降低人为性风险 积极应对突发事件

姜南

李琰表示，对于会议活动中的安全隐患，主办机构需要做風险控制，风险控制主要分为三大类：系统性的风险、人为性的风险和策略性的风险。其中，人为性风险比较能够直观反映安全隐患问题，可以归纳为两个维度：物的安全和人的安全。

保障设施与设备的安全

物的安全包括设施与设备的安全。在设施方面，主要指非主承办机构搭建的设施。比如周边的建筑物、配套环境、场馆自身设计等方面的设施是否能够充分满足会议活动的安全性条件。在设备方面，主要指作为承办机构需要配置的设备。在会议活动举办之前，工作人员要心中牢记安全意识，进行消防安全检查时，需要对线路进行多次排查和检查，不放过每一处细节。据李琰介绍，在曾经举办的一次会议中，工作人员已经在彩排时进行多次安全检查，但根据公司要求，在开会前约半小时最后做一次全面检查，检查时发现一处电线发热温度略高，从慎重角度考虑，这根电线必须要换掉，这是一种预案，更是一种安全防范意识的体现。

在户外活动中，天气状况是影响会议活动安全的重要因素。当风力达到一定等级，需要对展板进行加固或者拆掉，待大风过后再重新搭建。这类操作对于主承办机构影响很大，增加了很多额外成本，但从安全角度考虑，必须这样处理才能保障活动的安全。

保障施工人员、工作人员和参会人员的安全

人的安全包括施工人员、工作人员和参会人员三大类。施工人员在进行搭建时存在一定的安全隐患。搭建团队人员的水平和资质是否合格，国家目前在这一方面还没有一个明确的标准与规定，面对实力参差不齐的搭建团队，专业性是有待考量的。而公司所聘用的各类工作人员，包括招募的志愿者，在大会现场执行项目时也面临很多安全隐患，在前期要进行一些安全方面的培训，比如在场馆进行消防疏散通道的安全演练。对于参会人员，主办机构在参会手册里会提前做好参会注意事项，包括交通、食宿安排和安全提示的详细内容。每场大型的会议活动都会面临人员聚集，主办机构在做预案的时候，会根据人流的动向做出动线图，反复推敲，考虑车流和人流的分流问题，尽可能保证现场快速疏散人流，同时可以提升效率和参会人员的体验度。

做好信息统计，降低活动风险

李琰介绍，判断一个活动风险的等级通常包括环境条件的可控性、活动规模、人员密度等方面。因此，在组织相关会议活动时，尽量选择环境条件好、配套设施良好的标准化场地。李琰同时提醒，很多活动中出现的问题其实是前期的数据统计工作没有做到位，由于信息收集的不确定性导致了判断的失误，因此在前期一定要做好信息收集工作，特别是对人员数据进行统计和预测。除了掌握信息的数据之外，还要做好应急预案和组织安全教育和演练，尽量去降低和规避活动的风险。

处理危机公关，遵循五大基本原则

李琰还谈到了对于会展行业如何从公关角度应对会议活动中出现的突发事件。她表示，会议活动出现问题时选择掩盖事件真实情况，这种处理方式反而会让事件发展逐渐恶化，这也是被公众所诟病的。她认为，正确的危机公关处理方式应遵循五大基本原则：积极、主动、冷静、守信，灵活。首先是及时性。事故发生了要有积极的态度去去抢救或弥补，争取把损失程度降到最低，避免由于时间延误造成更多不利后果的衍生；其次是主动处理。相关单位应该主动将信息披露，不及时主动地将信息发布出来，往往会产生不利的舆论声音，因此，在公关方面应具有主动性；第三是要保持冷静。在处理危机公关的时候，必须要有一个冷静的态度，采用合适的方式去处理，选择经验成熟的公关团队，因为有时候第一责任人或当事人往往处于慌张状态，难免不能很好的应对，处理不当，可能会对企业造成恶劣的连锁反应。第四，要信守承诺。只有信守承诺，舆论才会认为企业有担当、有责任感，从而维护企业自身的形象。第五是要灵活。任何一个危机公关都很难去总结，只能把握一些原则，把能预判到的隐患提前做好预案，灵活处理突发事件，所以，危机公关处理是一个高难度的技术活。