独立学院学生档案管理的优化研究

李玲玲

摘要：独立学院学生档案普遍存在管理“自由”状态，主要原因有：学生档案管理工作的重要性认识不足、管理规定不清、管理模式落后、缺少先进的管理手段、缺少专业的管理人员等，建议从以下五个方面对学生档案管理进行优化：制定专门的学生档案管理制度；采取专业档案管理模式；加强学生档案管理信息化建设；制订职责明确的学生档案管理规定；加强学生档案管理专业人才的培养。

关键词：独立学院；档案；学生；管理模式；信息化

中图分类号：G40-058文献标识码：A文章编号：1673-7164（2021）05-0142-02

學生档案是学生向他人展示自己的一个重要资料，是未来择业、再学习的依据，档案管理的好坏不仅影响着个人的发展，还对国家精准选拔人才具有影响。习近平总书记在对档案管理工作进行指导时说道：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”可见，档案无论是对于个人、社会，还是国家的发展都有极其重要的影响作用，档案管理工作的优劣对其自身的开发利用也将产生直接的影响。大学生是国家建设的栋梁之材，是国家的未来、民族的希望，档案管理影响到国家人才的选拔和使用。

独立学院在我国已经成立二十余年，随着时代的发展，源于“大校”母体的管理方法已经不再适应当下发展的需求，特别是教学之外的档案管理工作，整体上呈现凌乱、责任不清、内容不全、借取不规范、更新报废不及时、遗失篡改等现象。如何明确管理职责、规范管理流程、改善管理手段、科学收集开发管理内容都是独立学院档案管理工作需要解决的问题。本文将通过查阅文献资料、访谈专家等研究方法，对以上问题进行研究，期待为独立学院档案管理的进一步优化提出合理的建议[1]。

一、研究对象与方法

本研究以南京市7所独立学院的档案管理现状为研究对象，通过查阅文献资料、访谈专家对档案管理研究的内容、方法等进行深入了解，有针对性地制订当前档案管理内容、方式方法的调查问卷，对档案管理者进行访谈和问卷调查，从而得出可信的结论。

二、独立学院学生档案管理工作中面临的问题

（一）学生档案管理重要性认识不足

独立学院领导对学生档案管理的态度是对档案管理重要性认知程度的反映。在对7所学校的调查发现，有6个学校的管理人员认为本校领导对学生档案管理的重视程度为“一般”，仅有1个认为“较重视”。由此可见，学生档案管理在独立学院的管理中处于边缘化状态。

学生档案是反映学生学习能力、身体状况、劳动实践、奖惩状况的“凭证”，对未来的学业、就业都有极其重要的作用。独立学院是我国新兴的大学，管理模式是从“大校”母体延续下来的，管理思想相对滞后。在对学生档案管理的过程中，一张纸从入学到毕业一成不变的情况普遍存在，且档案信息的收集、整理、保存处于散乱状态。在档案使用时往往是临时抱佛脚，忙中出乱，导致信息滞后、不准确。种种现象表明，管理者对学生档案的重要性认识不足，缺乏主动管理意识[2]。

（二）学生档案管理规定不清晰

通过学生档案管理规定条文认知情况的调查发现，7个学校有1个认为“很清晰”、2个认为“较清晰”、2个认为“一般”、2个认为“不清晰”，选项结果较为分散。

管理规定是管理工作的依据，是管理者和使用者必须遵守的规则制度。在独立学院学生档案管理的过程中，工作人员往往会因缺少管理标准，对学生档案文件的类别、价值、保管期限难以判断，最终导致管理不善。同时，在管理过程中，也经常出现管理人员对文件管理情况向领导频繁请示，或凭借既往经验进行管理，导致管理效率低、管理失误的现象发生。

（三）学生档案管理模式落后

在对档案管理模式的调查中发现，7个学校中4个认为“落后”、3个认为“很落后”。档案管理模式处于杂乱状态。

独立学院的学生数量与日俱增，档案管理工作任务繁重，需要完善的管理模式进行管理。但是大多数学校因为资金、管理水平、管理人员配备等情况的限制，管理模式依然处于20年前的水平。学生档案以纸质为主，学生信息的采集内容杂乱无章，不同部门之间存在重复采集现象，档案保存也未能充分使用信息化、网络化管理，在查询或者调动档案的时候往往需要多部门协同，在人力物力方面造成浪费，迫切需要构建科学合理的学生档案管理模式[3]。

（四）现代化学生档案管理手段落后

通过对独立学院学生档案管理手段的调查发现，7个学校中有4个认为“一般”、3个认为“落后”。

管理手段是管理方法发挥作用的工具。学生档案现代化管理手段落后是独立学院档案管理中普遍存在的一个现象。在独立学院学生档案信息化建设中，配套使用的基础设施已经跟不上时代的变迁，导致数据处理能力跟不上、管理效率低。这种现象的发生可能有两个方面的原因，一方面源于学校管理资金不足，另一方面源于管理人员的水平能力低。在“互联网+”的背景下，优化管理手段对学生档案信息的管理来说是件迫不及待的事情[4]。

（五）缺少专业的学生档案管理人员

对学生档案管理人员情况的调查发现，7个学校中没有一个毕业于档案管理相关专业的人员，档案管理质量难以保障。

当下独立学院学生档案的管理处于分散状态，如基本信息班主任保管、学习情况由教务员管、课外实践活动由学工人员管。每个管理部门在管理学生信息的时候，也仅仅是学生信息的简单累加。如何统筹管理学生档案、开发利用档案信息，目前极少有管理人员具备这方面的能力。

三、独立学院学生档案管理的建议

（一）制定专门的学生档案管理制度

制度是推进工作的依据和保障，独立学院建立专门的学生档案管理制度势在必行。对当下大学生档案的更新、补充、分类以及存储方式等进行明确规定，对档案管理人员的职责进行限制，对违反规定的行为制定罚则，以确保学生档案工作的正常进行。对于档案的敏感信息应以特殊的方式处理，如学生身体疾病、心理疾病、精神疾病等需要保密之处，应该加强保密工作，但是同时应该周知相关的领导和老师，以更好地维护教学环境，促进学生全面健康的发展。学校领导对档案管理工作应该同教学工作一样严谨对待，进行阶段性考察，依据奖惩制度对管理人员进行管理[5]。

（二）采取专业的档案管理模式

档案管理是一门学问，根据学校学生的规模大小，选择合适的管理模式。独立学院学生的档案可以采用相对集中的分级管理模式进行管理。所谓分级就是将独立学院的二级学院作为学生档案的主管单位对学生档案集中管理。这样管理至少有三个方面的好处，一是二级学院与学生正面接触机会多，便于收集档案并合理使用档案信息；二是便于维护档案的完整与安全，尽可能保证学生信息不外露；三是便于档案管理人员职责分工，在档案管理工作中不留空白。

（三）加强学生档案管理信息化建设

独立学院学生档案管理可以综合构建信息资源体系，当然这也需要各部门相互协作、共同建设。在学生档案信息的管理系统中，包含了学生档案信息的来源、生成和加工三个组成部分。学生档案信息来源于提供学生信息的各个部门，如教务办公室、学工、校医院、团委、大学生工作处等。这些部门根據学生档案采集的统一格式和标准将学生档案信息通过信息采集端口报送到学生档案信息库，即形成档案信息的收集。通过信息库的汇总、整理、加工，最终生成完整的信息。信息平台可以根据学生或学校各部门对学生档案信息的需求，在保证学生档案信息准确的情况下，定期将处理好的信息提供出去。信息的完整或重要性可以在信息提供、反馈中进一步修改，最终实现学生档案信息的合理使用。以上过程可以充分展现学生档案管理信息化的特点和长处，当然也反映了档案管理信息化建设的必要性[6]。

（四）加强学生档案管理专业人才的培养

专业的人做专业的事情，学生档案管理也不例外。建议独立学院引进档案管理专业和计算机应用专业的复合型人才，这样既能保证学生档案管理得当，又能通过计算机收集、加工、整合学生档案信息，实现有效管理。计算机应用专业的人才可以通过网络和大数据系统对不断变化的学生信息进行收集整理，这样既保证了学生档案的完整性，也保证了及时性，从而真实地反映出学生情况。显然，这对学生档案管理专业人才的培养在传统的基础上又提出了更高的要求[7]。

四、结语

独立学院是我国新兴的大学，治学水平的提升依赖于先进的管理方法。学生档案管理是学生管理工作中的一个重要组成部分，重视学生档案信息在一定程度上讲就是重视学生在学校的学习、劳动成果，也是对学生学业的一种监督和鞭策，对其未来发展的督促和保障。因此，学生档案建设应从思想上加强认识，不断完善管理方法，提高管理水平，充分做好档案信息的开发利用工作，时刻准备为国家、社会选拔人才提供更优质的服务。

参考文献：

[1]贾海军.加强大学生档案管理的对策及思考[J].档案管理，2009（04）：74.

[2]姚莹，于艳茹.大学生档案管理存在的问题与建议[J].兰台世界，2014（10）：69-70.

[3]王爱侠.“互联网+”时代大学生档案管理工作改革创新研究[J].山西档案，2006（06）：147-149.

[4]习茵.大学生体质测试档案管理现状及改进策略[J].档案管理，2020（04）：124.

[5]雷承波.分类管理制度视域下独立学院现实困境分析与破解之道[J].教育与职业，2020（07）：26-35.

[6]孙微.高校教学档案规范化管理策略研究[J].档案管理，2020（04）：122-123.

[7]卢莹.浅谈“互联网+”背景下独立学院教学档案信息化建设[J].档案建设，2020（04）：56-59.

（荐稿人：雷鸣，宜春学院副教授）

（责任编辑：莫唯然）