档案数字化管理思路解析

董 敏

（潍坊职业学院，山东 潍坊261041）

0 前言

数字化技术的发展为档案管理工作提供了新的发展方向，将纸质档案转变成电子档案是档案管理工作发展的总趋势。互联网技术的应用为档案数字化建设提供了技术支撑，档案数字化管理能够使档案管理更加高效、便捷、准确；数字化的管理方式使档案信息文件更加全面和准确，需要加强建设力度，提高档案管理的数字化水平。

1 档案数字化管理的作用和意义

档案数字化管理能够不断提高档案管理的信息化水平，使各部门的档案信息得以共享，档案信息共享能够极大提高各部门的工作效率，使决策的制定更加科学。数字化的管理方式是目前档案管理发展的主要方向，改变了传统档案管理方式的弊端，提高了档案信息资源的利用率。档案数字化管理符合新时期档案管理的要求，能够对种类众多、数量庞大的档案文件进行规范化的管理，满足了不同部门和人群对档案文件的需求，使档案文件能够发挥更大的作用和价值。

2 档案数字化管理面临的困难

2．1 档案数字化管理体系不够完善

档案数字化管理在建设和应用中缺少完善的管理体系，当前的档案管理体系和管理标准都比较落后，无法为档案的数字化建设提供帮助。制度和体系的缺失令档案的数字化建设过程经常出现问题，整体的建设进展较为缓慢。管理人员对档案数字化管理缺少正确的认识且重视程度不够，始终没有对档案数字化管理体系进行完善，也没有针对档案数字化管理标准及时更新。档案数字化管理标准和制度体系中的规定得不到执行和落实，档案在进行数字化管理的过程中频繁出现各种问题。

2.2 档案管理人员的专业能力较低

档案数字化管理要求管理人员具备信息技术的应用能力，而目前的档案管理队伍普遍存在着技术水平较低的问题，档案管理人员无法熟练使用数字化管理的系统软件，档案数字化管理工作难以正常推进。有很多企业和单位对档案数字化管理不够重视，很少会专门招聘档案管理方面的专业人才，往往会安排其他人员管理，导致档案数字化管理缺少专业的技术人员和管理人员。

2.3 档案数字化管理缺少安全保障

保证档案的安全是档案管理工作非常重要的问题，档案数字化管理需要使用网络系统对档案信息进行统一管理，这种管理方式对安全性提出了较高的要求。档案文件中有很多资料都涉及企业和单位的机密信息，也有很多保密级别非常高的文件，如果无法保证档案存储和管理过程的安全，档案文件很可能会遭到窃取、篡改或毁坏，为企业、单位和国家带来非常大的损失。

3 提高档案数字化管理水平的有效措施

3．1 建立完善的档案数字化管理体系

首先，要对当前的管理流程进行完善和优化，明确档案数字化管理的内容和过程，在录入电子档案的时候要鉴定档案文件的真实性、准确性和全面性，要对不同的档案文件做好分类，对损坏或遗失的档案进行修复，规定档案共享的方式。应当明确档案数字化管理的不同层次，根据档案数字化建设的总体方向建立管理体系，并根据不同层次的管理内容对管理体系进行完善，使档案数字化管理体系更加科学和全面[1]。

其次，要完善当前的档案管理标准，补充数字化管理方面的内容，及时更新档案数字化管理的技术、管理、评估、业务等方面的标准。在评估标准的更新中，需要根据档案数字化管理存在的问题补充评估标准，对档案数字化管理的网络平台、设备条件和实际管理内容设定标准。完善管理标准需要对传统档案管理工作的流程进行简化，建立动态的管理标准修订机制，对数字化管理新出现的问题进行研究并及时补充，解决传统管理标准修订时间较长的问题，使档案管理标准在数字化管理中更具有实际作用。

最后，要在完善档案数字化管理体系的同时加强法制化建设，用法律法规对档案数字化管理工作进行规定，根据档案数字化管理的现状、问题和发展方向来修订当前的法律法规。档案数字化管理方面的法律法规需要明确规定档案文件的著作权和使用权等内容，根据具体的档案数字化管理工作的内容和流程修订法律法规的相关条例，对各项管理工作进行约束和提供保护。

3.2 打造专业的档案数字化管理队伍

掌握管理知识和信息技术的人才是建立档案数字化管理团队的关键，要想打造专业化的、高素质的档案数字化管理队伍，首先，要做的就是加强人才引进，为档案管理工作引入优秀的人才，为人才提供福利，吸引人才加入档案数字化管理工作中，为档案的数字化建设贡献力量，构建和优化档案数字化管理系统。其次，高水平的档案管理队伍还需要对现有的档案管理人员进行信息技术方面的专业培训，充分利用现有的人员资源，通过专业培训提高档案管理人员的管理水平和技术水平，让档案管理人员熟悉数字化管理的方式，熟练使用数字化管理系统，切实提高档案数字化管理团队的整体水平[2]。最后，可以根据档案数字化管理工作制定科学的绩效评估方式，使档案管理人员明确自身发展的目标和规划，将时间和精力全部投入到档案的数字化建设中，积极主动地推进档案数字化建设。

3.3 加强档案数字化管理的安全保障

网络安全技术需要应用在档案数字化管理工作的各个方面，要在采集数据的过程中保证安全性，更要在传输和存储的过程中保证数字档案信息的安全，在查询和提取档案的时候也要注意档案信息的安全，确保档案数字化管理的安全防护能够满足档案的安全要求。首先，在数字档案的安全防护中应当加强网络边界防护，档案数字化管理系统有着非常多的数据接口，这为档案的安全带来了较大的威胁，所以要提高网络边界防护水平，加强档案数字化管理系统重要设备的安全防护。其次，需要在档案数字化管理的网络系统中加强安全监测和安全风险预警，定期进行安全测试和修复安全漏洞，通过严格的安全防护措施降低档案信息的安全风险。最后，要针对档案安全构建完整的防护系统和防护体系，对数字档案信息的管理人员和其他使用人员进行分析，对不同的人员设置不同的权限，同时加入人脸识别、指纹识别或者声音识别等防护方式，为数字档案的安全提供保障[3]。

3.4 完善档案数字化管理的基础设施

档案数字化建设对软硬件设施有一定的要求，最主要的是要有资金的支持，企业和单位应当重视档案数字化管理，为档案管理工作的创新和发展提供充足的资金。一方面，档案数字化管理需要专门的硬件设备，要根据数字化管理的需求引进先进的设备，对传统的硬件设备进行优化或者更换，保证硬件设备能够满足数字化管理的需求。另一方面，档案数字化管理需要有完善的管理系统，要引入先进的技术并对管理系统进行设计和完善，提高档案数字化管理系统功能的全面性和针对性，最重要的是要提高档案数字化管理系统的安全性，安全、可靠、完善的管理系统能够让档案管理工作更加高效，切实提高档案管理的数字化水平。

4 结论

档案数字化建设需要有制度体系、人才队伍和基础设施的支持，最重要的是保证档案数字化管理的安全。档案文件的安全性是档案数字化管理的关键，在没有明确数字化管理的安全防护措施之前，不可以将需要保密的档案文件录入数字化管理系统。为提高数字档案的安全性和可靠性，需要建立安全的档案管理系统，应用多种网络安全技术对敏感的档案信息进行保护。