档案管理信息化的科学发展路径与创新研究

张钰

摘 要：在现代的生产、生活中，信息化技术越来越普及，尤其是在档案管理领域，人们已经开始关注并做出一些改变。伴随信息技术的不断发展、水平不断提升，档案的管理也需要加入新的技术来发展进步。因此，在档案管理中引进信息化技术是必不可少的，也是一条最有效的快捷路径。本文针对目前档案管理所存在的困境，研究在档案管理中运用信息化技术，以及一些创新的思想，希望可以为档案管理提供一些帮助。

关键词：档案管理;信息化发展;创新研究

最近几年，信息化技术飞速发展，互联网也被大众广泛应用于各个领域。处于这种大环境之下，我们需要认识到信息技术的重要性，积极地把信息化技术运用起来，使得档案管理行业也顺应时代发展。不管是企业单位还是政府，想要有序地进行人员的管理，就离不开档案的管理。但是档案的管理是一项复杂且繁琐的工作，如果可以把信息化技术引入到其中，就可以节省很多人力物力。要想完全运用好信息化技术，是一个漫长而艰难的过程，在其中也需要我们去不断创新和融合。

一、分析现阶段我国档案管理信息化发展中的问题

（一）档案管理的安全性与创新性之间的矛盾

在我国的发展过程中，档案管理都发挥着不可替代的作用。现如今，传统的管理模式已经要被淘汰，信息化的档案管理正在发展中。我们需要变革档案管理的模式，那么就不可避免地产生一些冲击。因为，档案是每个人甚至企业、政府的全部资料，一旦变革将会面临各种安全方面的问题。虽然，现如今的档案管理正趋向于信息化发展，但是其中的过程是复杂的。在安全方面和管理创新之间还存在许多问题，需要我们采取措施去解决。这就对于目前信息化的档案管理提出了一项要求，就是既要保障檔案的安全性，又要使得档案管理工作更加便捷快速。

（二）档案信息化管理欠缺标准化和法治化

我国档案的管理目前还存在一些问题，这主要是由于信息化的利用程度没有达到标准，另外档案的使用范围也有待扩展，使得其中的资源没有实现共享。原因有三方面，其一，档案的管理也是区分不同的部门，这些部门之间并没有达成一个统一的管理标准，使得档案的管理出现杂乱的情况，甚至出现矛盾和冲突;其二，各个部门之间对于档案管理的要求也有所不同，这就要根据不同部门的级别来区分，那么就存在一些不协调的情况;其三，信息化技术一直在不断地更新变化之中，并且速度之快，对于我们档案管理模式的变革也是具有一定的挑战。

（三）档案管理者对于信息化意识不强以及团队专业性不高

思想上的改变是最困难的，管理者没有意识到信息化对于档案管理的重要性，那么再多的技术创新都只是事倍功半。虽然最近几年很多的管理者对于信息化发展越来越重视，但是还是有很多人只是表面功夫，并没有真正地将信息化落实到实处。这极大程度上限制了档案管理的发展，也不利于工作资源的分配。

很多单位的档案管理本就不受重视，基于管理者的创新意识不高，这项工作变得更加困难。在此岗位上的工作人员没有办法得到相应的待遇，因此导致档案管理团队的专业性下降，这也是影响档案管理信息化发展的重要原因。

二、推动档案管理信息化科学发展的创新路径

（一）转变传统档案管理模式，强化信息化管理手段

首先，档案的管理工作繁琐，需要大量的工作人员，企业要加强对于工作人员的培训，建立起一套合理有序的管理模式。培训中可以增加一些思想方面的调整、应变能力的提高等，使得他们形成一种主动服务的意识。我们需要将档案中的信息筛选并把这些信息整合，使得提供出来的信息是具有科学性的并且要确保准确率，把更具价值的信息内容提供给社会。在企业进行档案管理信息化转变时，要将电子软件也进行利用，充分发挥信息化的水平，提高对于信息的检索功能，使得最后信息可用率最大化。最后逐渐形成一整套的档案管理标准化的模式，这样各个部门的档案管理就会统一又集中，变得更加精炼。

（二）优化管理者对档案管理信息化科学发展的重视度

最重要且最难改变的就是思想方面的问题，但是只有让管理者重视档案管理信息化，才能更进一步推动后续的工作向着信息化水平发展。

首先，根据国家对于档案管理提出的要求，管理者必须自身具备信息化方面的知识，更多地去学习探索其中的关键点，以便于管理。例如，在推动档案信息化发展时，管理者可以进行实地探访，深入到基层了解档案管理趋向信息化时所存在的具体问题。根据各个部门不同的情况进而指定各种不同的处理方案。

其次，在分配资源时，也需要根据不同的要求和实际情况具体而定，适度地将资源分配到信息化发展中，为档案信息化发展提供更加强大的动力。管理者在实地考察途中，就可以进行勘察并记录，进而使得资源的分配更加合理，也加快档案管理向信息化方向发展。

（三）组建更强的档案管理信息化科学创新发展团队

档案管理的创新需要更加专业的团队，这是发展最基础的条件，越是专业的团队，所面临的问题越少，管理工作实施起来也更加快捷，这也直接影响着档案信息化水平的程度。因此，有一个专业性强的团队对于档案管理信息化发展来说，是必不可少的。

首先，可以结合所需要的管理要求进行人才的引进与吸收，确保加入的人才都是可以人尽其用的，而不会产生过度。例如，在本企业中的档案管理人员可以进行加强培训，向他们普及档案信息化，以及鼓励工作人员进行自我成长。或者提供一个合作交流的平台，各个部门一起学习交流档案管理工作。

其次，企业与高校之间的交流也需加强，为企业培养先进的人才是高校的任务，而吸收人才则是企业所需的。这样，既可以吸收更多的信息化知识，也加强了企业档案管理人才的储备。例如，在推动档案管理信息化发展的过程中，企业可以向高校传递所需人才的要求，进而使得高校加强培养此方面的人才。与此同时，企业还可以加强海外人才和技术的引进，使得信息化得以更快地发展。

三、结语

目前，档案管理信息化发展已经是紧跟时代潮流、不可抵挡的趋势，既要转变传统的思想观念，又要提高自身的能力。社会也在不断发展中，信息化水平不断提升，对于档案管理工作来说是有很大的积极的作用，但是也具有一定的挑战性。因此，需要我们从全面发展的角度充分地利用好信息化资源，使得档案管理工作迈上更高的台阶，也为社会提供更多有用的信息。

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