城建档案管理创新问题研究

郭海燕

摘要：城建档案是城市管理、建设及规划等相关的科研活动中形成的各种具有保存价值的原始记录，对城市的管理和发展意义重大。如何与中国城市建设呈现出的迅猛发展態势相适应，将城建档案的作用充分发挥出来，已经成为新时期城建档案管理人员亟待解决的问题。保障档案质量，是城建档案社会化服务的宗旨。我们应从不同载体的服务需求出发，不断创新服务方式。

关键词：城建档案;管理创新;共享机制

一、前言

社会进步的源泉就是创新，对于城建档案工作，只有不断创新，才能与市场需求及社会发展需要相适应。作为信息资源组成部分的城建档案，在开展各项服务性活动的同时，应以市场需求为导向，进行业务建设，紧密结合信息资源的服务利用与开发，瞄准市场，积极主动展开内容丰富、形式多样的信息服务。从根本上转变服务观念，明确用户需求，加大改革力度，积极推进各项工作，进一步加强城建档案工作的吸引力。认真执行《建设工程文件归档整理规范》的相关规定，对建设工程竣工档案的质量进行有效控制。城建档案工作者应充分意识到城建档案规范和科学管理的重要性。立足于工作实际和社会需求，从服务管理、机制、功能和专业技术、资源等方面，将城建档案社会化服务的大舞台搭建起来，发挥其应有的功能。

二、加强城建档案管理创新的对策

（一）加大宣传，使人们充分认识城建档案的重要性。

必须深入宣传贯彻《档案法》，提高整个社会的城建档案意识，采取多种形式学习、宣传、开设档案法制课，加大档案法制培训力度，加强对工程设计、建设、施工、监理等参与工程建设单位和人员政策法规的宣传教育，为档案执法工作顺利开展奠定基础;要发挥行政执法监督作用，开展城建档案执法监督检查，促进城建档案工作的不断发展。城建档案管理人员应将搞好服务作为己任，对进馆档案的接收、在建工程中的档案接收，都应提供满意、高效和优质的服务。为了保障服务对象满意和竣工档案验收合格，应在具体的工作中，实施“一人一项一表”业务指导服务责任量化考核制。超前式服务。城建档案搜集和归档工作相对漫长，从初始化做起，并进行跟踪服务，在制作声像档案、编制施工技术材料和补绘竣工图方面，需要城建档案馆签订责任书时了解和掌握。在签订委托协议书时，应对施工单位及档案馆双方履行的责任予以明确。通过档案人员的及时介入，增强服务的主动性和预见性，做好跟踪和服务工作。开放式服务。知识爆炸的时代，进一步拓展了城建档案的开放式服务。为提高服务水平，应充分利用各种现代化科技手段，对社会跨馆际查询档案信息的需求给予满足。

（二）丰富馆藏，做好城建档案的收集工作。

提升城建档案编研质量。为了更好地服务于社会，需要科学加工、有机组合城建档案的信息，所以档案的编研工作至关重要。目前城建档案馆还没有充分重视编研质量，仅能提供一些以资料汇编为主的浅层次服务。对于档案的深加工上，不管是质量还是数量，提升空间都非常的显著。档案工作者在对历史档案研究之余，还应为今天的城市建设提供科学合理的建议和参考，准确提炼和研究城市管理与建设的规律，进行总结概括，为城市管理者提供有价值的参考，这是档案人员应尽的职责。城建档案的收集工作主要是两方面：一是接收，二是收集。一方面，按城建档案馆的进馆范围，有计划、有组织地接收全盟有关单位和施工企业的重要城建档案;另一方面，根据库藏情况，有计划、有组织地开展收集工作，充分利用各种手段，把城市规划、城市建设和管理过程中形成的文字、图表、图纸、声像等档案文件征集进馆。馆内必须建立科学的分类方案、严格案卷质量标准、完善检索体系、加强鉴定工作。同时，还要根据工作需要添置必要的设备，逐步改善档案保管条件，使之满足现代化管理和持续发展的需要。

（三）加强数字化建设，实现档案资源的共享。

加快城建档案数字化建设。现代化技术手段的广泛应用，使城建档案信息资源有效和科学利用成为现实。创新城建档案馆服务工作的重要载体，即对服务方法的创新。而二十一世纪档案馆业务建设的重点即数字化建设。城建档案馆为方便查档者对电子化档案文献的即时查询，应与时势相顺应，对电子阅览室着手筹建，并对各类设施进行购置，完善条件，为查档者提供多角度和多视觉的检索空间。加快信息网和档案局域网的建设工程，有效连接Internet和政府网以及城建档案馆网，利用联机系统的电子邮件和网上服务等手段，实现网络化的档案信息传递方式。利用多媒体技术，对电子档案环境予以改善，吸引更多查档者，进行馆藏信息资源的利用和开发。同时，还应做好网络宣传、培训以及咨询工作，帮助查档者对网络信息知识熟悉和掌握，能够对查询网络信息的技能驾轻就熟。在实践的过程中，更好地使用各种网络技术。要实现现有馆藏档案的数字化，就做好进馆档案的电子录入、整理、编目及统计工作。同时，要做好电子档案的积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、检查和指导，确保归档电子文件完整、真实、有效和安全，这是做好电子文件和电子档案管理的重要手段和基础工作。

（四）积极开展档案利用服务，更好发挥城建档案作用。

优化馆藏机构，建立“大共享”机制。为了最大限度地发挥城市档案的利用价值，必须充分实现信息的共享。而“大共享”就是有机结合“横向共享”和“纵向共享”。“纵向共享”就是对信息化手段充分利用，共享相互关联的档案以及各级政府所属的城建档案信息，使馆际间的合作进一步加强。利用互联网技术，实现远程的调用和检索，打破城建档案服务的级别限制，真正实现“为我所用”的共享机制，对科学研究和经济建设给予最大程度的支持。“横向共享”就是共享和整合城市规划建设管理整个系统的档案，因为目前已经明确划分了各个行政职能，城建系统与多个部门的工作密切相关。如果割裂档案信息资源，不仅不利于使用者的查阅，同时还会遗失各类重要的档案，或者形成“死档”。因此城建档案部门应积极主动地协商和配合城市管理、建设和规划等相关部门的工作，以为城市发展和建设做贡献为立足点和出发点，能够完整、及时征集城市建设中的各类珍贵档案资料。提升城建档案的社会服务功能，为厚实馆藏夯实基础。同时，应完善规章、规范，保障各项制度的健全，确保各种规范性和长效性的城建档案信息共享。积极开展城建档案利用服务，严格执行借阅登记制度，热情接待社会各界查档，对事关重点工程、招商引资和防灾减灾等特殊情况利用档案的，建立查档“绿色通道”，节假日照常提供查档服务。自工作开展以来，基本实现工程报建签订档案责任书率100%，验收归档率100%。通过有效的业务指导，为房屋改扩建、产权证办理、工程评优、工程投标、企业资质评定、司法鉴定等提供了有价值的凭证，取得良好的社会效益，既提高了归档档案的质量，建设、施工单位也加深了对我们工作的认识和理解，能够主动配合支持我们工作。

三、结束语

建立和完善覆盖人民群众的城建档案资源体系和方便人民群众的城建档案利用体系，是城建档案工作者的重要命题和努力方向，作为城建档案人，我们应当为此不懈努力，道路漫长，存志尚坚。

参考文献

[1]以扎实工作确保“十四五”良好开局——2021年国家档案局中央档案馆档案馆（室）业务指导司工作要点 [J]. 刘芸.  中国档案. 2021（02）

[2] 王瑛. 关于城建档案事业“十四五”发展的思考 [J].城建档案. 2020（09）

内蒙古自治区阿拉善盟城建档案馆 750306