独立学院专业评估视角下的教学管理队伍建设

邵丹迪

摘要：教务秘书作为学院教学管理的中坚力量，服务于教学，是学院和院系沟通的桥梁。文章以独立院校专业评估为视角，对教务秘书的日常工作提出了建设性的建议。文中分析了目前教务秘书队伍的现状以及教务秘书在教学管理过程中工作性质，并就如何提高教务秘书的业务能力以及综合素质能力也提出了解决方案，为独立学院提升教学管理质量水平起到参考作用。

关键词：独立学院 教学管理 参考

独立学院专业评估可以促进高校提升办学质量，全面提高教师教学以及学院教学管理等各方面水平。为更好地实现以评促改、以评促建的目的，高校应该全面加强对专业评估的组织领导、统筹协调好评估和教学管理中的各项关系。独立学院是由普通本科院校和社会力量合作办学，是我国高等教育规模迅速扩张下的产物，其在扩大高等教育资源、促进高等教育大众化等多方面产生了积极的影响。独立学院一直以来都是民办高等教育的重要组成部分，为了更好地管理和监督民办高校的教学质量，促进其更加健康化、科学化以及规范化发展，教育部也先后出台了《中华人民共和国民办教育促进法》等一系列规范和法律条文，这些文件的颁布一方面促进了民办高校可持续发展，另一方面也为民办高校的专业评估提供了坚实的理论依据。

独立院校专业评估作为江苏省每年开展的一个重要教学评估项目，其可以起到评价、监督、保障和提升独立院校教学质量的作用，是我国高等教育质量评估体系的重要组成部分。专业评估一般分为独立学院自我评估，撰写状态数据表以及自评表三个部分，必要时省教育评估院会组织专家进行现场考察，学校根据现场评估专家给出的意见和建议进行有针对性地整改。专业评估难度高、责任大、任务重，涉及教学质量管理的方方面面。其中，评估报告撰写前期，大量基础数据采集和整理都离不开教务秘书，因此教务秘书在其中担任很重要的角色，是专业评估的沟通者、服务者以及管理者，这三种角色相辅相成、相互统一。因此，教务秘书的工作能力和综合素质对于高校审核评估的成效具有较为深远的影响。作为一名经历独立院校专业评估的教务秘书，我将借助专业评估中需要完成的各项事务以及遇到的各类问题来谈谈我的切身体会，通过这次专业评估，让我对教务秘书的工作性质、存在问题以及今后工作的努力方向有了更加深刻地理解。

一、教务秘书队伍的现状

教务秘书作为系部教学工作的主要执行者，事务性的工作较为繁多，再加上学院人员紧张，系部教务秘书还要兼任行政秘书以及承担部分教学任务，在工作中往往力不从心，对工作质量提升存在一定影响。教务秘书大都是直接上岗，缺乏相关专业背景和系统的理论知识培训，都是在工作过程中学习和摸索工作方法、总结工作經验。部分教务秘书仍停留在事务性的工作上，在管理方面存在较多的经验主义，对自身工作缺乏科学性、规范性的认知。此外，教务秘书从事的教学管理工作存在周期性，大部分工作都是按部就班地根据通知或者文件指示执行，工作琐碎且难以量化，很难在自己的岗位上做出成绩，几乎没有晋升的机会与空间，时间长了难免产生懈怠心理，从而缺乏主观能动性。由于晋升空间狭窄，导致教务秘书的流动性较大，系部的教学管理工作无法形成良性、持久性的循环。

二、教务秘书在专业评估中所承担的工作和特性

教务秘书是学院最基层的教学管理人员，是学院和系部开展教学工作的重要支撑，是联系系部领导和师生、系部与学院教务处之间关系的桥梁和纽带，是学院教学管理工作的主要执行者，对保障系部教学活动的质量起到了不可替代的作用。在独立学院专业评估中，教务秘书也承担着大量的工作，根据《独立学院本科专业综合评估状态数据统计报表填报指南》以及《江苏省独立学院专业综合评估指标体系》以及学院教学管理的实际要求，教务秘书必须具备一定的思想责任意识和相应的工作能力。

（一）教务秘书的工作性质

通过独立学院专业评估，对教务秘书的工作性质有了更加深刻地理解。系部教务秘书的工作定位是在教学院长或者系主任的指导下，完成每学期课务管理、教学资料收集与整理，协助教务处管理系部教研活动和实践教学、管理监控系部教学质量以及学生学籍和教学工作管理等。但是，通过此次专业评估之后，要成为一名合格且专业的教务秘书，在完成一般的事务性工作之外，还应积极发挥自身的主观能动性，完成更多创新性的工作。教务秘书是专业评估关键环节的“守门员”，只有教务秘书在教学管理的各个环节严把质量关，才能满足专业评估的各项指标，真正提升教学质量。

1.做好学院与系部良好地沟通桥梁

在教学管理的过程中，教务秘书是学院和系（部）、教师和学生之间的纽带，是他们沟通的桥梁。教务秘书每天都会接收到很多来自各个部门的通知，在信息接收和传达的过程中，教务秘书必须对每个通知做简单地了解，再将通知转发出去，以便解答教师和学生的疑问，在后期还需对通知中涉及的材料做相应的收集、整理以及上传。将系部老师在教学过程中出现的疑问与困难及时向教务处及系部领导进行反馈，以便更好地提升教学管理质量。教务秘书要对系部的整个教学管理进行全盘统筹，无论是安排教学任务、安排考试都要根据学院、系部教师和学生的实际情况进行合理安排，当出现紧急问题时，要处变不惊，充分沟通，在符合学院规定的情况下灵活协调。

2.教学管理中的问题的发现与完善

教务秘书是系部教学工作的主要执行者，专业评估以及高校的教学管理不仅需要有决策力的领导，也需要一个好的参谋者。领导是规章制度的制定者和决策者，但教务秘书是对系部教学具体情况了解最为详尽，因此，在制定的过程中，教务秘书需要将教学日常管理中的重要信息和支撑材料收集、整理并且汇总给领导，为更好地制定相关规章制度提供坚实的理论依据和实践支持。此外，教务秘书最了解整个系部教学运行，在教学管理的过程中，需要及时发现教学管理中出现的问题并及时上报给系部领导。再者，作为教务秘书需要有丰富的管理经验，在教学管理过程中，对于教务管理的安排上需要有一定的预见性，对于将来可能出现的问题做到未雨绸缪，在发现问题后及时向领导汇报，保障教学平稳运行。

3.教学管理信息化建设

教务系统是高校师生在教学过程中必须要使用的平台，该平台为学生提供选课、成绩查询、毕业审核信息查询等，是教师的教学任务书的下达、教学大纲的上传、成绩的提交等工作的一个平台，因此，教务秘书要充分理解教务管理系统的内容和意义，充分利用教務管理系统进行工作，保障教务管理工作的科学性和严谨性，提高工作效率。

教学档案管理是教学管理过程中的重要环节，教学档案的管理对高校的教学、科研具有重大意义，它不仅是促进独立学院不断发展的基础性工作，是教育教学过程化管理的重要环节。因此，无论是从日常教学质量管理还是专业评估角度，教学档案都是检查的重要部分。在现场评估过程中，专家除了听课之外，最重要的评阅手段就是通过调阅教学档案发现问题，需要及时的将日常教学档案进行科学化、规范化管理。随着教学管理的纵向发展，高校的教学档案管理愈发庞杂，传统纸质化教学资料的归档工作量巨大、效率较低且后期翻阅麻烦，还存在丢失的风险，难以满足日常教学管理和专业评估的要求。因此，教学档案的信息化管理势在必行，在信息化高度发展的今天，教务秘书应该充分利用现代信息化手段，依托专业评估的要求，推进教学档案管理数字化、规范化、科学化，解决传统教学档案管理收集、整理、存放以及调阅带来的问题。此外，教务秘书应该明确档案管理对于高校教学过程管理的重要性，提高教学档案的管理意识，提升教学档案管理的能力。以独立学院专业评估工作要求为标准，配合现代信息化管理手段，健全教学档案管理的配套机制，构建完整的信息化教学档案管理体系，推动教学档案管理持续发展。

三、加强教务秘书队伍的建设的措施

随着高等学校教育改革事业以及信息化教育的不断发展，教学管理中也存在着许多问题与挑战，这就需要教务秘书通过学习来不断更新知识储备，更新知识体系，转变管理理念，提升管理能力。此外学院需要定期举办培训讲座对教务秘书进行培训，做到“走出去、请进来”。在信息化迅速发展的今天，教务秘书要不断学习新知识，与时代发展理念相契合，提高办公软件的操作水平；学院需要加强教学管理信息化，营造良好的工作氛围，积极发挥教务秘书的主观能动性，在保证工作质量的同时提升工作效率。

作为学校和教学管理部门，要加强对教务秘书的思想教育，提升工作意识，同时要对教务秘书的工作给予认可，定期对教务秘书的工作进行评比、表彰，对于工作积极性高、表现出色的教务秘书在评职晋级、薪资待遇等方面给予政策倾斜，提高其工作积极性，发挥其主观能动性，增加其对工作的认同感与归属感，保障教务秘书队伍的稳定性，从而提高教学质量管理水平。

四、结语

高校的专业评估可以促进高校的办学质量，全面提高教学质量，有效的教学管理则是教学质量的基本保障。作为教学管理队伍的中坚力量，唯有全力提升教务秘书的内涵素质，提高教学管理能力，多角度切实提升其工作效率与精准度，才能更好地保障学院教学质量管理水平。

课题名称：常州大学怀德学院教育教学研究课题2019年立项课题

（基金号：2019HDJY30）

参考文献：

[1]刘超，李爽.本科教学审核评估视域下高校教务秘书工作探析[J].才智，2019（13）：.181-182.

[2]杨丽.高校教务管理信息化建设现状及对策思考[J].产业与科技论坛，2018，17（19）：.251-252.

[3]程瑞红.信息化背景下的高校档案管理研究[J].中国管理信息化，2018，21（02）：.135-136.

[4]曾诗敏.基于本科专业评估工作对日常教学档案管理工作的思考与探索[J].现代交际，.2018，（13）：95-97.

[5]杨慧芳，朱莉，张吉.异地办学独立学院系部教务秘书职业素养之我见[J].教育教学论坛，2018，32：13-14.