高职院校学籍档案管理中存在的问题及解决措施

文/鄢虹英

随着互联网的飞速发展，传统的学籍档案管理模式难以满足高职院校的自身发展和科学化管理要求，也无法满足用人单位对毕业生档案的要求，学籍档案管理要适应时代发展的需要。通过分析研究和解决现实存在的问题，结合互联网与传统管理模式，运用科学的管理方法和手段，提高学籍档案管理水平，促进学籍档案管理的规范化、专业化、信息化等，方能更好地为广大师生和社会提供良好的服务

近年来，高职院校学生人数逐年增加，学生注册信息、成绩等数据的数量也在增加，生源数据来源分散，使得学籍档案的整理工作变得更加繁琐。高职院校学籍档案管理的观念、方法和能力都面临着新的挑战，传统的学籍档案管理模式难以满足高职院校的自身发展和科学化管理要求，也无法满足新时期用人单位对毕业生档案的要求，更无法适用于互联网飞速发展，大数据的社会需求。因此，在大数据时代背景下，学籍档案管理要适应时代发展的需要，就必须在管理工作中，与时俱进，不断创新，及时更新学籍档案管理理念，及时改变管理策略，以新的理念、新的工作方式，运用科学的管理方法和手段，善于利用互联网+网络资源和平台，保证档案的价值和真实性，更好地为广大师生和社会提供最佳的服务。

一、高职院校学籍档案工作的重要性

高职院校学籍档案是学生在校就读所录入的个人基本信息，入学时间，学号，学籍情况等。记录学生的基本信息，帮助学校或其他部门直接获取学生的基本信息。从某种意义上说，学生学籍档案是人事档案的前半部分，毕业后，学生学籍档案将移交就业单位或人才交流中心，就业单位审查档案后，学生学籍档案将成为人事档案，用人单位将继续增加职称、工资、晋升等内容，完善人事档案。因此，学籍档案对高职学生来说是非常重要的，对学生在校期间的学习、管理和就业起着重要作用，为学生的发展和成长提供依据，是企业选拔和评价学生就业的重要依据。学籍档案管理的好与坏也关系到每一个教育者、管理者，每一所学校的长远发展和社会的反馈与认可。

二、学籍档案管理中存在的问题

然而，客观现状是传统的学籍档案管理存在诸多弊端，其问题主要表现在：

（一）对学籍档案管理的重视度不够、管理不力。大多高职院校是由中专学校合并的，学籍档案管理工作过程中仍然存在重视度不够、意识淡薄、管理体制不完善、管理不力、职责不明确、设备不足、学籍管理不规范等问题。还存在一些档案管理员填写的学籍档案内容不完整，许多学籍档案没有存根等，造成学籍档案的准确性和可信度不高。

（二）学籍档案建设的专业化程度不够高。由于档案管理人员过去工作的局限性，不可避免地会出现混乱，在填写学籍档案资料时，对纸张和文字的要求不严格，在长期保存过程中造成字迹模糊、褪色，无法准确识别学籍档案的内容，导致高职院校学籍档案建设专业化程度不高，规范化不够。

（三）学籍档案管理人员不足、业务水平不够高。由于高职院校管理部门专业人员短缺，学籍档案管理者中大多是兼职辅导员或者是行政管理者，工作时间和精力的分散，档案管理方面专业知识、数据分析和专业技能的缺乏、培训交流学习机会较少等导致档案管理者的专业素质不高、档案工作效率和质量低下等问题。

（四）学籍档案管理信息化程度较低。随着高职院校学生人数的增加，学籍档案管理工作量急剧增加。由于重视程度不够，人力、财力、物力各方面的不足，有的高职院校学籍档案管理人员仍然采用传统的手工录入和查询方式，导致管理和使用效率低下。有的高职院校仍然采用纸质查表的方式查询学籍档案，这既费时又费力，学籍档案信息无法实时更新，大数据、云计算等技术的应用不足等问题也显得尤为突出。

三、加强学籍档案管理的措施与对策

为了改变学生学籍档案管理的传统模式，必须从更新观念入手，采取相应手段，运用以下措施与对策：

（一）提高认识，促进学籍档案科学管理。高职院校应充分认识学籍档案管理的重要性，重视完善管理制度，加大资金和人员投入，结合大数据技术，及时更新学籍档案管理理念，及时改变管理策略，构建学籍档案管理系统平台，提高管理水平，为学籍档案管理奠定基础。

一是完善档案管理制度和贯彻落实相关政策，明确管理职责，将其绩效纳入年度考核，通过奖惩机制激发员工的积极性，制定相应的处罚政策，对伪造者严惩，使伪造者产生一定的心理抑制，在一定程度上减少伪造档案的发生。

二是在高职院校领导应加大对档案管理平台和设备的投资。加快电子档案建设，更新设备设施，定期将纸质档案通过网络输入电子平台，及时更新档案数据，这样不仅节省了时间和空间，节约了大量的资金，也提高了学籍档案查阅、利用。

三是加强学籍档案知识的普及、宣传，提高师生的档案意识。通过网络等媒体的传播来增加宣传力度，积极推动档案知识的普及，向师生传播档案知识，使学生了解档案的构成、政策法规及其重要作用，加深对学籍档案的认识。

（二）加强学籍档案管理规范化和专业化。高职院校学籍档案在完善规范化管理制度的同时，建立合作机制，明确部门和个人分工，加强档案收集相关部门间的有效沟通。学籍档案管理者要按照管理制度和相关规范要求务必做到真实、及时记录，及时做好对学生学籍档案进行收集、审查、整理及维护等工作，进一步提高学籍档案管理效率。与此同时，加强人员和设备投入，实现学籍档案信息和成绩信息的共享，不断促进系统化、规范化的管理过程，更好体现学生学籍档案对高校教师、学生以及社会服务的意义和价值。

（三）加强技术人员培训，提高档案管理者综合水平。随着互联网的发展，对档案管理工作人员掌握计算机技术、定期进行相关培训和维护网络安全提出了更高的要求，也无形中增加了管理人员的工作量。高职院校应与时俱进，加强档案管理队伍建设，根据在校学生人数配备专职档案管理队伍，招聘应选择政治素质高、业务能力强、富有责任心的专业人才，这些管理者要具有严谨的工作态度、较强的分析能力和爱岗敬业精神。

高职院校应多形式定期组织档案管理员参加专业培训，使学籍档案管理者具备一定的业务素质、业务能力、信息管理技术能力。通过建立选拔、考核和激励措施，管理者持证上岗，不断提高档案人员素质和业务素质。还可以借鉴学习其他兄弟院校档案管理经验，搜集更多的学习资料以供学习，及时、正确地指导档案管理工作，以适应观念的提高和新技术的掌握。这样才能有效地调动档案管理人员的积极性和主动性，为学籍档案管理提供可持续发展的动力。

同时，档案管理者自身要树立为党管档、为国守史、为民服务的大局观念，本着认真负责、服务学生的思想，保证学籍档案的完整性和准确性。一定要坚持实事求是，重视学籍档案的各个阶段收集和录入，重视各部门之间的有效及时沟通。此外，还要全面提高自身文化素质和能力，不断自学更新档案知识，扩大服务范围，提高服务能力和工作效率，确保学籍档案管理工作的高质量。

（四）加强学籍档案的信息化管理。随着现代信息技术的不断发展，学籍档案管理模式更加具有“三化特点”，即信息化、系统化、网络化，更好服务学生和社会。高职院校应以学籍档案为依托，建立学籍档案信息平台，档案管理人员可以有效地利用信息管理的工具和手段，协同管理纸质档案，保证档案管理的准确性的前提下，将信息优势有效地体现在高职院校学籍档案管理的全过程中。由档案管理部门负责维护网络系统，保证系统的稳定运行。平台可以查询、检索，具有准确的证件认证和管理，利用网络资源管理，实现学籍档案电子信息在数据库中的存储，不仅大大节约人力资源，也可以保障档案查询效率高，信息反馈更及时，更方便阅读和搜索，为社会用人单位、学校部门和学生提供方便。此外，学校可以给学生一定的权限登录自己的账户和密码（只用于查询功能），方便学生查询。通过对学籍档案信息和海量数据的收集、挖掘和整理，提高办公效率，建立个性化的档案服务，更好地为学生和社会服务。比如，学生就业档案信息数据库，将就业前、就业中、就业后的学籍档案以电子方式连接起来，清楚地反映学生的个人情况，为学生今后的就业提供方便和支持。一方面帮助学校提高档案管理效率和工作透明度；另一方面，有利于实现资源的开放与共享，方便查询与检索，为所需部门和人员提供方便，在一定程度上拓宽了信息资源的渠道，进一步挖掘资源信息，提高学籍档案管理效率。同时，也简化了学籍档案的复杂存取过程，方便了档案的传输、存储和识别，也有利于用人单位充分了解毕业生的个人情况，完成一站式选拔和就业过程。

综上所述，高职院校必须与时俱进，创新发展理念，优化管理方法，加强对学籍档案管理的认识，采取相应措施，在传统档案管理的基础上，合理利用网络资源，促进学籍档案管理的规范化、专业化、信息化，更好地为广大师生和社会服务。