社保档案管理之我见

王俊

【摘    要】社保档案管理对经办社保业务、维护参保人利益、社保基金运行情况分析等有着十分重要的意义，本文将根据笔者多年从业经验，从经办养老保险业务的角度去分析社保档案管理存在的问题并提出相应的建议。

【关键词】社保档案  信息化  电子化

中图分类号：G4      文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2021.01.195

社会保险是我国社会保障制度中一个重要的组成部分，保障公民在年老、疾病、工伤、失业、生育等情况下依法从国家和社会获得物质帮助的权利。近年来，我国经济水平不断提高，人们的保险意识不断增强，参保人数也越来越多，相应社保档案数量也随之剧增，因此档案的管理、使用等工作面临着严峻的挑战。

一、什么是“社保档案”

社保档案记载着参保人的出生日期、参加工作经历、参保日期等信息，是计算参保人享受社保待遇的重要依据，还记载着社保机构业务经办资料，是社会保险行政部门或审计机构检查社保基金收支和运行情况的重要依据，对维护社保基金安全有着十分重要的作用。

二、社保档案工作现状

1.对社保档案管理重视程度不够。加强社保政策宣传、扩大社保参保覆盖面、创新社保服务方式、简化办理社保流程等是近年来社保业务工作的重点。社保档案管理是一项复杂的工作，地方政府重视度不够，投入的人力、财力、物力远远满足不了社保业务的管理需要，导致社保业务档案管理工作无法全面开展，历史纸质档案未实现电子化。

2.时间久远的纸质社保档案存在损坏风险。社保档案不同于一般档案，社保业务常常需要查阅和新装社保档案资料，社保档案的使用频率远远高于其他档案，加大了社保档案的损坏风险。受限于互联网发展程度，社保信息系统建设起步晚，有许多参保人的参保信息、缴费记录记载在纸质档案上，随着年代久远和以往保存档案条件不完善，纸质社保档案较为脆弱，存在一翻就烂的风险。同时，纸质社保档案还可能存在非人力因素的破坏，如火灾、水灾、地震等，这些因素无一不会对社保档案造成永久性、不可逆性的破坏。

3.社保档案信息化建设力度不够。当今社保档案的信息化程度远远跟不上社保业务需要，如办理部分跨省养老保险转移接续业务时，仍需要依据纸质转移接续信息表一一对照录入，降低了社保业务经办效率。缺乏社保档案信息共享平台，对于及时查询是否违规缴纳养老保险难度较大。社保档案电子化程度不高，传统索引方式难以做到分类分业务精准查询，不利于参保人员的信息统计，难以发挥社保档案在社保基金监督过程中的重要参考作用。

三、加强社保档案管理的建议

1.高度重视，强化人、财、物要素保障。社保档案管理工作关系群众的切身利益，群众对社保关注度比较高，各级部门、各经办机构、经办人员要高度重视。一要落实专人管理，招录和培养专业技术人才，学习先进社保档案管理模式。二要给予财政资金支持，保障社保档案管理工作开展具有足够的经费。三要配备必要物资、场地，提供规范现代化的社保档案管理场所，配置现代化档案仪器，尽快把纸质档案电子化。

2.结合实际，提升社保档案电子化水平。相关机构或部门要统一建立一个独立的社保档案管理系统。一要由专网连接，并制定相关管理制度，规范查阅和录入程序，确保社保档案信息安全。二要做好档案备份，选取不同地区建立至少三个档案服务器，以此提高应对突发事件的能力，确保社保档案遗失损坏后可恢复。三要做好业务经办系统和社保档案管理系统对接，实现对现在和今后产生的业务档案及时电子备份，根据年龄、参保时间、性别等个人信息类别和转移、养老保险待遇核定等业务类别优化索引方式，提高社保档案查询效率。

3.互联共通，积极做好档案信息化建设。建立社保档案管理系统是一项长期性的工作。可以先完善省级社保档案管理信息系统，做好市与市之间、省与省之间互联共通，实现各个业务数据可以跨省共享，可以拓宽对参保人参保信息追踪核查新渠道，充分维护社保基金安全。做好信息互联共通，还可以提高办事效率，優化办事流程，为参保人提供更优质的服务。

社保档案记载着参保人各项重要信息，关乎参保人的切身利益，做好社保档案管理工作，对社保业务经办、社保基金监督有着十分重要的作用，社保档案管理需要与时俱进。

参考文献

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