如何说“不”

摘 要：本文从中学档案工作者本身出发，结合平时工作细节，试探中学档案工作难开展的原因，中学档案管理人员在档案工作中如何维护档案工作的正常开展，需要档案员自己勇于与一切阻碍档案工作的因素说“不”，如何在不受重视的环境下，从自己做起，改变工作态度与方法，做一些工作做法的探讨，让档案工作逐渐被人所认可做一些努力。

关键词：档案;学校;管理;工作

在学校职能中，教育教学工作是主体，行政后勤工作是服务于教育教学工作的！档案工作是学校行政后勤工作的重要组成部分，只有做好档案工作，才能谈得上为教育教学工作服务，但实际上，学校中对档案工作的重视不够，教职工的档案意识薄弱，档案管理人员没有时间没有精力去做档案，收集整理归档都成为难题，就更没有时间开发利用了，没有利用，没有成果，就更不受重视，也就更没有时间精力去做了，这就形成了恶性循环，陷入了两难境地的怪圈。

一、中学档案工作难开展的原因

（一）档案事业发展的大环境：大众的档案意识不强。虽然近一二十年，档案事业有长足的发展，但是档案资源的社会化还在发展中，大众的档案意识还处于初级阶段。学校中上至校领导下至普通教职工的档案意识和档案常识处于一知半解，甚至无知的状态。

（二）中学的职能中，教育教学是主体，领导及上级主管部门一般比较重视教育教学这块，对于行政后勤工作关注不多，特别是档案工作，更是处于边缘化的状态，要用的时候想起来了，不用的时候，就没顾上。不仅如此，因为学校领导对档案工作认识不够，导致学校领导认为档案工作很轻松，档案员很闲，又把大量其他工作强加给档案员。

（三）档案员自身的原因：1.大环境使得档案员自身也认为档案工作不重要，或者在工作中，一直受到排挤，反抗无果，长此以往，档案员自己也丧失信心，看不到希望。对工作没有了热情。2.档案员的个性特点，以前大家有个意识，档案员一般要招收老实本分，守口如瓶，踏实肯干，所谓“默默无闻”的人，所以档案员一般个性特点也是内敛不张扬，对档案工作不善于对外宣传的，也没时间精力宣传。3.档案员的工作经验及个人成长学习经历，会影响工作的开展。

如何走出怪圈，跳出恶性循环呢？除了期待着档案事业的大环境发展，档案工作越来越受人重视和上级有制度上的改革，各级领导和人事部门关心档案工作人员外，档案员自己是不是也能为此做一些努力，捍卫自己的工作，勇敢地说“不”呢？人常说：“你若想别人尊重你，你自己要先尊重你自己。”笔者认为档案工作也是这样的，档案人员要先自强起来，才能期待学校领导和同事了解和尊重档案工作。

那么，档案人员该如何做好档案管理工作呢？从材料的收集整理归档管理利用，档案工作是个庞大的系统工作，需要投入大量的时间和精力去做，又要具备丰富的专业知识才能完成。这是很多档案同行都有论述过了，在本文中，笔者主要是想阐述一下，如何在档案工作中勇于和一些不利于工作的因素说“不”。

下面就档案工作中哪些方面需要说“不”和为能说“不”做哪些努力等角度作一些探讨。

二、保证档案工作的正常开展需要在以下几个方面说“不”

（一）档案工作时间的保证，需要说“不”。

档案工作是一项专业性很强，又需要时间的工作，可是由于档案工作的特性，经常被领导或同事忽视，造成档案工作遭到排挤，档案人员做档案工作的时间和精力少之又少，直接影响了档案工作的正常开展。

档案人员经常身兼数职，特别是办公室的事情，经常是急，赶，这份文件今天就要送，那份报告明天就要催，现在有谁要接待等等，好象每件能占用档案工作时间的事情都十万火急，也都名正言顺，理由充分，让档案员拒绝不了！只有表面上不急迫的档案工作被搁置下来了！

当领导交代档案员去做一些其他事务时，档案员要勇于表示并且经常表示，他们正在做的档案材料需要归档，然后再去做其他事，这样领导也会认识到档案员也有很多档案工作需要做，不是闲着没事等着任务！

（二）档案工作精力的保证，需要说“不”。

一个人的时间和精力是有限的，档案专业性强，更需要保证精力来做好档案管理。在工作分配上，有些领导一看到“档案”两个字，都认为是档案管理工作，其实不然，现在“泛档案”现象突出，很多事情其实和学校综合档案室关系不大。比如：从2009年开始，学校需要分发高中毕业生的个人人事档案，领导一看到“档案”两字，就分派给综合档案室去做，综合档案员一个人怎么忙得过来，一千名高中生的人事档案分发，占用了大量时间和精力！

在这个时候，档案员是不是也要勇敢地说“不”呢？

（三）档案材料质量的保证，需要说“不”。

早几年，学校领导和教职工没什么档案意识，材料难收，随着档案工作的开展，大家的档案意识有所提高，但是新的问题又来了，什么都往档案室搬，有用没用的，原件复印件都来，自己要用的留着，不用的全给档案室。这时，要适当的拒绝，不要让人觉得档案工作就是收些没用的垃圾。

在接受各处室归档材料上，对于各处室的归档材料，档案员在验收的时候，对于那些不符合标准的地方，也要用于提出，并指导其改正。这时候不仅要说“不”，而且要提出要求。在什么方面可以接受，影响档案保存的方面要坚决说“不”。

（四）档案安全的保证，也需要说“不”。

1.档案信息安全的保证：（1）档案工作电脑安全的保证，拒绝校领导及教职工随意使用档案工作电脑，随意插用U盘等移动设备。有些老师不理解，电脑不让用，还生气怪罪于档案员。这时，档案工作者一定要坚持自己的做法，不为其他人的情绪所绑架。（2）在档案信息利用上，对利用者要分清，对不能利用的人要给予拒绝，对于不能公开利用的档案，也要加以保護。

2.档案载体安全的保证：对于利用者利用纸质档案，要注意对损毁纸张的行为加强监控。对电子档案的查阅要加密等。

三、在档案工作中如何用实际行动说“不”

学校档案工作有一个大前提：档案工作一开始，制定相关学校归档的规章制度，然后取得分管领导的同意，把各处室档案材料的整理完成放在处室内完成，学校综合档案室把精力放在接受档案、管理档案、利用档案的工作上，保证档案工作的顺利开展。在这个大前提下，才能保证具体的档案工作的实施。

在学校的综合档案室的档案管理人员，是档案工作的主心骨，上要对领导，下要对各处室的兼职档案员，既要面对本校查档的教职工，又要面对校外查档人员，既要坚守档案职业道德，又要热心为大家服务，既要保证档案质量，又要不打击兼职档案员的积极性。要在这些个矛盾中，找到平衡不容易，针对以上几点笔者认为档案人员可以试图从以下几个方面来做：

（一）在时间上，每学期初，根据学校工作及档案工作的进度，制定计划档案工作计划和思路，提交给领导审阅，这样一来，领导大概有个意识，知道档案工作的大体内容。同时，给自己制定一个更详细的月计划或周计划，月计划可以呈报给分管领导审阅，至于周计划可以张贴在档案室门口，每周一换，让大家都看到档案工作的实际进展，有助于让大家了解我们档案工作者每天都在忙什么。

对档案人员来说，每日做工作笔记也是个好办法。每天都做了什么工作，档案工作做了多少，都用本子记下来，一来是为了提醒自己;二来，到一周，一个月，一学期，甚至一年，可以帮助自己总结分析，调整工作方法和时间;三来，可以让领导了解每天档案员的工作。工作记录本就是最好的证明。

（二）在工作分配上，要自己勇于争取时间，因为你自己不争取的话，别人是不会给你时间的，自己都不重视档案，别人谈何重视？档案员可以在平時有事没事，常跟领导念叨档案工作，碰到的困难啊，自己努力取得的小突破啊，需要领导支持的工作啊……不能再默默无闻，要勤说勤问勤讲。当然这里还要有讲的技巧和艺术，什么时候适合讲，跟谁讲，如何讲，都要慎重，既要注意态度，又要考虑到别人的感受。

（三）在零散材料的收集和接收各处室档案材料时，要先表扬其有归档的意识，认可其为认真工作的态度，然后再对其提供的材料和档案做详细的分析，让其认识到为什么要这样做，理解工作的要求。这也是一次次档案普及的机会。要象教育孩子一样，不急不躁，见缝插针，宽容耐心地对待。

在整理收集材料之初，可以先将各处室的归档范围和具体的归档步骤和要求打印给他们，然后不定期地经常到各处室走走，关心指导他们的档案收集整理情况。

最后，对于整理成卷的档案的检查验收，要视具体情况而定，如果没有影响到保存利用，在提倡节约成本提高效率的前提下，稍微有不符合标准的情况也接收，比如：页码编的位置不对，纸张大小不统一等等小问题。但是如果是影响到档案保存利用的情况，要严格要求，拒收并敦促其整改，比如：笔迹问题，是否有盖章，是否有去除金属装订等等。而且在整改的要求中，要尽量站在对方角度上，指导对方更简便易行的改法，不要动不动，就让对方重新做，这样不科学，又挫败对方积极性。

（四）在档案利用上，可以先制定一个档案利用表，将利用者的身份尽可能地详细记录，比如：性别、年龄、职业、联系电话、利用目的等等，根据学校制定的档案借规定，一一分辨，按规定行事，什么人能查阅什么级别什么方面的档案，档案人员需心中有数。对于确要领导审批才能查阅的，一定要坚持原则，切不可大意。

（五）做好档案宣传工作 1.档案工作的宣传，这都在平时的工作中展现。档案员把更多的精力投在档案上，投在监督管理各处室档案工作上，更能无形中加强宣传档案工作。2.档案内容的宣传，我们档案员要对本单位的馆藏档案有很深的了解，努力找出本单位魅力档案，汇编成册，开发利用。

四、要做到在适合的时候拒绝别人，保证档案工作的正常开展需要档案人员有这些方面的素质

（一）多学习。学习国内外档案界的先进理念，积极参加继续教育培训，多出去走走，到外单位参观学习交流，培养积极向上的精神，自己重视自己，自己真正从心底看重档案工作。

（二）不断加强自己的档案专业知识和实际操作能力，并不断学习时时关心档案界的最新动态和资讯。与时俱进地跟上时代的脚步，档案事业的脚步，认真学习国家档案局颁布的新修订的《档案法》，理解透彻。积极思考工作中的难题。努力多学习其他相关知识与技能，比如网络安全等知识。

（三）培养自己积极外向的性格，与同事融洽相处，在人际关系上积极主动，做人做事大气宽容。以平常心看待在工作中遇到的困难，相信每个事物发展过程中，总会出现问题，积极面对问题，尽力去做好。

（四）经常读书看报，提高自己的文化素养，学习如何说“不”的艺术。

综上所述，档案工作者，应该加强自我学习，自我成长，思想上有档案自信，档案文化自信，档案事业自信。要不断地加强自身修养，从调整心态做起，积极调整工作的姿态，不再怨天尤人，对档案工作要充满信心和希望。相信通过档案工作者自身的努力，档案工作会越来越好。

作者简介：张毓森，女，1978年10月出生，汉族，福建厦门人，本科，档案中级职称，研究方向：中学档案管理