人力资源档案管理信息化的影响因素与建设对策

肖亮

摘  要：在信息技术成为各领域发展中不可缺少的技术后，人力资源档案管理工作积极运用信息技术提升管理质量与效率，但是在信息化建设过程中却存在一些影响因素降低了信息化建设的质量，需要挖掘出存在的影响因素并制定出有效的建设措施提升人力资源档案管理信息化建设水平。

关键词：人力资源档案管理;信息化建设;影响因素;解决策略

在当今社会对于人才的需求力度不断提升，人力资源档案管理工作可以帮助人才找到适合自己发展的岗位工作，在满足人才发展需求的同时能够发挥出人才最大的能力，推动我国社会各界快速的成长与发展。因此，人力资源档案管理工作要不断提升管理的质量与效率，要积极引入先进的信息技术达到提升管理质量与效率的目标，但是实际人力资源档案管理信息化建设中，却因各种影响因素的存在降低了建设效果，需要采取有效措施规避影响因素的产生，进而达到有效提升信息化建设质量的目的。

一、人力资源档案管理信息化建设中存在的影响因素

（一）缺乏信息化意识

目前，我国人力资源档案管理信息化建设较为落后，原因是工作者缺乏档案信息化意识，甚至还存在部分人群未认知到档案信息化具有的重要性。同时，在人力资源档案管理工作中，还存在着传统档案管理的观念，只是记录档案信息并进行尘封保存，只要不存在丢失与破坏问题即达到完成任务的目的。这种档案管理工作与档案管理信息化的思想相背离，人力资源档案管理工作应达到与时俱进的目标并采取及时补充与更新档案信息的措施，而不只是进行信息的记录，应明确档案内容是需要应用于实际工作中的，而不只是作为工作记录并束之高阁。

（二）信息化设施建设滞后

要实现人力资源档案信息化管理需要建设基础设施，可以说基础设施的建设是实现档案管理信息化的首要条件。我国大部分人力资源管理中心的档案为纸质档案，并且在管理工作中更多重视于纸质的质量及加工，而未重视计算机与打印机等设施的配备，虽然人力资源管理中心也进行了信息化建设，但是在管理档案信息时仍然采取简单记录与保存工作，而未利用信息技术实施筛选、整合、共享档案信息等工作，表明当前档案管理工作中并未充分利用信息技术，与档案信息化建设的目标相背离。

（三）缺乏规范制度

无论哪个岗位工作都需要配备规范制度对工作行为进行规范与约束，在档案信息化建设中自然也需要配备规范的制度，进而保证信息化建设达到目标要求并推动人力资源档案管理更好的发展。而实际中却因人力资源档案管理过多的注重于传统纸质档案的管理，未对档案信息化建设制定出完善的规范制度，易发生工作人员缺乏风险防范意识而产生档案信息泄露等不良问题。

（四）未注重档案信息化人才培养

档案信息化建设需要配备相应的人才，除了要拥有较强的档案管理专业能力外，还应同时具备良好的信息素养，能够实现档案管理工作与信息技术充分融合提升档案管理工作的质量与效率。而实际中档案管理人员的专业水平与信息素养水平却存在不足的问题，进而降低了人力资源档案管理工作的质量并未充分发挥出档案的作用。

二、人力资源档案管理信息化建设的具体对策

（一）提升档案信息化意识

人力资源档案管理信息化要实现建设目标需要人们的思想意识中具备信息化意识，可采取管理人员与各项工作任务相结合、管理工作与社会活动相结合的措施，通过采取两种结合措施达到提升档案信息化意识的目的。同时，还应采取将以往封闭式工作模式转变成开放式模式提高管理人员的社会适应性，在录入信息时应充分利用信息技术实施，实现信息技术充分利用。另外，还应注重管理人员现代化意识、信息化意识、科技化意识的培养，让档案管理人员的思想能够与时俱进。

（二）完善基础设施建设

在时代不断发展下，档案管理工作如果只依靠手工管理档案信息，很难达到当前时代的管理要求。因此，将信息技术与人力资源档案管理相结合是势在必行的，可以充分发挥出信息技术的作用提升整理、归纳、保存的效率，还能够为后续档案查阅工作提供便利。由于以往存在着信息技术基础设施不完善的问题，在完善基础设施时应注重硬件设施的配备，并保证硬件设施达到最优化，进而实现提升档案信息化建设水平的目的。同时，应积极完善局域网并促进档案管理工作形成网络化，可以实现档案信息共享并有效管理的目的。

（三）健全规范制度

人力资源档案管理信息化建設水平是否有效提升与配备的规范制度密切相关，应构建出健全的规范制度并对工作行为进行有效的规范与约束。在构建健全的规范制度时，应以管理、业务、技术三个方面为主并保证三者缺一不可，原因是这三个方面对档案信息化建设的影响力度较大并影响建设全过程。同时，还应采取定期分析制度内容的措施，挖掘出制度中存在的不足并有效改善，进而充分发挥出制度的作用提升档案信息化建设的质量。

（四）加大人才培养力度

人力资源档案管理信息化建设的质量与档案管理工作人员自身的综合素质水平息息相关，应注重档案管理人员素质水平的培养及职业素养的培养，并积极聘入专业能力强、信息素养水平高等综合素质水平较高的人才，在实际工作中充分发挥人才的作用提升信息化建设质量。

结束语：人力资源档案管理信息化建设中存在较多影响因素对其建设质量产生较大的影响，应采取有效的措施规避影响因素产生，进而达到有效提升信息化建设质量的目的。

参考文献：

[1]杨淑芬.人力资源档案管理信息化建设的必要性分析[J].办公室业务.2019，（12）：74+84.

[2]周春兰.以档案管理信息化促进人力资源管理高效化研究[J].办公室业务.2020，（17）：145-146.