基于“互联网+”背景下的区域性高校档案信息资源共建共享模式新探

摘 要：现代社会经济以及科技的不断发展，信息化、网络化时代背景下，高校档案信息资源受到了关注，构建共享机制已然成为“互联网+”背景下，高校向数字化发展的重要举措。对此，本文从高校档案信息资源共享内涵出发，说明了高校档案信息资源共享层次问题，分析了“互联网+”背景下构建区域性高校档案信息资源共享模式的思路，提出了具体构建路径以及面临的挑战。

关键词：互联网+;区域;高校档案信息资源;共享模式;实践路径

在信息化时代下，构建高校档案信息资源区域联盟共享机制能够改善高校整体教育环境，对推动我国教育改革具有重要作用。但從当前我国高校实际情况看， 还存在一定局限性，同时网络环境的弊端，也严重制约了高校档案信息资源共建共享模式的持续发展。因此，在“互联网+”背景下，需要对高校档案区域联盟层次进行有效划分，清晰构建此种共享机制的重要性，研究出一套完善的实践方案，从而推动高校档案信息资源共享的科学发展，全面提升高校整体管理、教学等方面的水平。

一、“互联网+”背景下构建区域性高校档案信息资源共享模式内涵

依托于互联网，构建高校档案信息资源共享模式，其本质就是对高校档案信息资源的整合，借助互联网技术实施配置的优化，提升档案信息资源的服务性，为更多高校以及社会提供公平、便捷、高效的信息服务，进而实现资源共享的目的。借助“互联网+”使得高校档案信息资源可以共建共享，可以从根本上改变以往单一、封闭、分散的档案信息，通过区域联盟促使高校的档案信息资源逐步转化为综合、集中、开放的状态，为区域内高校、社会公众提供调阅、查询相关档案的服务。

二、高校档案信息资源共享层次

在构建高校档案信息资源共享机制前，需要明确此种共建共享模式的层次划分，可以将其分为三个层次，即校内共享、校（馆）际共享、社会共享三类。这三个层次呈现不断递减式发展，同时实现难度也在不断递增。

首先，在校内共享方面，主要途径就是借助档案门户网站、馆内借阅、档案信息管理系统等方法实现，但在档案利用服务层面还缺乏一定的主动性，相应的档案服务内容呈现出较为单一的情况。

其次，校（馆）际共享，虽然可以在信息交流方式上，充分应用会议交流、E-mail、电话沟通、档案门户网站等，但基于新媒体技术融合发展趋势下，馆际之间使用QQ、微博、微信等路径逐渐增多，而此类共享以及沟通依然不可避免地存在一些局限性，导致信息共享只停留在经验交流、文件传递等相对较为简单的层面，所以，目前高校之间的档案共享服务非常被动。

最后，社会共享层面，作为我国档案事业和档案工作的发展主要趋势。在实际落实过程中，推进状况并不如人意。现阶段，社会共享主要是以档案门户网站、微信公众号、微博等网络平台途径，实现信息推送，但整体开放度低，可以进行共享的资源非常有限，与社会政务档案、民生档案等相比较，处于落后状态，这与我国提出的档案资源开放共享发展理念以及要求难以贴合。究其原因，在理念、技术、资源、人力、物力、财力等诸多方面都存在阻碍，导致高校档案信息资源开放利用效果不如人意。

三、“互联网+”背景下高校档案区域联盟共享机制构建思路

高校档案信息资源在国家档案资源中占有重要地位，其内容丰富，是文化以及教育方面的重要资源。随着现代社会的发展，互联网的普及以及应用，高校想要更好地适应我国档案事业发展要求，需要加快实现高校档案资源开放、共享、利用的步伐，这也是当下高校档案工作发展的必然之举。如何立足高校档案工作实际尽快实现这一目标，明确具体实践模式以及落实路径，是各大高校需要思考的问题。

1.构建高校档案区域联盟共享机制的可行性

（1）技术支持。科技的发展促使网络信息技术不断成熟，基于“互联网+”时代下，云计算、大数据技术、移动通信技术等多种先进技术的飞速发展，可以为高校档案信息资源共享模式构建提供足够的技术支撑。同时，网络信息安全与数字证书、安全技术也日益完善，可以有效保障档案资源实现安全共享。

（2）资源优势。一方面是档案资源优势。高校档案信息化、数字化建设，促使高校自身已经形成了丰富的电子信息资源、数字档案资源;另一方面是人才资源优势。高校本身作为文化教育机构，自带档案学专家、专业的档案管理人员，也具备计算机、软件等方面的专业技术人才，这为高校档案信息资源的整合、共享、利用方面的设计以及研究，提供了有利的技术支持。

（3）经验借鉴。从国内情况看，虽然高校档案系统内还没有实现区域性的资源共享与服务，但区域内信息资源共享与合作具有很多成功实践，并呈现出良好的发展趋势。比如，图书馆实现了区域内或者跨区域的图书馆联盟，构建了图书资源共建共享机制。在国外方面，我国可以积极借鉴英国、美国等国家高校的成功经验。以英国为例，目前已有150多所高校加入了合作与资源共享机制中，各高校间统一了档案著录标准，有效排除了档案资源共享障碍。美国密歇根大学，建设了大学综合信息服务中心，以独立运营方式，为高校在校学生以及社会科研人员提供了有力的服务。

2.高校档案区域联盟共享机制构建思路。首先，高校需要构建长效机制，跨越校际壁垒，形成区域性联盟协作机制，全面突破以往落后、分割、各自为政的局限，借助“互联网+”下有效的信息平台整合高校档案信息资源，实现相互共享，从而使得高校档案信息资源利用率最大化。其次，高校档案部门需要与时俱进，立足社会发展以及人民群众的实际需要，积极引入现代数字技术、信息技术、安全技术等，建设多方共享利用机制，促使社会档案资源可以丰富，参与到社会服务中，为我国档案事业、档案工作的发展助力。再次，需要全面加强构建高校档案区域联盟共享平台，一方面依托共享平台，为高校之间的信息互通、经验借鉴提供足够的空间，进一步辅助高校各项工作决策，为其提供参考案例以及相关研究资源，从而有效提高工作效率，做出更加正确、科学的决策;另一方面高校也可以运用此共享服务平台，多方面的将高校特色文化以及办学成果向公众展示出来，满足大众的求知欲望，为其利用提供服务，进而有效增强公众文化体验，强化公众文化意识。

四、高校档案信息资源区域联盟共享机制基本框架研究

1.完善组织机构。为有效落实高校档案信息资源的有效整合以及各方共享的服务目标，构建完善的组织架构是基础，在此基础上进一步规划、完善顶层设计。虽然现代社会不断发展，信息化、数字化程度有所提升，但我国大部分高校档案工作发展情况却参差不齐，这与地区高校档案管理水平、财力、物力、人力等方面的资源情况存在直接关系。所以，想要一次性实现全国范围内高校档案信息资源整合共享，存在极大困难，对此，可以通过区域整合方式，进行逐层推进。在区域内构建高校档案联盟，而后进行统一组织及协调，此种操作不仅可以节约成本，同时也是行之有效的办法。区域内档案信息资源联盟，可以是不同等级，如地市级、省一级、大区级，也可以是区域内办学类型相似的高校間的联盟。组成的联盟机构，其主要职责就是负责制订校（馆）际档案信息资源收集、共享等相关管理规范，并制订出较为全面的制度。同时，要细化、明确各方责任、权利以及义务，还需要设计出高校档案信息资源共享方案、搭建共享平台以及指导各项标准的制订等等。

2.丰富资源建设。在高校档案信息资源整合共享实践过程中，资源建设是其中最为重要的条件。这里的资源建设，主要涵盖了两个层面：其一，需要做好资源数量建设，全面加强收集高校档案信息资源的力度，摸清情况，为数字化档案的实现做好基础保障。其二，要注意内容、质量上的提升，要全面规范管理，丰富高校文化内涵，充分挖掘出高校档案资源的文化教育价值、科学研究价值、决策参考价值等，逐步形成高校具有特色的档案资源体系，更好地满足用户多样化需求，从而有效提升用户体验。

3.加强平台建构。高校档案信息资源平台的构建主要就是指信息发布以及共享服务平台。从当前高校档案管理系统看，样式丰富但质量参差不齐，在技术标准上也没能形成统一，因此，作为区域联盟机构，需要立足实际综合情况，充分发挥出“互联网+”时代的技术优势，积极引入大数据、云计算、移动通信等多种先进的技术手段，借助互联网，搭建出适合高校档案信息发布与共享服务的平台，确保该平台实现高效性、便捷性、安全性、操作性强等目标。用户通过该平台，可以进行档案信息收集、管理、检索，同时，平台还需要具备用户信息反馈、特色数据库建设等功能。

4.全面统一规范。基于“互联网+”背景下，构建区域性档案信息资源共建共享模式，需要形成标准化，从而保证联盟内信息数据可以规范化交换，促使平台可以增加适用性，提高用户体验。目前，我国已经发布的有关领域的标准，虽然为档案信息资源共享提供了基本规范以及要求，但依然存在尚不健全的情况，特别是东西部地区不平衡的经济发展情况，导致高校档案工作信息化水平差异性尤为突出。因此，对于区域高校档案信息资源共建共享模式实践，切忌“一刀切”，而是需要立足实际情况，采用逐步推进的方式。通过区域联盟模式，缩小区域内高校档案工作信息化水平的差距，增加院校间的有效交流，减小共享阻力。进而为区域内高校档案联盟机构开展工作提供有力支持。

5.组建共享模式。在高校区域联盟档案资源共享模式方面，包含了网络型共享模式以及集约型共享模式。

其中集约型共享模式，主要就是指在联盟内搭建统一的档案信息共享服务平台，各个单位采用一套规范，按照统一要求，将本单位可以进行共享、利用的档案信息资源提交出来，而后，借助平台整合区域内高校档案信息资源，通过相应的配置、交互，进而完成对区域联盟内档案信息资源的集中管理，形成完善的共享服务。此模式的缺点就是需要较大的投入，而联盟机构需要承担相应的管理、协调等责任，但其优势也是不可忽视的，在该模式下，可以一站式检索高校档案信息资源，用户使用非常便利，具有较好的体验感。

网络型共享模式，具体就是指区域联盟内的各单位，以点对点的方式建立直接联系，此种模式不需要过高的投入，成本低，但其缺点也非常突出，当用户在检索信息时，需要重复登录不同的档案馆，这导致用户在实际操作中非常烦琐，降低用户使用满意度。同时，此类模式下，区域联盟内的档案馆、档案馆藏资源之间无法实现紧密关联，从而降低档案资源利用率。

由此可见，集约型共享模式将会更加适用，构建区域联盟内高校档案信息资源共享服务平台，整合档案信息资源，注重服务性，为用户提供更好地利用便利性，也促使高校档案价值得以有效实现。

6.注重用户体验。高校档案信息资源区域联盟共享机制的构建，最终的目的是满足用户需求，带给用户更好的体验，因此，在构建共享模式过程中，需要转换思维模式，以方便用户检索利用为核心设计共享平台。可以发挥出大数据技术的优势，全面搜集用户信息，掌握其关注点、兴趣点等，在此基础上，运用移动通信技术、智能客户端等多种手段，实现向用户精准推介的目的。此外，还需要建立用户反馈机制，为用户意见反馈开通通道，全面汇总用户意见与建议，增加用户与共享平台的交互感，从而有效提升用户的体验感。除此之外，建设共享交流与学习平台是必不可少的部分，充分发挥出该平台的服务性、育人性，使之成为档案文化、地域文化等重要的传播途径，有效发挥出资源整合、服务、共享、文化传承的多方功能，构建出高校、社会、公众的多赢局面。

五、高校档案信息资源区域联盟共享机制实现面临的困难与挑战

1.运作模式不统一。区域联盟内的高校虽然能够在地域上集中，但不同的高校之间，依然存在隶属关系以及运行模式层面的不统一，这会直接影响区域联盟内的管理水平。同时，联盟内各个馆间的独立性，也增加工作难度。对此，需要联盟成员馆的领导层，要发挥出作用，给予共建共享活动足够的支持，并明确联盟机构内部责任，促使各成员之间形成相互制约、相互促进的关系。

2.经费支持不足。虽然在该模式下各高校可以独立进行资源建设，但对于共享平台的建设以及具体实施，还需要充足的经费支持。对此，各成员单位可以结合资源建设具体情况，明确相应的经费比例，同时，联盟也可以向上级主管部门、业务指导部门申请部分资金以及技术方面的支持，更要积极引入部分社会资金，形成资金合力，共同解决资金难题。

3.利益分配不平衡。由于区域联盟内的各高校档案工作发展水平参差不齐，所以在档案资源数量、质量等方面存在明显的差异性，导致人力、物力、财力的投入程度也不同，此种情况，非常容易在联盟内出现利益分歧。对此，联盟机构要发挥好中间协调作用，结合各个高校在联盟内的情况分配好角色，维持平衡的利益关系，最终实现互利共赢的目的。

六、结语

综上所述，在“互联网+”背景下，构建区域联盟模式的高校档案信息资源整合共享机制，可以充分发挥出联盟区位的优势、资源整体优势。因此，各高校档案部门、区域联盟机构要积极迎合时代发展要求，在实践中不断积累实践经验，以点带面的目的，为高校档案信息资源的社会化共享作出贡献。

参考文献：

[1]宋晓淳.大数据环境下影响高校档案信息资源利用的因素研究[J].科技风，2019

[2]徐 洁.“互联网+”背景下高校档案信息共享研究[J].兰台内外，2018

[3]赵林林，司献英.基于区域联盟模式的高校档案信息资源整合共享机制研究[J].办公室业务，2018

[4]何永明.浅谈大数据背景下高校档案信息资源的开发与利用[J].兰台内外，2017

（作者单位：海南大学档案馆）

基金项目：海南省档案学会2020年科研基金项目“互联网+背景下档案编研工作创新研究——以构建海南省高校编研信息联盟为例”项目编号：（QDX-YB-2020-3）

作者简介：彭荟吉（1983—），女，汉族，江苏人，本科，副研究馆员，研究方向：档案编研、档案管理、档案信息资源建设、开发与利用。