探究如何在创新中完善企业档案管理工作

郜妍

摘要：企业档案具有珍贵性、独特性和多样性的特点。在当前背景下，要想提高档案管理效率，对档案管理制度进行科学优化是保证企业创新发展的关键。基于此，本文就如何在创新中完善企业档案管理进行了探讨。首先分析了档案管理的现状，然后论述了创新和改进企业档案管理的意义。在此基础上，最后提出了具体的改进策略，以促进企业的可持续发展。

关键词：企业;发展建设;创新;档案管理

社会的发展进步促使人们愈发重视档案管理的重要性，而企业作为我国经济社会发展中非常重要的组成部分，必须对档案相关工作加大重视程度，不断地提升档案管理水平，从中窥见发展痕迹并获取前进的经验，确保自身实现可持续发展。当前我国部分企业存在档案管理理念与发展诉求矛盾的问题，因此必须注重完善企业档案管理工作，建立符合发展需求的管理新策略。

一、企业档案管理现状

当前计划经济时代发展中，经济形态正经历着由计划经济向市场经济逐步转变，使得企业档案管理工作正处于创新、改革、转型的重要阶段，企业档案管理工作不再沿着传统方向继续发展，而正向新经济条件下的现代化档案管理制度过渡。企业形式多样化程度增强，企业组织形式的繁多，为企业档案管理工作提供了更为广阔的发展舞台，但当前部分企业对此缺乏关注，不仅未将档案机构撤销或重组，更新速度低于经济发展速度，导致整体进度缓慢甚至停滞不前[1]。

部分企业领导过于关注企业的经济效益，相关工作观念没有转变，导致档案管理工作的发展受到企业本身经济条件、经济效益的限制，且大部分档案管理工作者文化素质普遍偏低，使得档案管理工作的实际效果难以充分发挥。同时当前企业存在档案管理监督部门工作不到位的情况，民营企业和一些中小型企业的档案管理监督不够严格，严重的阻碍了我国企业档案管理工作的持续提升，因此需要档案管理相关工作人员在实践过程中善于发现问题，进而提出具有针对性、创新性的具体改革方案。

二、创新完善企业档案管理的意义

（一）促进企业档案管理的科学性

企业不断发展的过程中，需要科学有效的管理与规划相应资料，完善与优化档案管理工作，为企业未来发展需求而妥善保管文件。档案管理工作不僅对档案的留存与保管起到了至关重要的作用，且可以协助企业工作效率提升，保证企业在发展中可尽快制定发展方案，提升档案利用率与处理率，现已成为档案管理发展优化的必然选择。企业创新完善档案管理的必要性基础上，应注意以下注意事项的科学践行，以全新的思维视角定位档案管理价值，确保档案管理创新完善，科学管理档案资料确保档案管理工作完善创新。在此基础上需要进一步加大档案管理投入，在档案管理的投入中也不能吝啬，如相应的数字硬件设备上也不能马虎，选择稳定且质量上乘的服务器系统，以便档案管理的数字管理环境稳定。

（二）促进企业的现代化程度

现代企业的档案管理也有了新的发展机会，如通过应用相关电子档案取代曾经的手动档案管理，保证存档信息的准确性以及完整性，促进企业的现代化发展。档案管理信息化能够更好地把握档案的原件，将纸质档案转化为电子档案，在归档时采用相关的软件就能够快捷实现归档，从而有效避免损坏。以往相关的部门要查看档案，需要经过比较复杂的程序，而档案管理信息化还能够使整理和共享更加便捷，将创新机制融合在企业档案管理过程中，只要借助计算机中的检索功能就能够实现高效、准确的检索，增强企业的核心竞争力，加快企业现代化发展进程，让企业实现跳跃式的发展[2]。

（三）提升企业的经济效益

经济全球化是当今世界经济发展的大潮流，如不进行发展创新就不能适应经济全球化的需要，因此需要加快档案管理转型进程，使其能够融入全球化发展体系中，以此紧跟时代前进步伐，避免企业出现“掉队”的情况。在当前市场经济的大背景中，完善的档案管理体系是其平稳健康发展的前提，因此档案管理工作必须做到系统化和明了化，确保企业在人事招聘过程中的科学性和针对性，为企业之后的各方面的发展提供宝贵的经验和教训[3]。企业通过优化档案管理，还能够统筹全局，全方位地制定自己的经营理念和发展思路，提高企业决策的预测性和前瞻性，为企业将来的发展提供借鉴和参考。

三、新常态下企业档案管理工作的创新与完善

（一）合理制定企业档案管理机制

档案管理机制对于企业发展有着十分重要的作用，可根据档案种类进行划分，可以将其分为资料信息档案和资料规划档案。资料信息档案记录相关报告，是应急救援服务工作开展的主要依据，要求通过管理反映当前情况，为后续社会服务提供帮助。资料规划档案则可以理解为应急救援服务工作的发展“动向”，从记录到保存形成一份完整资料，包括发展建设中的问题、活动等内容，是应急救援服务中心的“心脏”[4]。建设信息化的档案资源是实现档案管理信息化的核心内容，而机制是档案管理工作中创新的关键，档案管理机制创新的重点在于精简，但是信息化的档案资源建设往往是一个非常漫长的过程，因此要跟上企业管理的步伐，扩大档案工作外延，建立一些相应的创新激励机制，如用人制度、分配制度、奖励制度，并与劳动报酬、晋职挂钩，促进档案工作的良性发展。还要加强档案人员的在职培训及继续教育，要求在档案管理的过程中将传统的纸质档案等转化为电子档案，在当前档案管理工作中，应对档案资源的利用提出新的要求，以改革被动管理理念，不断挖掘档案价值，分析档案中的多项内容，保证管理的有效性，同时应借助数字技术将被动管理服务转变为主动的推送服务，进而对应急救援服务中心的档案资源进行优化处理。而针对一些重要的档案一定要妥善的保管，通过智能化的设备和先进的信息技术来实现对档案的收集、归纳、整理，从而让档案管理资源能够得到有效的开发和利用，保证档案管理工作能够顺利地开展和进行。

（二）建立健全企业档案管理工作的发展战略

档案具有永久保存和流传的价值，会详细记录相关工作的各项内容，但由于种类较为丰富，通常呈现复杂性的特点，因此在管理中需要结合实际情况进行针对性分析，以此使档案具有永久保存和流传的价值，该目标对于我国发展建设有着重要意义。在当前时代背景下，企业档案管理应结合现代化手段建立健全企业档案管理工作的发展战略，将评价体系不断完善，组织优质的团队定期对不同层次的工作人员进行系统化培训，促使档案管理人员服务的主动意识加强，保证档案管理人员能够主动对各部分工作情况进行了解和分析[5]。在此基础上应严格执行《档案管理规定》，要求各机构进行协调管理并构建责任风险体制，进一步完善评价体系，在确保档案信息安全的前提下杜绝违规现象的出现，使评价体系能够切实发挥出其实际意义。在新时期必须积极转变思想观念，顺应时代发展趋势，依据方便利用的原则，利用数字化管理模式建立电子档案，实现档案管理数字化发展。因此在档案信息化管理的过程中，要做好档案信息的整合，结合实际情况建立健全企业档案管理工作的发展战略，使档案数字化管理标准化，如在档案编研过程中，可通过培训使档案管理人员接受新的理论、新的技术，加大自身知识储备量，努力把“档案库”变成“思想库”，发挥数字化档案的根本价值，以此进一步加快企业的发展建设

速度。

（三）灵活运用多种手段提升企业档案管理信息服务质量

在传统的事业单位档案管理中，多数采用人工的方式对档案进行分类整理，这样的方式可能出现档案登记与实际不符的现象，并且会因工作量大而处理效率减慢。而档案发挥着非常重要的作用和价值，为了能够灵活运用多种手段提升企业档案管理信息服务质量，要推进现代档案管理的形式，改善档案管理的硬件设施和软件设施，包括计算机软件、各种辅助设施等，引进数据库管理系统，强化各种配套的硬件设备和软件设备，购置充足的打印机、扫描仪、刻录机和数码相机等设备，以此全面提升档案管理的整体水平。为确保企业档案管理工作的有序推进，需要开展管理信息化建设，落实档案过程式管理工作，使其能够贯穿于整体执行的全过程，实现技术与档案管理之间的相辅相成。同时在发展建设过程中，需要确保所有的资源信息都能够实现数字化的记录，并在此过程中不断加强档案管理人员的专业素质，提升现有的档案管理工作人员的能力，进而实现档案信息的统一管理、规划和控制，而企业则需要引进最先进的技术来实现对档案资源的管理，将传统静态的档案管理转变为动态的信息管理。

（四）提高企业档案管理工作人员的综合素质

企业档案管理需要专业的人员负责，招聘专业的档案管理人才帮助企业进行档案管理，通过给予该管理人员更多的学习和发展空间，不断加强其综合素质以及业务上的专业能力，企业只有建立好专业人士的档案管理人才团队，才能提高发展建设水平，为后续建设奠定坚实基础。同时企业档案管理工作人员应将个人素质提升为创新改革过程的重点工作，并将其列入当前的个人规划中，在此基础上不断提高档案数字化管理意识，强化各类现代化技术应用。而企业则应通过培训促使管理人员树立责任意识，贯彻落实创新、协调、绿色、开放的发展理念，以改革将被动管理理念彻底转变，要求管理人员能够主动对各部分工作情况进行了解和分析，以自身超高的综合素质解决

问题。

四、结束语

随着我国经济的不断发展，各类现代化信息技术日益成熟，因此当前企业需要转变传统的管理理念，将各类科学技术应用在档案管理中，完善当前建设过程中的不足，对存在的问题有效整改，以此在当前新形势下实现创新发展。在文件与档案管理工作实践中，要求企业档案管理工作者能够结合实际，积极探索崭新的、行之有效的管理方法，持续调整自身专业结构，档案管理才能够成为企业实现可持续发展推动力。

参考文献：

[1]马潇宇.计算机网络技术在企业档案管理中的应用研究[J].电脑知识与技术，2020，16（4）：13-14，21.

[2]邱天.信息时代企业档案管理模式的变革[J].山东冶金，2020，42（1）：65-66.

[3]周瑩.浅谈信息时代如何加强企业档案管理工作[J].中外交流，2020，27（5）：116.

[4]杨鑫琪.做好企业技改项目档案管理工作的分析与研究[J].投资与创业，2020，31（11）：137-138.

[5]杨景兰.完善企业电子档案管理的方法与策略分析[J].数码设计（上），2020，9（10）：132.