中职学校人事档案管理工作改进与创新

连海平

【摘要】本文主要从中职学校人事档案管理工作改进与创新进行阐述说明。中职院校在发展的过程中经历着社会的改革，并且档案见证了中职院校的发展历程，在管理当中占据了关键的位置。结合当前的中职院校档案管理情况来看，改进与创新具有一定的差异性，应当适合学校的发展，促进档案管理现代化的模式，促进档案管理的工作效率以及服务质量得到提升。

【关键词】中职学校;档案管理;创新发展

引言：对于学校的档案管理来说其中蕴含着较深的价值，应当适应当前的教育发展模式，融入大量的人力与物力，全面提升档案管理的工作。学校方面应当全面做好人事档案管理的工作，创建科学的管理体系，从而为学校提供有效的人才发展信息，促进职业教育的长远发展。在新时代发展的背景下，人事档案管理有必要积极创新，促进教育质量以及认识管理隶属的优化发展，并且为教育事业的人才发展做出杰出的贡献。

一、中职院校人事档案管理当中的出问题

（一）对人事档案管理的制度缺少有效完善

收集工作没有落实到位。人事档案资料大部分都会出现整理不及时的情况，并且对内容的补充也不够及时，个人信息方面材料准备的并不充足，教职工的学历提升、奖惩等情况没有进行及时的档案交接，导致人员的材料不完善，查询时材料不完整，没有充分的反映出信息内容的时效性，直接影响到档案工作人员的工作质量。

（二）人事档案管理的方式相对落后

在当前的人事档案管理当中，很多的学校都存在着管理方式不够完善的情况，从而使档案在利用过程中，需要经过较为繁琐的审核过程。在大部分的中职院校当中，人力资源对人事档案管理的方式都是封闭式的，这种情况下，虽然能够确保档案内容的保密性，但是却对档案的社会化造成了一定的影响。从而使人事档案资料无法得到有效的运用，不利于人力资源对员工的有效管理。经过实际的调查可以发现，中职院校的人事档案管理相对来说十分的落后，并且在管理的方式上还仍然在运用传统的方式，降低了档案的使用效率。形成这种因素的原因十分多样性，档案管理的设备不够先进，并且相关管理人员并没有注重自身的学习技能，只是单纯的认为档案进行简单的整理就可以了。这样就会限制档案管理的方式，导致人员档案管理的提升受到了局限性。

二、中职学校人事档案管理工作改进与创新

（一）创建健全的档案管理制度

档案管理方式的健全发展直接关系到了档案管理的质量，应当充分的意识到档案管理的重要性。在具体工作开展的过程中应当创建合理的档案管理制度，并且找到在实际档案管理当中存在的纰漏，促进相关部门进行有效的整改，从而促进档案管理得到更加精准以及规范的发展。促进档案管理人员对档案管理制度的全面认知。在进行工作开展的阶段应当注重体制的科学性以及合理性，积极参考国内外的档案管理制度，促进档案管理工作质量的提升，从而保证更加规范的发展。

（二）提升对数字档案的保护

随着社会经济中人员大幅度变动，也增加了人事档案工作的难度。很多中职院校都存在着档案管理过于疏忽的情况，特别是一些相关信息不能及时的记录在档案中，从而对人事档案的完整性产生了一定的影响[1]。中职院校应当结合国家实施的信息安全管理法则，创建安全合理的档案管理制度，并且针对档案管理做好有效的技术保护措施。首先应当落实用户端的防护，运用安全的操作规范，规范用户的操作行为;建立电子档案的储存方式，规范人员的操作行为。积极运用互联网技术保证病毒防范技术、身份认证计划书以及数据加密技术等等，从而对档案实行网络的防范，避免由于网络的原因造成信息的损失。

（三）充分利用人事档案的价值

在人力资源的管理当中，可以将人事档案运用到不同的管理模块当中，通过对人事档案的有效利用，从而实现中职院校对员工管理的全面性。比如當中职院校针对员工进行选拔的过程当中，就可以结合员工的人事档案对员工的表现进行整体的评价和分析，结合员工的道德品质、个人素质、业务能力等各方面，对员工进行考核和评定，从而确保选拔的公平性。人事档案对中职院校的管理具有重要的参考作用，通过这种途径的利用，能够使人事档案管理工作更加具有实践性，体现其管理的作用，而不只是停留在形式上。同时中职院校管理人员要做到对员工信息的有效更新，通过对人事档案信息的搜集，不断完善档案信息内容。

（四）加强对人事档案管理设备的管理

在人事档案管理当中，相关的资料内容都必要有特定的存储设备，从而确保档案信息的有效保存，因此，人力资源加大对存储设备的投资，不断引进先进的设施设备，为了人事档案管理工作的进一步开展，提供基础保障。不仅要确保防盗门和防火器材的齐全，还要在档案室中配备专职人员，做到对档案室的维护和检查。同时，针对档案管理设备的性能要进行定期的检查，及时淘汰落后和超出使用期限的设备，不断引进现代化的设备设施。

三、结束语

总而言之，在当前社会发展的过程中，人事档案有着关键性的意义，中职院校应当积极创新，并且改变以往档案管理模式的局限性，积极创新，这对于职业院校人才质量的引进有着关键性的意义。

参考文献：

[1]高斯娜.中职学校人事档案管理工作创新与实践[J].办公室业务，2021（08）：170-171.

[2]何秀霞.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].兰台内外，2020（32）：1-3.

[3]蔡靖.中职学校档案管理工作改进思路[J].黑龙江档案，2020（03）：21-22.