基层行政事业单位财务档案信息化策略浅探

摘 要：信息时代背景下，档案信息化是档案管理的必然趋势。本文以基层行政事业单位为例，从财务档案信息化的重要性、现状及存在问题等方面入手予以逐一探究，并提出解决策略及可行性路径，以期供广大同人参考借鉴。

关键词：基层行政事业单位;财务管理;档案信息化;策略

档案信息化建设是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。现阶段，行政事业单位财务管理信息化进程出现了受重视程度不足、档案管理系统滞后、会计人员专业素质不高等诸多问题，成为提升行政事业单位财务管理效能的一大瓶颈，亟待破解。基于此，本文针对这些问题进行分析，并提出相应的策略及可行性路径，仅供参考。

一、行政事业单位财务档案的作用及特点

从行政事业单位的性质来说，行政事业单位大部分是由国家成立的（也有小部分是其他社会组织成立），主要为社会提供服务，承担国家有关的事业任务。在现代社会的发展中行政事业单位有着不可替换的作用，它推动着社会的发展。财务管理不仅是行政事业单位的核心内容，而且还是公共服务质量的决定性因素。从各自的特点可以看出，两者的地位和特点有联系也存在一定的区别。

从财务档案管理的职能来说，财务管理是基于单位行使职能过程中客观存在的财务活动和财务关系而产生的，是行政事业单位组织财务活动、处理与各方面财务关系的一项经济管理工作。行政事业单位财务管理具备“以预算管理为起点和重点”“资金大多由国家提供、具有无偿性”等特点;而财务信息化档案是指以磁性介质形式储存的财务核算的专业材料，是记载和体现经济业务的重要历史材料和证据，它包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子核算材料等。

二、行政事业单位财务档案信息化的作用

1.制度效用

财务档案信息化是完善财务管理体系的主要工作，是行政事业单位制度建设的重要抓手，更是实现行政事业单位维护社会秩序、为社会提供公益服务的有力保障。

2.管理效用

通过将票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料转变为信息化档案后，除了便于携带、传输及使用外，还能够更好地适应信息时代对财务档案的客观需求，实现财务档案信息资源共享、网络化查阅等，提高工作效能和服务质量。

3.资源效用

实现财务档案的信息化，能有效整合财务资源，提高管理科学化、集约化、精细化水平，并推动财务管理参与全域、全局管理。

三、行政事业单位财务档案信息化存在的主要问题

1.领导重视不够

由于行政事业单位的领导在思想意识层面上带有的局限性，将财务信息化建设视为可有可无的一项工作，没有为财务档案信息化营造一个健康发展的环境，导致无法深入推进财务信息化建设等工作。

2.工作重点缺乏

由于缺乏全局统筹及资源综合使用的管理能力，行政事业单位的管理呈现盲目性和机械化，规划不长远，工作没重点，直接导致在具体的财务管理过程中重复出现一些低级问题，缺乏科学管理及发展理念，财务档案的信息化更是无从谈起。

3.风控机制不全

在财务管理工作开展过程中总会存在一定的风险，而财务风险的特点是贯穿全过程、随时会发生、后果很严重，建立并落实严格的管控措施是解决这一问题的最好良方。而建章立制主要在人，在于人的主体意识的重视、全局关注及现实执行，由于人的疏忽、制度的缺失、财务管理的高风险特性、资金管理工作的困难程度等因素，直接影响了财务档案信息化进程。

4.人员素质不高

行政事业单位的人员相对稳定，工作变动性不大，工作人员普遍存在主动学习积极性不高，创新意识薄弱等突出问题。对于会计人员来说，除了年龄老化、财会知识储备不足，以及观念陈旧，缺乏财务风险意识、理财观念等外，还存在信息化能力不足，综合素质有待进一步提升。

四、行政事业单位财务档案信息化问题对策分析

1.要完善制度

首先，要建章立制，落实主体責任，为财务档案信息化建设提供制度保障;其次，要全面分析财务档案信息化需求，明确基层行政事业单位具体工作目标及现状，并制定出台详尽档案信息化工作计划;第三，要成立工作专班，由分管领导牵头、并指定专门人员具体负责，将财务档案信息化工作与全局工作有机结合起来，齐抓共管，确保落实。

2.要突出重点

要统筹规划，大胆尝试，用好用活有限资源，全面提升财务管理水平。例如，可以通过档案信息化在会计岗位设置、全面预算管理应用、全面预算管理体系构建等细分领域的应用，重点发力，发挥财务档案信息化优势，强化财务管理效能，提升财务管理体系层次。

3.要防控风险

财务档案信息化过程存在两大风险：一是财务管理过程中的自有风险，可以通过明确财务风控权责管理、全面分析财务风险管控状况、成立财务风控小组、定期开展财务风险点排查等方式，有效管控和遏制财务风险;二是信息化过程中的网络风险及档案信息化系统风险，要通过安全的财务软件及成熟的档案管理系统的规范使用予以实现;三是人为操作的风险，可以通过强化制度约束及信息化专业能力培训等方法，予以解决和规避。

4.要培训人才

财务档案信息化的最终目的是能更好为社会提供优质服务，为此急需做好信息化的专业化人才培训工作：一是人才引进。建议引进既懂财务、又懂计算机知识的高学历、高技能人才;二是加强人员培训。可以通过组织财务管理人员参加档案信息化继续教育，及时掌握最新的财会知识及档案信息化相关知识，为档案信息化提供人才储备。三是定员定岗式培训。除了要求财务人员强化终身学习意识、积极参加档案信息化方面的培训之外，还要结合财务管理岗位特点，予以定员定岗式的精准培训，确保能守得住岗位，做得好工作。如：要通过培训，让财务人员熟练掌握档案管理系统业务流程，尤其是人员应用端（即在职员工端）与管理人员端的应用流程，系统中的多个关键功能模块功能及对应文本，以下展示员工端主要的用例，含有登录、档案借阅申请、档案借阅、档案归还、借阅退回通知、下载档案文档、接收系统通知，涵盖了员工从登录系统到进行档案借阅的整个流程（如图1：在职员工端总用例图）。

此外，还要重点把好“三关”：

一是“管理”关。主要分为数据采集、数据存储及数据使用三个层次。数据采集方面，主要是通过一手资料或现场采集、网络传输等方式，提供给各级单位、部门及人员处理、使用;数据存储方面，由于财务业务频繁、信息量太大，单凭人工处理难以为继，通过财务管理信息化系统的科学、高效、智能化处理，可以达到事半功倍效果，大大提高工作效率;数据使用方面，实行信息资源全局匹配、即时调用等“去中心化 ”数据共享及使用方案，提高财务信息及数据的资源效用。

二是把好“系统”关。软件使用方面：目前本省市行政事业单位资产管理系统主要采用统一的财政票据电子化管理系统，（如图2：票据软件升级前的界面）。

经系统升级后，系统更加科学、合理（如图3：票据软件升级后的界面），主要变化：

新旧软件整合方便报表。

资产卡片调拨、流转有记录，方便资产管理，做到账面、资产卡片、实物相符。

有利于导出实时数据，为自建档案信息数据库提供极大便利。

同时，福建省非税收入和财政票据综合管理系统的使用也大大提高了财务管理工作效率，为实现财务档案的信息化提供强有力的数据支撑，主要有三个方面优势：

（1）淘汰纸质票据，采用电子化票据，直接申领，简化工作环节。

（2）方便缴费人员，采用网上支付，网上查收票据。

（3）操作简单，形成电子档案，便于永久保存。

系统使用方面：财务档案信息系统主要分为档案上传管理、档案借阅管理、档案导出、档案归还查询、员工信息管理、操作日志管理、系统配置、角色管理、数据备份、数据恢复等十个功能模块。主要实现的功能是将重要文件、信息直接录入或转换录入档案数据库，减少档案人员的重复劳动，并确保档案信息的规整和安全;同时，可以通过网络传输、系统调用及查询等功能模块发挥财务档案信息资源的利用空间，实现财务档案由“静态”管理到“动态”应用的跨越。

如：系统的总体设计要确保界面友好、数据安全、便捷高效（如图4：财务管理档案信息化系统整体流程图）;员工、维护人员用户登录模块，应该明确人员使用范围（财务档案管理系统员工端）、级别（员工级别）、主要参与者（在职员工）、前置条件（账号信息已录入在职员工名单）等关键要素（如图5：财务管理档案信息化系统用户、维护人员登录模块例图）。

三是把好“应用”关。在实现档案管理信息化的基础上，还要做好财务管理软件数据与财务档案信息化系统的数据对接及数据应用等工作，并结合单位实际，自主建立标准制度、原始凭证、会计账簿、工作资料等个性化数据库，并通过标准执行、规范使用等方式，做好档案信息的修正、拷贝、重置及纠错等具体工作，确保整个财务档案信息化系统为财务管理插上飞翔的翅膀。

结语

概言之，财务档案信息化建设是适应新时代需求的客观需求，也是推进财务管理的有效途径，只有从制度、管理、应用及人才等方面予以全面规范及保障，才能发挥信息化的巨大优势与动能，促进财务管理向更科学、更规范、更安全、更高效的高层级服务水平迈进。

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（作者单位：福建省大田生态环境局）

作者简介： 张晓妹（1972-），女，汉族，福建省大田县人，大专，文秘资料员，技师，研究方向：财务档案管理