信息公开背景下政府档案管理优化策略分析

张璐

摘要：随着信息水平的提高，对信息的需求也在不断增加。为满足文件管理的信息需求，政府机构开始主动创新文件管理，以提高工作质量和效率。但是，文件管理非常专业，执行文件管理任务并不容易。文件管理任务的成功执行直接影响到其他职能部门的工作。因此，文件管理在与政府机构合作时至关重要。在互联网时代，传统的文件管理模式无法满足当今的需求。因此，为了进一步开发新的文件管理应用模式，研究文件管理任务的创新路径，执行文件管理任务，并确保其他部门的工作。

关键词：信息公开;政府档案管理;优化策略

引言

档案作为历史阶段的唯一信息来源，对社会政治和经济发展具有重大影响。获得公共信息是一个国家民主化进程的一个重要指标。另一方面，据指出，档案管理方面仍然存在一些问题，如基础企业薄弱和信息效率低下，影响到管理效率。

1现阶段政府档案管理切实存在的问题

1.1意识淡薄

意识形态是实际行动的指南和基础，政府机构在存档工作中遇到的瓶颈和困难在很大程度上是由于意识形态意识薄弱造成的。许多政府机构没有认识到档案管理的意义和重要性，因此没有加以完善和实际执行，从而妨碍了许多档案工作的顺利进行。此外，许多组织单位只负责管理档案，以应付管理人员的检查，这只是一种表面的、更正式的形式，并没有使档案管理成为其日常工作的一个组成部分。这种意识形态上的漠不关心主要是因为档案管理没有带来更大的利润增长，而且其作用往往是隐含的。因此，许多机构倾向于侧重于市场活动，以提高其成本效益和市场效率，而很少注意档案管理。

1.2分段管理机制制约信息公开

管理局文件的移交是在管理制度的框架内进行的。具体而言，这些文件首先由机构内部部门编制，经过汇编和整理后，送交内部档案库存档。最有用的档案有很大一部分存放在该组织的内部档案中，有些方案档案没有储存在数据库中。由于保留文件的权利，管理局档案机构在决定档案是否向公众开放方面拥有一定的权力，从而限制了促进政府档案中的信息披露。

1.3档案工作的主体范围较窄

在目前情况下，查阅档案只限于国家档案，只能查阅已移交给档案部门的文件，而实际上，各机构拥有大量未正式列入查阅档案部门的信息和资料。作为具体档案管理的一部分，每个部门的档案都更准确、更全面地了解具体的信息和资料，能够准确地确定档案的特点，并有助于更有效、更迅速地筛选档案，以确定它们是否可作为一项标准用于分类管理。因此，鑒于信息披露的总体趋势，目前开放公共档案的范围不够广泛，不利于改进信息传播和提高工作效率。

1.4档案管理工作者综合素养亟待提升现阶段

一方面，一些档案管理人员教育水平和专业水平低下，不愿意学习新的档案管理方法和技术，超出了管理水平和观念，无法跟上社会发展的步伐。与此同时，一些档案管理人员缺乏专业精神和献身精神、专业感情薄弱、业务能力提高、缺乏认识和知识更新举措，使政府档案管理面临许多难题;另一方面，档案保管员对提高其一般知识的重要性认识不足，原因是他们对档案的认识不足，以及政府对档案保管员培训和教育的支持不足。此外，一些国家政府目前的档案管理工具相对落后。它们主要是手动管理的。过去，诸如档案信息的收集、归纳、编目、查阅和搜索等过程基本上都是手动的。现代和计算机化的管理方法很少使用，导致档案管理和使用效率低下。

1.5档案工作与政府信息公开业务流程缺乏有效衔接

文件和档案是同一事物在不同阶段的保存形式。在当前形势下，管理应始终坚持一体化原则，政府秘书工作和信息管理部门应与档案部门保持密切联系和合作。但是，我们的档案综合管理模式还处于概念阶段，没有实质性的发展，许多部门的档案归档不够及时，甚至中断，给工作带来了很大的不便。政府信息的处理、制作和公开可以利用政府平台实现更好的衔接。但是，档案部门信息资源的整理往往与政府信息公开的节奏和内容不协调，经常出现档案部门信息资源分类与政府信息公开分类不一致的现象，给后期的信息公开造成诸多困扰，给公众对政府信息的认识带来不必要的混乱，大大降低了政府信息公开的效率，需要通过有效的措施加以解决。

2档案管理的性质作用

由于档案管理的根本性质和主要作用，它是一项管理、服务和政治活动。实际上，档案管理并不产生物质财富，也不是由有关管理人员和机构建立和执行的。档案管理专门负责管理机构各部门制作的历史文件，因此属于管理范围。然而，档案管理系统并不是孤立的，而是许多社会管理系统的组成部分。为社会实践提供档案信息是这项工作的主要特点，以区分其他任务。虽然档案司也在进行档案研究和起草工作，但其主要目标是更好地适应该司的应用程序，这反映了档案管理的功能性。在整个社会历史上，档案管理必须为经济、文化和政治服务，否则，档案管理就不会存在，也无法发展。在阶级社会中，档案管理具有一定的阶级利益和阶级关系，目的是抓住领导阶层，服务于某一阶层的文化、政治和经济，而这个服务方向是工作的政治表述。档案管理系统是国家文件系统的一个组成部分，是社会信息系统的基石。这项工作不仅对地方单位的生产和工作有意义，而且对社会也有一定的意义，不仅具有实际意义，而且具有长远和历史意义。

3信息公开背景下政府档案管理优化策略

3.1强化组织领导，提高思想认识

加强指导和提高认识是妥善管理档案的重要保证。地方当局必须更加重视和重视档案，并积极努力建立领导团队。作为具体工作的一部分，档案管理小组应通过建立和严格执行严格的问责制度，定期审查评价记录，并将这一任务纳入工作目标，积极争取各部门参与档案管理。此外，档案管理小组应在人员变动的同时及时调整和改进，以创造积极和动态的环境，从而促进档案管理的健康发展。

3.2形成针对性智能化政府档案管理机制

政府部门除了形成科学的智能公共档案建设方案外，还应借鉴工作实践，形成更有针对性、更智能的档案管理机制。公共部门档案管理智能建设难以取得进展的一个主要原因是档案管理员的信息技术利用率低。就公共部门、特别是地方一级的智能归档而言，过去从纸面归档中提取信息的做法使许多信息管理人员无法获得和有效利用必要的信息，而就技术分析而言，公共部门的档案管理人员并没有为解决这一问题，政府部门应管理纸质档案和智能档案，使其相互兼容，并在档案序列号和土著信息内容中共同汇编，并对数据进行交互备份，以便用户能够方便地查阅 公共服务部门还可以逐步增加数字档案，以存储以前分散在不同地点的档案信息，重点放在顺序清晰的数字档案资源上，以便为各类政府活动提供必要的数字信息服务。

3.3拓宽档案开放的主体范围

为了提高公开档案和实际公开信息的效率，建议在现有基础上继续扩大公开档案的范围，并赋予各级档案打开档案的权力和责任，这不仅是为了便于管理，而且也是为了还可以根据实际工作的需要，不断提高档案打开前筛选程序的效率，建立更合理的筛选制度，提高档案筛选程序的效率。总的来说，要有效地获取信息，就必须扩大查阅国家档案的机会，使各机构的档案更加熟悉和详细，并以减少国家档案积压的方式运作，从而提高工作效率。

3.4提高档案管理工作者综合素养

政府档案的有序管理需要高度合格的档案管理人员的支持。鉴于政府目前对档案管理的关注有限，而且档案管理人员短缺，应加强对档案管理人员的培训和教育，提高档案管理人员的需求，并澄清一般档案管理要求和制度。实际上，档案员的工作必须严格以档案管理制度为基础，不断学习，提高个人的专业知识和专业素质，认真落实相应的管理制度，完善和创新自己的工作模式。此外，档案管理员应更加重视档案管理，认识到档案是他们的工作和政府的重要资源，应充分利用档案，以提高他们的使命感和荣誉，调动他们的专业意识和积极性，并确保档案管理的顺利进行。

3.5构建档案工作与政府信息公开的业务流程

档案司必须有意识地进行档案管理和公开政府信息，在档案管理和公开政府信息之间建立密切联系，强调及时与新闻部沟通，最大限度地了解政府信息的内容，并进行合作。将现有档案资源与公共信息目录系统合并和编目，将档案司的信息资源和公共信息资源作为目标，促进传播或随后的查阅等。与此同时，改进用户信息需求调查、有针对性地了解有特殊需求的群体或个人以及满足个人的个性化信息需求，也体现了以用户为中心的服务目标，从而深化了资源的整合和处理。

3.6主体激励

虽然档案管理需要现代化的信息存储设备，但只有特定的管理人员才能完成这项任务。因此，各组织单位应加强自己的档案管理团队建设，建立高质量和高水平的人才队伍，提高自己档案管理的质量和效率。在具体的施工过程中，组织单位应征聘人才，加强主体审查，确保主体能够掌握所有信息技术设备的使用方法，并掌握档案管理方面的理论知识。与此同时，组织单位必须确保有系统地培训和培养人才，不仅要确保及时更新人才知识，还要为管理人员提供更多的培训机会和空间，以确保人才能够胜任此外，各组织单位应把人才考绩与档案管理联系起来，建立奖励和威慑机制，根据档案管理方面的人才业绩，分阶段评估其业绩，并与管理人员的薪金挂钩。这可以激发管理人员的积极性和主动性，鼓励他们有意识地配合管理人员的指示。

3.7加大档案管理的宣传力度，实行实名制管理

档案管理在该股的运作中发挥着重要作用，为该股其他主要职能单位的工作提供了重要的物质基础，也是该股管理的一个重要组成部分。有效实施档案管理使管理人员能够更好地了解档案管理，并协助该股的管理人员作出正确的决定。在计算机化环境中做好档案管理工作可以有效提高单位的核心竞争力。但是，在目前的档案管理背景下，各单位主管没有充分注意档案管理，也没有认识到档案管理的重要性，因此需要提高对这一问题的认识。作为有效档案管理的一部分，该股的管理人员必须注意档案管理的有关方面。档案信息管理是政府部门工作的一个重要组成部分，为政府部门的有效运作提供了坚实的物质条件。传统的档案管理模式已无法适应计算机化的要求，在收集和记录档案方面存在巨大困难，使档案管理效率低下，不利于提高档案管理水平。随着互联网的普及，政府单位档案管理的信息化水平继续提高。建立档案管理系统大大提高了档案管理的效率。政府单位档案管理实名制计算机化，即档案管理计算机化，利用计算机输入政府单位档案信息，有效提高档案管理效率。

结束语

总的来说，新政府必须充分认识到档案管理信息化的重要性，考虑长期发展，跟上日常管理的步伐，从人的角度考虑改革，利用信息技术改进平台建设，扩大档案信息服务领域，以及可在网络窗口上增加投诉意见窗口，面向公众收集可行的建议，以便后期有针对性地进行优化调整，使整个服务系统更好地适应社会发展需求。

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（四川省凉山彝族自治州木里藏族自治县人民政府办公室  615899）