事业单位人事档案信息化管理的思考

袁承英

摘 要：本文对事业单位人事档案信息化管理进行简要概述，并对信息化档案管理的重要性进行良好分析。还对目前事业单位人事管理的现状进行了有效思考，最后对事业单位中人事档案的信息化管理策略进行了深入的研究与探讨。

关键词：事业单位;人事档案;信息化管理

目前的事业单位，在很多方面都已经进行了信息技术应用，但是在人事档案管理方面却依旧采用传统的管理方式。这也让目前的事业单位人事档案管理出现很多缺陷，在这样的情况下，应该对信息技术进行良好的应用，以此来让事业单位在人事管理方面得到更加良好的发展。

一、事业单位人事档案信息化管理的相关概述

信息化的档案管理工作指的是电子化的档案管理工作，即利用互联网来对相关的人事档案进行数据化处理。一方面，通过这样的方式可以让事业单位人事档案管理人员更少的出现管理失误，所有的数值都由电脑来进行精密计算，让人事档案管理人员的工作量得到减少。另一方面，在将人事档案内容进行数据化处理放入电脑后，会增加档案的安全系数，并且为纸质档案做了备份，如果纸质的重要档案出现了丢失情况，可以通过电脑备份再打印一份相关档案。另外，在事业单位的人事档案管理中，还有着档案管理制度等其他方面需要进行改进，通过在事业单位中，实现人事档案的信息化管理，能够提高档案管理效率，实现动态管理目标。在信息化建设基础上，能够在进行人事资料变动时，不再受到时空局限，将其动态性特征凸显出来，实现对于人事调整的动态管理，同时，也会降低档案管理人员的工作强度和压力。而且，在信息化管理之下，能夠对于事业单位人员的具体表现，进行准确记录，利于实现记录的保存，让档案资料更加规范，整个流程也更加高效、便捷，具有较强的人性化优势，实现工作效率的提高。另外，通过人事档案管理的信息化，也能够让档案信息在查询的时候，更加便捷，并且提高各项人事决策的科学性。管理者在针对人事调整做出决策之前，也要利用人事档案资料开展人员的甄选。通过信息化的人事档案管理，在这样的模式下，能够让信息和资料的查询更加快捷。信息化的人事档案管理以计算机技术为依托，可以实现多样化的查询手段，如高级检索、快速检索，不仅能够对于纸质档案的存放位置，实现精准定位，而且还能够对于人员的各项基本信息，如出勤、奖惩、业绩等信息获取更加便捷。相比较传统的档案查询方式来说，信息化人事档案管理能够在人员信息资料查询和应用的过程更加便利，为人事决策提供有力的信息资料的支撑和依据。以上便是关于事业单位人事档案信息化管理的相关概述。

二、信息化档案管理的重要性

1.人才方面的发展需求

人事档案可以理解为是一些过去人才发展的重要资料，是对过往一段时间人员流动的真实反映与客观说明。随着互联网时代的兴起，人事档案已经越来越多，很多的相关内容已经无法进行记录，另外很多人事档案都代表着人才方面的发展，如果不对人事档案管理进行科学化的改革与转型，人才方面的发展需求将没有办法得到有效满足。因此，电子档案有着难以想象的重要性。

2.档案方面的发展需求

除了人才方面的发展需求外，档案方面的发展需求也是体现电子档案管理重要性的主要原因。传统的档案管理模式已经难以对如今的相关档案进行处理，只有科学化且数据化的电子管理模式可以有效地处理当代档案，让所有的档案与资料电子化，更加容易对其进行保存，并且也更加具有保密性，对档案进行管理的过程中，会让具体的档案更加安全。由此可见，信息化的电子档案管理有着难以想象的重要程度。

三、事业单位人事档案数据的风险探析

1.事业单位人事档案数据储存的风险

在对事业单位人事档案数据的风险中，档案数据存储的风险便是其中之一。目前的国家相关部门已经对政务数据的统一存储进行了大力推动，与此同时，还鼓励了信息共享。为了让相关的建设成本得到一定程度上的降低，很多事业单位人事档案数据还是要根据相关要求进行存储，并且由当地区域的云计算中心进行相应的数据管理。面对这样的存储模式，事业单位人事档案的相关电子数据将面临很多问题，其中包括了安全责任无法分清、对风险处置的能力欠缺与病毒风险系数很高等多个方面。所以，要对相关的档案数据储存系统进行相应的改革，对新型的档案存储系统进行研发，通过技术上的进步来弥补相应的安全风险。因此，在事业单位人事档案数据中，人事数据存储的风险是主要的风险之一。

2.共享环境下事业单位人事信息的档案风险

事业单位中的有关信息和农业、林业、海洋等相关部门审批的信息、交易的信息等应该进行实时互通的共享。国土资源、民政、公安、税务、财政、工商、审计、金融和统计部门应该对事业单位人事的有关信息进行互通共享。以上内容是《事业单位人事条例》中的相关规定，在对事业单位人事信息进行共享的过程中，会有着两种较为常用的方式，其中包括了数据共享平台与网络专线共享。在进行数据共享的过程中可以对身份认证系统进行启动，并且对保密协议进行签订，还可以对安全的防范机制进行良好的建立。但是这样的方式依旧存在着相应的弊端，那便是不能对数据的使用者进行行为上的约束。在进行信息共享时，所覆盖的范围越大，那么对信息数据有接触的用户将会越多，并且信息安全的相关风险也会变得更加巨大。

四、目前事业单位人事管理的现状

1.缺少数字化的管理模式

在对事业单位的人事档案进行管理时，有着很多问题还没有得到解决，其中便包括了缺少数字化的管理方式。应该在人事档案管理过程中将传统的管理模式转变为信息化的管理模式，但是这样的模式转换却没有在实际情况中得到具体实施，在传统的人事档案管理模式下，因为人事档案过多会出现管理失误情况，这也降低了人事档案管理人员在具体工作中的效率。所以，缺少数字化的管理模式已经是当前事业单位人事档案管理工作中不得不解决的问题之一。

2.缺少相应的管理人才

除了缺少数字化的人事档案管理模式外，在事业单位的人事档案管理过程中，还缺少相应的人才。在目前的人事档案管理工作中，档案管理人员的老龄化程度十分严重，一般情况下都是由中年人来担任事业单位档案管理人员，这样的管理人员对于互联网并不熟悉，而且在人事档案管理工作中也没有太多的互联网人才，这也导致了人事档案管理工作没有相应的人才来让其适应目前形势。缺少相应的管理人才这一问题应该抓紧解决。

3.对人事档案管理缺乏重视

在目前的事业单位人事档案管理中，对人事档案管理缺少重视程度也已经是较为重要的问题。在目前的事业单位人事档案管理中，很多工作人员都对此不重视，这也导致了很多人事档案管理人员对此不重视，所以也很少有人会利用人事档案，这也让人事档案室长期处于无人问津的状态。面对这样的情况，人事档案管理工作已经失去了意义，因此在这样的事业单位档案管理工作中，对事业单位人事档案管理不重视这一问题一定要得到解决。

4.没有对人事档案进行良好的利用

在以往的事业单位人事档案中，并没有良好的对这些档案信息进行应用，这也是对此方面缺少重视程度的主要原因。在这样的情况下，人事档案将会变得越来越形式化，缺少一定的实用性。应该对目前的信息技术进行应用，让相应的人事档案信息得到应有的利用。这也是事业单位人事档案管理中的重要问题之一。

5.信息化人事档案管理制度的缺失

在事业单位的人事档案管理中，如果想要对信息化管理模式进行使用，一定要对档案管理人员进行一定程度上的约束，但是目前的信息化档案管理并没有较为统一的信息化人事档案管理制度，这会让信息化档案管理模式没有办法在实际情况中得到具体实施，阻碍了事业单位人事档案管理的有效发展，档案信息也没办法进行良好的保护。因此，信息化人事档案管理制度的缺失已经是不得不解决的问题之一。

五、在事业单位中对档案进行信息化管理的相关策略

1.对数字化的档案管理模式进行建立

如果想要在事業单位中对人事档案进行信息化管理，应该对数字化的档案管理模式进行建立，此策略是顺应时代发展。目前的事业单位人事档案数量已经达到了很多的地步，如果人工对其进行处理，难以发挥出良好的管理效果。应该将档案进行数字化处理，将其存储在相应的智能云盘或计算机设备中。如果想要对这样的人事档案管理效果进行实现，应该对数字化的人事档案管理模式进行建立。在这样的情况下，应该对相应的计算机设备进行引进，完善相关的信息化管理体系，相关的事业单位人事档案管理人员应该对整个数字化管理工作流程进行一定程度上的了解。因此，在事业单位对人事档案进行信息化管理的过程中，对数字化档案管理模式进行建立是非常有效的策略之一。

2.对数字化档案管理人才进行培养

除了对数字化人事档案管理模式进行建立，还应该对数字化档案管理人才进行培养。只有这样才能够让事业单位的数字化人事档案管理得到更进一步发展。在培训过程中，在对人事档案管理人才进行培养的过程中，应该对培训的目的和内容进行良好了解，对档案管理人才进行培养的目的便是对数字化管理模式进行更加良好的执行。在具体的档案管理人才培养中，可以将具体的培训内容进行两个方面的拆分，一方面便是计算机与信息化方面的培训，另一方面便是信息化与现代化人事档案管理方面的培训。通过这两个方面的相关培训，可以让事业单位的人事档案管理人员对数字化的档案管理模式有着详细的了解，以此来良好地进行事业单位数字化人事档案管理工作。因此，在事业单位对人事档案进行数字化管理过程中，对数字化的档案管理人才进行培养是非常重要的策略之一。

3.由档案管理人员进行责任分摊

如果想要在事业单位中对人事档案进行信息化管理，应该由人事档案管理人员进行责任分摊。因为相关人员都对事业单位人事档案管理不够重视，因此在目前的多数人事档案管理工作中，事业单位档案资料也没有得到更加合理的利用，这让档案的收集与管理变得没有意义，所以为了提高相关人员的重视，应该对管理人员实施责任分摊。如果事业单位档案管理出现了问题，那么责任应该由负责此档案的档案管理员来承担责任。有着这样的机制，就算人事档案管理制度失去作用也会对档案管理人员产生一种约束。

进行相关的责任分摊后，可以有效地让工作人员做到及时归还档案，将归档的时间性、完整程度和准确率都做到大幅度提升，将所对应的职责与工作所负责任相互连接并计入到事业单位相关考核与技能等级评定中。对表现优异的工作人员进行各方面的奖励，让事业单位员工的工作态度彻底发生转变，使得员工不再仅仅是按照制度来执行归档，而是从心理上养成归档的习惯，这让事业单位人事档案管理变得越来越简单明了。在现代化档案管理的各个流程中，也应该有着相对应的人来分摊责任，工作人员负责档案的收集，统计人员负责档案的统计，对于未归档的工作人员应负责归档相应的档案。最后，对所有人事档案进行统一整合与管理。

4.对信息化平台进行建立

除了对责任分摊机制进行利用外，还应该对信息化平台进行建立，主要目的便是对单位员工的人事信息进行应用。一方面，在相应的信息化平台中，单位人员可以对打卡记录进行查询，并且让单位人员可以进行及时沟通;另一方面，还可以对数字化的事业单位人事档案进行有效应用，相应的信息化平台可以对事业单位人事信息进行统计，再与往年进行对比，以此来对事业单位的发展与现状进行了解。将信息化管理平台作为依据后，事业单位的裁员与招聘情况也会变得更加良好。除此之外，此信息化平台还可以根据人事信息里面的工资情况，对事业单位资金的流失情况进行了解，以此来实现更加完善的发展。因此，在事业单位对人事档案进行信息化管理的过程中，对信息化平台进行良好的建立是非常重要的策略之一。

5.对信息化档案管理制度进行建立

如果想要在事业单位中对人事档案进行良好的信息化管理，应该对信息化档案管理制度进行建立。在信息化档案管理工作正在进行时，一定要建立相应的档案管理规章制度，包括材料收入、整理、归档、保密、交接等制度和信息完整记录考核制度等等，使干部人事档案有章可循、有进出，坚决杜绝档案的丢失、涂改、提取和伪造。让人事档案管理变得更加规范化与制度化的同时，还要确保每个人都要遵守相应的档案管理制度，要将新的制度规定落实到现实情况之中，只有这样才能够让信息化档案管理在现实中得到更加良好的应用。

六、结论

综上所述，目前的事业单位人事档案已经得到了良好管理，但是其中还有着相应的问题没有得到解决，这已经对我国事业单位造成了一定程度上的影响。本文对我国事业单位人事档案信息化管理策略进行了深入的研究与分析，其中包括了重视程度与管理人才等多个方面，通过这些方面的相关策略可以让我国事业单位人事档案得到更加良好的管理。

参考文献：

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[2]李 雯.事业单位人事档案信息化管理[J].办公室业务，2020

[3]邓兵娥.事业单位干部人事档案信息化管理的现实困境与对策[J].人才资源开发，2020

[4]王笑庸.事业单位人事档案管理的信息化建设探究[J].科技资讯，2020

[5]余芳芳.事业单位人事档案管理信息化建设及发展研究[J].科技经济导刊，2020

（作者单位：南昌市社会福利院）

基金项目： 2009年南昌市科技计划立项项目（2009171）

作者简介：梁英（1972—），女，汉，江西吉安人，本科，馆员， 研究方向：档案管理