准备周全 才能万无一失

耿春芳

甘肃“马拉松事件”确实让人痛心不已，也再次向人们敲响警钟，在组织活动中安全永远都是第一位的，沈阳汇恒会议展览有限公司总经理张新宇认为，随着时代的发展，尤其后疫情时代的到来，作为会议组织方除了要面对会议活动中常规的安全挑战，更要转变思路，做好周全的准备工作，迎接新环境下会议活动中新的安全挑战，确保会议活动万无一失。

应对会议活动中九大常规隐患

张新宇总经理从沈阳汇恒会议展览有限公司多年来的办会经验中，总结了当今会议活动面临的九大安全隐患，分别为会议场所安全、人身安全、财产安全、交通安全、参会人员个人信息安全、会议内容安全、食品安全、防疫安全、天气情况安全。这九大隐患普遍存在于会议相关活动中，为此沈阳汇恒会议展览有限公司在组织会议前期都会成立专门负责的会议小组，安排专人分别负责以上安全事宜。

比如针对会议场所安全，在会议场所的选择上要选择符合会议标准的酒店以及场地，场要符合国家工商局和消防局等各方面要求，并要提前做好考察工作。

在交通方面，如果需要统一接机或者接站需要提前和有资质的旅游车辆运输公司预定车辆，并核实车辆安全情况，如参会人员自行前往酒店，提前要做好交通攻略，注明从机场、火车站汽车站抵达会场的路线和车次。

針对人身安全方面，会议组织方要多做提醒，尤其注意特殊人群，比如老人、孕妇、小孩等特殊群体都应该受到更多的照顾。

在提供食品餐食方面，要注意夏季食品容易变质，在餐食的选择上一定要干净卫生新鲜，防止出现食物中毒现象。

要特别关注天气情况，会议期间是否有极端天气，要积极与当地气象局取得联系，及时做出调整和警示。

还有就是老生常谈的防疫安全，一定要配备消毒液、温度计、口罩等防护用品，提前要报备行程绿码和统计疫苗注射情况，做到疫情心中有数。

会议活动相关组织单位在组织相关活动中会搜集到很多参会人员的信息，比如入住需办理需要登记的身份证号，以及客人单位职务电话等，这些信息都需要有专人保管使用，在会议结束后，部分信息妥善归档或者销毁，集中化的统计信息一旦泄露会对参会人以及单位造成隐患，这也是会议组织单位需要特别注意的。

面对线上会议新挑战

张新宇总经理表示上述的九大安全隐患都是常规角度出发的，随着疫情防控的常态化，视频会议、线上会议与线下会议相结合的方式正在成为会议活动的主流，视频会议以及线上会议的逐渐增多扩大了会议影响力的同时，对相关活动的组织方来说也带来了新的安全挑战，而当前，视频会议行业网络安全风险状况不容乐观，网络风险依旧严峻，例如知名视频会议应用程序Zoom网络会议遭大量黑客攻击和挟持，美国FBI因此发出了警告。如何做到网络环境下的会议安全是一个新的话题。这需要企业自始至终坚持安全防范意识，逐步采取全面、可行的安全防护措施，把安全风险降低到最低程度。为此她认为要从以下几方面进行预防。

首先，要在验证登陆环节把牢入场关，张新宇建议在线上主持人宣布会议召开后，需要参会者通过手机验证才可以参加会议，尽量避免直接点击链接就能直接进入会议室参会，这样可以从源头上杜绝其他无关人员混入会场。

其次，要在会前会中开启等候室或相关功能，身份不明的人进入等候室等待确认身份后方可进入。

第三，会议中即时锁定会议同时开启会议水印，避免会议中的一些文件和链接泄露而引起的风险。

第四，线上的视频会议能够被全程录制下来，以供以后查看或转录。这些记录的存储位置和保护方式以及保护方法非常重要，因为访问不当或缺乏加密可能意味着敏感信息落入了不法分子之手。会议中只有主持人授权参会者才可以进行视频录制，最大限度控制会议信息传播范围。

最后，需要注意的是要在会后及时删除会议中的共享文件，以避免泄露风险。

在策划中规避和降低活动风险

张新宇总经理还特别强调了MICE活动中如野外登山、探险、游泳、漂流、滑雪、极限运动等高风险活动时的风险应对问题。

首先，在组织活动前需要确认参加活动人员的身体健康情况，部分极限活动需要参与者出示相关资质证明方可参加，一般风险活动若有年纪55 周岁以上参与者，应提供身体健康证明和体检报告。

其次，应该为所有相关人员购买相应保险，并提前对参与者进行说明，使参与者充分意识到活动的危险系数，从而考量自己是否可以参加。

最后，在组织相关活动的时候一定要配备医护人员，以及专门的安全工作小组人员，在发生风险后要第一时间救助伤员，并通知安抚家属，并及时通报相关情况。

作为会展行业的“全专业”能手，张新宇总经理参与过的会议安全工作不胜枚举，她深知只有不放过任何一个隐患，才能“万无一失”。这是MICE人的责任，更是使命。

编后语

MICE产业所具有的特殊性决定了安全必然是一个不容忽视的问题，对于MICE从业者来说，安全工作是重中之重，不把安全两个字放在心上必然要栽跟头，一场会议或者活动即使策划得再精心，内容再精彩，离开了安全一切都是零，为此，MICE产业应不断强化安全管理，提高风险的应急处理能力，保障每一场会议活动的安全。