国家科技重大专项档案管理实践探索——以长庆油田工作实际为例

文/孔文祥

国家重大科技专项，是国家科技发展的重中之重。本文以长庆油田工作实际为例，分析研究了重大专项科技档案管理的必要性，以及当前重大科技专项档案管理中存在的问题，并探索了重大科技专项档案管理的实践与对策

国家科技重大专项（以下简称重大专项）是指为实现国家目标，通过核心技术突破和资源集成，在一定时限内完成的重大战略产品、关键共性技术和重大工程，是我国科技发展的重中之重。为了更好地管理重大专项档案，确保其安全性、真实性、可靠性、完整性和可用性，促进国家科技信息资源长期保存和有效共享，2017年，国家科技部修订了《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》并开始实施。

一、加强重大专项档案管理的必要性

重大专项档案是指在重大专项的规划、论证、组织实施、监督评估、考核验收等全过程中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它具有如下几个特点：

（一）形成主体多元化。国家科技重大专项是涉及国家战略发展的科研项目，涉及面广，规模大，一个重大专项一般下设几十个项目（工程），每个项目（工程）还要分若干个课题（任务），一家单位很难独立完成一个课题（任务），一般都是由科研机构、高校和科研型企业共同承担研究。一家单位牵头，多家单位参与。长庆油田承担了“十三五”国家科技重大专项“大型油气田及煤层气开发”项目下设的三个示范工程，而每个示范工程下设任务的数量不等，最多的达到12个，所涉及单位除了中石油下属的3家油气田企业外，还有中油测井、东方物探等工程技术服务公司和中石油科学技术研究院等科研单位，此外还有几所高校加入。档案形成主体多，分散性大，资料的积累各自为政，对档案的完整性有很大影响。

（二）内容构成多样化。从档案内容上划分，既有文书档案、管理档案也有技术档案、财务档案；从档案形成阶段来划分，包括规划阶段、申报立项阶段、过程管理阶段和验收阶段。每个阶段材料产生单位各自不同，内容也不尽相同，即便同为实验，方式方法不一形成的实验数据载体形式都各不相同。除了四个阶段之外，还包括重大专项综合材料（如领导讲话、会议文件、大事记等）和其他需要归档的重要材料。

（三）课题内部共享性。每一个项目（工程）所包含的知识内容非常的广泛，任何一个组成部分的研究成果都可以为项目（工程）的其他组成单位后续研究及应用提供参考借鉴，省时省力。

（四）信息的高价值性。重大专项体现着国家各行业领域科学技术前沿的研究成果，重大专项档案记载着科研的过程和成果，其科技信息价值分量之高，是难以估量的。

重大专项档案有着依据凭证、痕迹管理、知识储备和情报利用的作用，为今后过程监督、问责等提供原始依据，能够“追根溯源”，明确责任，也可以进行课题查重查新，避免重复立项，也为后续研发提供参考借鉴。

二、重大专项档案管理存在的问题

（一）相关管理制度不健全。重大专项研究课题涉及面广，牵头单位、项目（工程）承担单位、课题（任务）承担单位以及联合攻关单位，由于参与的单位众多、性质不同，自身对档案管理要求不尽相同，虽然国家在2017年出台并开始实施《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》，但是《规定》出台时已是“十三五”研究中期，加之“十三五”之前并没有档案验收这项内容，很多单位对档案资料归档没有足够的重视，有些单位虽有制度但不够全面，有些单位档案积压归档滞后，出现研究材料丢失缺损的情况。

（二）人员流动大。重大专项研究时间普遍较长，一些单位因为工作调整等情况，科研人员流动幅度比较大，有些高校学生从事研究一两年后毕业离开团队，都出现过资料与人一同离开，有些电子资料因为没有打印也没有及时备份，导致资料丢失、无从查找的情况。

（三）档案管理水平参差不齐。由于对档案资料重要性认识不足，很多项目牵头单位设置的资料员都是科研人员兼职，部分单位仅在项目即将结题时从团队中临时指派一到两人负责资料收集整理工作。资料员缺乏档案专业知识和整理经验，加之临时指派，对整个项目及下属课题了解不够，无法掌握整个项目脉络，资料收集整理过程中存在很多问题。

（四）档案完整性及质量难以保证。重大专项档案形成单位多、范围广、时差大，收集起来难度较大：一些资料由个人保管或存于科室保存，人员变动资料无人问及导致一些资料不知去向；一些课题前期研究完成已经归档，项目后期进行资料汇总时，由于课题名称发生变化，工作人员不了解具体情况，致使无法集中所有资料；有些课题承担单位未向牵头单位移交全部资料，以至于验收时无法提供齐全、完整、系统的全套资料，影响档案验收，进而影响项目验收。

同时在归档的资料中，有些档案签章不全、有些资料为复印件、电子文件与纸质文件未能一一对应，文件编号没有按照相关要求编制等问题，严重影响了档案的原始凭证价值和利用价值，进而也会影响档案资料的共享和长期保存。

三、重大专项档案管理实践摸索

今年是国家油气重大专项“十三五”项目（课题）/示范工程收官之年，也是《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》发布后第一次进行档案验收评价工作，很多单位对此准备不足，长庆油田档案馆也是年初才开始介入档案验收评价准备工作，由于时间仓促，各项工作多为应急式补救。

（一）加强培训，统一认识。档案馆联合公司科技发展部先后组织两次档案培训，召集三个示范工程所有负责资料归档的科研人员就《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》相关要求进行细化解读,统一认识,确保三个工程所有资料能够整齐划一。

（二）完善制度，强化责任。三个示范工程都成立了以档案部门领导和课题长为领导的档案资料管理小组，明确各示范工程档案负责人和档案管理人员，制定《文件资料归档管理要求》，细化岗位职责并与绩效挂钩，夯实责任主体，进一步明确文件材料收集、归档等环节的管理要求。

（三）规范整理，严格把关。三个示范工程形成的所有科研资料统一移交档案馆，由档案业务人员牵头组织进行资料整理工作。首先对移交的所有资料进行严格检查，对无原件的材料进行追根溯源、标注出处；对于模糊的电子文件重新扫描，确保清晰可见等。按照《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》进行分类、排序、组卷，在《中国石油档案管理系统》完成著录，对电子文件规范命名，并向系统上传对应的电子文件，通过系统形成档案封皮、目录和备考表完成装订。同时导出带有档号的电子表单作为档案清单底本备用。

四、重大专项档案管理和验收对策

虽然此次档案现场核查工作最终以高分顺利通过验收，但在资料整理中还存在很多问题，为了在以后工作中杜绝类似情况发生，也是为了“十四五”重大专项科研档案资料收集工作更好地开展，必须采取整套的管理措施。

（一）建立档案管理网络体系。项目（工程）立项批复后牵头单位会设立项目（工程）办公室作为日常管理机构，应当在办公室中设置一名专项资料管理员，负责整个项目（工程）档案资料全程管理，能够了解整个项目（工程）研究进度，联系下设课题（任务）团队，掌握项目（工程）全过程文件资料的形成、积累情况，直接向项目（工程）责任人负责；各课题（任务）承担单位、联合攻关单位设置专（兼）职资料管理员，负责本单位承担课题档案资料收集、整理、移交工作。

（二）强化档案管理制度体系。《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》明确要求“建立健全项目档案管理制度及工作责任体系，项目负责人对本项目档案管理工作负直接责任。”

明确岗位责任。细化《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》中对项目牵头单位、承担单位的职责描述；针对项目负责人、科研人员和档案资料管理人员等不同角色制定各自的《岗位责任书》，例如规定项目负责人是本项目档案归档第一责任人，对归档文件材料的真实、完整、有效负责；科研人员在任务结束后必须将科研资料向档案资料管理人员进行移交，任何人不得据为己有等。明确职责要求，作为考核依据并与科研绩效挂钩。

明确权责关系。项目牵头单位与承担单位在签订合同（协议）时，应当同时设立专门条款明确归档责任和相关要求，确保项目研究完成时，档案资料能够实现100%归档，以此改善项目档案收集不齐全的状况。

明确制度要求。牵头单位的项目（工程）办公室应当建立完整的档案管理制度和工作流程。必须建立一套详细的归档制度，从归档范围、保管期限、归档时间、整理要求、电子文件规范等方面进行要求，用统一的标准要求所有参与单位，确保档案资料规范化管理。

（三）建立档案质量管控模式。构建重大专项档案生命周期全程质量管控模式。

项目（工程）立项批复后，牵头单位档案部门应当积极参与，督促项目（工程）办公室建立档案管理体系，协助完善档案管理制度和流程，对资料管理人员进行培训和业务制度的宣贯。

项目（工程）推进过程中，专项资料管理员要跟踪检查课题（任务）承担单位在研究过程中文件材料形成、收集情况，关注文件材料的真实有效、齐全完整情况；在年度总结或阶段节点检查后，及时督促承担单位资料员进行资料收集整理，并请档案部门专业人员进行检查，尽早发现不符合要求的问题，及时整改。为了应对资料管理人员需要同时兼顾科学研究和项目文件资料管理工作，且人员变化较为频繁，档案部门应当每年定期组织文件材料归档培训，确保资料管理人员能够正常开展资料收集工作。

项目结束后，资料管理人员完成科研文件材料整理、组卷工作，牵头单位或承担单位举行档案资料自验收，邀请档案部门专业人员进行验收审查。审查的主要内容包括项目（工程）及下设课题（任务）形成的各类档案完整齐全情况；档案分类、整理、组卷情况；电子档案完整情况及与纸质档案对应情况等。对查出的问题提出修改意见，按期完成整改工作。完成自验收评价后，再向项目管理机构提出重大专项档案验收申请。

（四）加强文档质量控制管理。

统一材料格式。重大专项科研工作同时涉及多家单位，产生的资料无论是种类还是数量都很繁多，《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》中没有规定各类材料样板，各单位均采用本单位现有材料格式，没有格式的自己制作，就拿长庆油田来说，此次承担三个示范工程因为材料表单没有统一的格式，牵头单位也没有统一要求，致使收到的资料样式五花八门；又如，验收阶段D21（渠道资金核算明细账）和D26（后续支出情况报告及附件）资料里，有些单位采用文字报告，有些单位使用财务报表形式，而附件中有的是用三栏账，有的是用会计凭证页，非常不规范，既不利于整理也不方便著录。对于没有统一标准格式的材料，项目管理机构或项目（工程）牵头单位应当拟制统一的文件封面、样表和要求，下发给各单位，确保各类材料整齐划一，专项资料管理员在跟踪检查时严格把关，查出问题及时整改。

统一电子文件名称。按照《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》要求，所有纸质资料都应制作对应的电子文件，上传本单位档案系统并刻录光盘上交国家重大科技专项管理办公室留存，还要依据纸质资料情况制作档案清单，因此单份电子文件以及所在的文件夹命名必须规范，统一格式，不能任由个人喜好随意编排，同时也要考虑到文件名称的长度，便于数据迁移和系统著录。

国家科技重大专项档案具有种类多、数量大、时间久的特性，若没有很好地前端控制管理和过程质量管控，重大专项档案的齐全完整真实性会大打折扣，自然会影响到后续的利用，所以建立完善的工作流程体系和制定详实的规章制度是实现重大专项档案工作有序开展的保障，当然这些都需要管理人员、科研人员和档案人员的共同努力。