够，缺乏工作热情等，难以适应新时期对于文秘人员的工作要求。这些问题都将严重影响办公室的工作效率，从而阻碍企业的发展。因此，需要挖掘目前企业文秘工作与新时期发展要求中不相符的部分，进行分析讨论，并提出相应的解决方案，这样才能提高企业的竞争力，为企业的发展贡献力量。

一、新时期企业文秘人员工作中存在的问题

1.工作内容深度不够。企业办公室文秘是一项综合性非常强的工作，除了做好上传下达、沟通协调之外，还需要处理企业各种琐碎的事务。目前，企业的办公室文秘工作中，大部分人员仍然只注重事务性工作的办理，例如打印材料、整理文件、安排会议和行程等，而对更深层次的内容，例如企业的运行状况、行业的发展趋势等漠不关心，这就导致了部分工作的表层化、形式化倾向，因而难以给领导提供更有价值和深度的建议。当领导需要做出决策时，文秘工作人员往往无法针对关键问题提出有建设性的意见和建议，以致难以更大地发挥自身作用。

2.人员素养参差不齐。由于时代发展较快，企业的管理体制和结构也在不断发生变化。但由于历史原因，部分企业的办公室人员更迭速度无法满足企业的发展要求，导致办公室内人员素质参差不齐。有些人专业技能跟不上，从而导致工作分配不均匀，专业技能较强的人工作量和压力较大，而有的人则较为清闲，这严重影响了员工的情绪和工作积极性，长此以往会阻碍办公室整体的工作效率。此外，在工作过程中，有些文秘人员习惯于根据经验处理工作，而不是通过最新的技术和理念解决问题，这也使得文秘工作的质量和效率大打折扣。

3.文秘工作得不到重视。如前文所述，新时期文秘工作在企业中的作用越来越大，除了传统的上传下达和沟通协调外，还要积极做好资料信息的收集分析工作，熟悉企业以及行业的发展状况，为领导的决策提供有价值的建议。而现实情况中，许多企业依旧秉持旧的思想观念，认为文秘工作就是处理一系列琐事，没有使其得到应有重视。一方面，领导对文秘人员不够信任，没有充分认识到新时期的企业发展中文秘工作的重要性，没有为其提供发挥能力的机会和空间，导致了人才资源的浪费;另一方面，文秘人员自身也没有实现思想转变，对自身工作的价值认可度较低。

4.随意性较大。文秘的主要工作是服务领导，协助完成领导安排的日常事项等。尽管如此，文秘的服务工作也不是盲从领导，而要从企业在行业中的发展为出发点和落脚点，对收集的信息进行有效整合，科学系统地处理问题，站在客观角度分析领导的决策，为领导提供最合理的意见和建议，使自己的工作对企业带来利益最大化。而现实情况中，许多文秘人员唯领导马首是瞻，甚至通过阿谀奉承讨好领导来博取信任，使得其工作内容和态度随意性较大，完全取决于领导个人判断。

二、解决措施

1.加强理念创新教育。针对文秘工作深度不够、随意性大以及人员缺乏热情等问题，通过对文秘人员进行理念创新等方面的教育培训，促使其实现观念的转变，认识到自身工作的价值和重要性。帮助文秘人员树立大局意识和超前意识。作为文秘人员，在做好领导安排事务性工作的同时，需要从企业整体出发，观察企业的运行状况、了解行业发展趋势，并充分利用互联网以及大数据等技术，形成自己独到的见解，为领导提供更加丰富全面的参考，辅助领导做出最佳的决策。在此过程中，自己的价值得到了更好的体现，也更有利于企业的长期有利发展。

2.健全完善人员招聘与退出机制。针对文秘人员素质参差不齐的现象，加强工作中的督促与考核，健全完善人员招聘与退出机制。根据岗位要求，招聘具有相关教育背景或工作经验的、能够胜任岗位责任的人员，对部门历史遗留问题及时处理。对在岗人员的工作完成情况进行阶段性考核，考核结果优良的可以给予相应的奖励，对于考核不合格的给予警告、罚款乃至辞退等惩罚。通过合理的奖惩机制，提高文秘人员的工作积极性，并促进人员流动。

3.加强职业培训。文秘工作具有较强的专业性，加之新时期科技发展的日新月异，导致文秘岗位对工作人员的要求越来越高。文秘工作人员要具备扎实的专业知识、较强的业务能力以及学习能力，才能够更好地胜任此工作。因此，企業应加大对文秘工作人员的培训力度，使其专业技能得到及时的更新和应用，提高工作效率，从而促进企业发展。此外，为顺应时代发展要求，还需要对文秘人员进行相关法律法规的培训，使其可以更好地把握该行业在国家发展中的地位，将企业的发展融入到国家经济建设的进程中，从而更好地实现企业以及自身的价值。

三、结语

新时期为企业发展带来了前所未有的机遇，也让企业面临前所未有的挑战。如何在竞争中立于不败之地，是每一位企业负责人需要考虑的问题。作为企业中核心部门—办公室的工作执行者，文秘人员在企业发展中存在的问题不容忽视。虽然目前的文秘人员在工作中还存在一定的问题，但只要找到问题症结所在，“对症下药”，通过合理的方法解决问题，就能够为企业发展增添新的活力。