互联网+道路运输电子档案管理的应用研究

李文佳

[摘要]为满足国家“放管服”政府职能转变、国家信息化发展、道路运输行业管理的需要，互联网+道路运输电子档案得以全面应用。文章阐述了应用互联网+信息系统开展道路运输电子档案管理的意义，重点研究如何利用互联网科技手段建立道路运输电子档案系统，分析各功能模块的内容和工作流程，全面提高道路运输行业档案管理的水平。

[关键词]互联网；道路运输管理；电子档案

中图分类号： G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）12-0087-03

道路运输档案涵盖所有道路运输行政执法工作事项，是对道路运输管理对象包括运输业户、运输车辆、道路运输从业人员和道路运输客运线路、行政处罚、行政检查、执法督察等各项道路运输管理相关业务的全面记载，涉及人员范围广、事项种类众多，在实际的道路运输管理工作中急需应用互联网+信息系统技术，用于保障道路运输管理档案建立的全面性、准确性、及时性，实现对道路运输行业行政许可、执法、督察电子文件进行数字化管理，全面提高道路运输档案的管理和利用水平，使道路运输档案资料更好地服务于日常管理工作。

一、应用互联网+信息系统开展道路运输电子档案管理的意义

（一）顺应国家信息化发展的需求

随着时代发展，现阶段国家对政务信息化工作高度重视，以信息化推进国家治理体系和治理能力现代化，统筹发展电子政务，构建一体在线服务平台，是国家领导人提出的重要方针方向。交通运输部也制定了运输服务智能化发展长期目标。道路运输行业作为交通运输领域的重要组成部分要积极开展政务管理信息化建设，利用互联网技术手段，对全部道路运输行政执法活动的档案进行信息化、痕迹化、规范化、精准化、便捷化管理。

（二）满足道路运输行业管理的需求

当前吉林省道路运输行业面临着几个突出的矛盾：一是人员老龄化、短缺与繁重的管理工作职责之间的矛盾；二是单一落后的执法方式与复杂的运输市场环境之间的矛盾；三是较低的执法水平与政府和人民群众对执法部门较高的工作要求之间的矛盾。实际工作中，道路运输管理发布的信息不够全面、完整和及时，对一些违法违规的企业、运营车辆和从业人员，信息公开程度较低，查询的动态业务信息仅参考原始纸质档案、案卷，从而导致工作重复烦琐、效率低下。在互联网时代大背景下，这些矛盾的解决，急需应用互联网+技术提高工作效率，以大数据、云计算、移动互联网应用等为代表的技术来改变传统的道路运输档案管理模式[1]。

（三）提升道路运输信息化服务能力的需求

通过互联网平台建设，构建服务便民化体系。围绕服务便民化主题，分层级、成体系构建便民化制度体系，包括为道路运输企业量身定做的自助服务系统，减少企业跑部门办业务的次数。近年来，道路运输管理电子档案缺乏互联互通的一体化设计，各种档案信息大多停留在单一领域内的业务应用，缺少功能层面和数据层面的有效整合与共享，信息化整体效益和规模效益没有得到有效发挥。档案信息协同不够，开展业务工作需要在多个档案间反复查询，影响了工作效率和服务质量。亟待通过整合优化现有资源，实现档案信息共享和互联互通，从全局和根本上解决长期以来困扰道路运输业务的各类档案各自为政、条块分割、信息孤岛等问题，并借助互联网互动、快捷、方便的特性，优化工作流程，便民利民，提升道路运输管理和服务水平。

二、应用互联网+信息系统管理道路运输电子档案的途径

（一）建立互联网+道路运输电子档案的主要内容

根据电子档案管理及信息化建设和发展方向，以统一的数据库标准、软硬件平台和安全控制手段为基础，建立道路运输管理对象（道路运输业户、道路运输车辆、道路运输从业人员、道路运输客运线路、行政处罚、行政检查、执法督察）电子档案管理系统，对电子文件进行接收、整理、归档和对库存档案进行数字化管理，主要包括目录库的建立与全文数字化的处理，同时在保证信息安全的前提下，以提高档案、文件资料的查全率、查准率为前提，及时、方便、快速提供为目的，完成数据录入、文档扫描、立卷归档、档案统计、档案编纂、档案销毁、档案损坏、档案丢失找回、统计报表輸出、查阅、网络化浏览、下载、打印等工作内容。

（二）互联网+道路运输电子档案的功能框架构成

道路运输电子档案管理贯穿档案管理的“收、管、用”三个阶段，为道路运输管理对象（道路运输业户、道路运输车辆、道路运输从业人员）电子档案归档及管理利用，提供统一的系统，建立全省电子档案大集中管理，在档案工作发展需求全面调研的基础上，实现馆藏档案的规范化管理和电子档案自动归档管理，形成“以数字化成果为管理基础，以目录和电子文件为呈现形式”的电子档案管理系统，实现快捷、高效的档案检索利用。

（三）道路运输电子档案管理各系统功能主要工作流程

工作流程主要包括归档文件、档案资料管理、档案检索、档案查询、档案编纂、档案销毁、档案移交、系统信息等内容[2]。

1.归档文件

办结完成的道路运输业务数据归档后，由档案人员对数据进行审核，与纸质电子档案一同归档到道路运输档案管理库中。

2.档案管理和资料管理

（1）数据录入，是对道路运输档案系统内部的数据进行维护，实现必填项、错误录入项的校验，档案条目信息及原文管理，支持条目的批量修改和原文批量上载，主要功能包括查询、增加、修改、删除、排序、原文管理。

（2）档案调整：是对道路运输业务档案拆卷、合卷、件号调整等各种类型的档案调整功能。

（3）分类组卷：档案人员根据自身需要自定义电子档案整理规则，例如分类规则、档号规则等，不同档案类型，可设置不同的规则。档案人员整理规则自动为道路运输管理电子档案分类，并且组织案卷，当出现规则例外或规则冲突时，可以手工干预录入。

（4）归档状态设定：审查录入数据合规以及正确性，对符合要求的数据设置“状态”为“已归档”，对“已归档”的数据不可以进行修改和删除。

3.档案检索

对档案系统中存储的档案条目、原文中的文字进行全文检索，系统可以自动进行分词，保证查询准确性。全文检索具有自学习功能，可以按照档案人员查询的习惯添加词库。

4.档案查询

档案查询可以实现直接查询、简单查询、组合查询、分类查询等常用查询功能。所有查询的结果，都在数据权限的控制之中。用户查询的结果，是用户在当前门类的数据权限允许的范围内进行查询，即需要在用户的查询条件子句中，加入数据权限的条件子句，组合在一起进行查询。

（1）直接查询：单击门类后，系统提供“直接查询”区，可按照这一门类内包括的字段进行查询，查询的条件可根据字段的类型自动调整。

（2）简单查询：支持分门类查询，查询的界面与录入界面相同，同时支持“全新查询”和“在当前结果中查询”。

（3）分类查询：支持“自定义分类查询”和“自动分类查询”。“自定义分类查询”支持按照公有、私有分类进行查询。“公有”由档案管理部门建立的分类标准；有门类权限的用户都可见；“私有”由个人用户建立的分类标准，只建立者可见。“自动分类查询”系统自动读取字段中的内容，自动生成查询节点。

（4）组合查询：档案人员可以在页面中选择需要查询的字段，并且指定查询条件和查询内容，可以设定多个条件，每个条件之间可以用“并且” “或者”连接，查询的条件可根据字段的类型自动调整，如果字段为字典项，可自动调用系统设计的取值范围。

5.档案编纂

根据道路运输管理业务专题，综合不同门类档案记录，形成完整的编辑信息。打破档案类型、形成单位的限制，多渠道提供各种综合性编研材料所需数据。

（1）编纂成果录入的项目有编纂人、编纂时间、编纂成果。

（2）链接编纂档案，对档案进行查询，将符合条件的档案加入链接作为“编纂资料”。

6. 档案销毁

鉴定销毁支持单个条目鉴定、批量鉴定。支持鉴定流程，由鉴定审批人对鉴定的档案进行审批，审批通过的档案鉴定完成，不通过的写明原因驳回。不同类的档案审批人可以不同。鉴定后的数据要保留原始的信息。期限鉴定，自动识别到期需鉴定的数据。密级鉴定，结合开放鉴定工作，处理到期需更改密级的档案。

7.档案移交

（1）档案移交：可以选择需要移交的档案，将电子文件、原文、描述信息生成移交文件，可以将移交的文件打包。

（2）档案接收：可以选择接收的信息包，系统也可以自动触发接收功能，自动接收数据。

8.系统信息

系统信息包括其他辅助功能、机构信息、系统维护信息等。

（1）辅助功能可以按照档案类别、时间、全宗进行统计，也可定制统计项目，统计结果可生成报表。统计年报可以根据客户需求定制统计报表，并方便地挂接到系统中，实现统计报表随需而变。利用统计可按数据范围、利用人员范围、利用时间统计利用人次、利用档案数量以及利用效果的统计。

（2）机构信息是组织机构管理机构，分为单位、部门、人员三层，形成组织机构树。

（3）系统维护包括字典维护，可以将系统中需要统一规范录入、选择的内容在此统一管理和维护。可以设置所有单位共用的“公共”字典，也可以设置只有本单位可以使用的“私有”字典。数据结构管理维护系统中档案门类数据表的字段结构，可以根据业务需要对字段进行增减，可以定义各种常用界面（列表、著录），可以根据门类的管理模式，定义数据表间的关系，不限制层数及子表的个数。报表维护支持设置完成的报表上传、删除管理。日志管理以记录系统使用中的重点事件。日志管理分为系统日志、数据日志和功能日志。所有的日志信息都不可刪除。数据表模版维护可以建立数据表模版，在新增门类时，可选择模版建立，减少维护工作量。系统设置包括系统参数设置、全文检索设置、模糊查询设置、归档设置。

（四）道路运输电子档案完整的数据资源服务平台管理安全保障

数据资源服务平台用于电子档案的长期保存管理，在数字资源存储安全性方面要求较高。在长期保存过程中，对于应用系统、数据库、操作系统等方面进行全方位的安全保障，才能确保数据的长期可用性。从档案业务来讲，应用系统产生数据并进行数据的管理，为档案数据进行业务分类，实体档案的数据按照分类管理，电子档案的数据也应该按照分类进行存储的管理，只有这种保留档案分类信息管理方式，才最适合档案业务。而在后端的存储管理上，采用备份的方式，不考虑、不关心存储内容的分类，或者做不到按照分类的数据管理，使得电子档案的分类管理只浮于业务应用层，没有形成从业务层到存储层的业务垂直统一的管理，这种管理的方式，使存储介质内的数据对存储管理员是不透明的，失去了档案原有特性的分类管理的优势，不利于电子档案的存储管理，更谈不上离线介质的管理，无法实现专业的数据分类管理，进而无法实现数据的分类提取。一旦运行数据出现问题，恢复不能按照类别进行，甚至数据存储的介质需要专业人士进行专业操作，恢复工作复杂，给数据存储增加了不必要的技术风险。要充分利用档案业务分类管理的优势，通过策略调用后端存储的设备，业务应用系统对存储进行管理，打通业务应用与后端存储通道，形成垂直的电子档案管理方式。具体包括以下几方面。

（1）文件管理实现对系统中数据进行管理的功能模块，包括对数据的导入、导出、归档、回迁，以及对系统中导入批次的数据查询等功能。

（2）数据归档提供活动归档功能，即用户不必关心数据存储的介质，系统自动调取归档的数据。数据归档支持手工和自动方式，支持单一文件、复合文件的归档。

（3）数据回迁系统包括灵活的回迁下载功能，这个过程如同网上购物，用户可以选择中意的数据放置在数据栏中，然后一次性下载。智能归档会自动对这些数据进行排序，以最优化的方式和速度下载数据。下载数据的方式有两种，一种是指定数据的磁盘共享位置，适用于体积较大的电子数据（卷宗、音视频资料等）；另一种是数据通过浏览器下载（适用于图片等）。无论哪种下载方式，系统都会有数据访问记录，以备数据安全审计。

三、结语

道路运输管理部门不仅负责客运、货运、驾驶员培训、机动车维修、出租车运营市场的监管，更重要的是为百姓出行和道路交通提供安全、畅通、有序的保障，加强应急指挥决策能力。同时，作为政府管理与服务的重要支撑手段，信息化建设也将进入新的发展阶段，要根据管理方式的变革加大信息资源的整合力度，促进信息资源的综合利用，实现对行业运行状态的准确掌握和深入分析。互联网+道路运输管理电子档案的应用对数据信息进行深入、有效的挖掘分析，对道路运输行业管理起到重要的推动作用。

参考文献：

[1]汤明华.加强道路运输营运车辆档案管理的措施分析[J].城建档案，2017（03）：65-66.

[2]周斌.省域道路运政管理信息系统综合解决方案研究[D].长沙理工大学，2008.